15 stratégies pour une liste de tâches efficace

15 stratégies pour une liste de tâches efficace

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L'une des techniques de productivité séculaires est la liste de tâches classique et efficace, et pour cause. C'est l'un des moyens les plus productifs pour vous et pour tout le monde de faire quoi que ce soit. Qu'il s'agisse d'une liste mentale ou de quelque chose que vous écrivez, une liste de tâches est un outil de productivité essentiel.

En même temps, c'est l'un des outils de productivité les plus déroutants. Beaucoup de gens discréditent cela pour diverses raisons et ne croient pas qu'une liste de choses à faire soit bonne. Mais mon argument est que vous et d'autres personnes ne faites peut-être pas une liste de tâches efficace, alors nous allons voir ici comment en faire une correctement.



Pourquoi s'embêter avec une liste de tâches efficace ?

Vous les avez mal utilisés

Avant de vous lancer dans des stratégies pour créer une liste de tâches efficace, il vaut la peine de savoir pourquoi vous devriez vous embêter à en faire une. Le premier point important est que beaucoup de gens ont fait des listes de tâches tout à fait fausses.



Deux des erreurs les plus courantes sont :

  • Les gens utilisent des listes pour mesurer s'ils sont productifs ou non.
  • Ils ont mis trop d'éléments sur la liste.

Il est cependant compréhensible pourquoi vous ou d'autres personnes faites cela. Une liste de tâches est un outil de productivité, il est donc logique d'empiler les tâches. Cependant, le cerveau ne fonctionne pas de cette façon. Si vous avez beaucoup de tâches sur votre liste, cela ressemble à de la torture car la liste ne se termine jamais.

Au début, il peut être agréable d'avoir toujours quelque chose à faire, mais gardez à l'esprit que vous n'avez que peu de temps par jour. Il est important que vous accordiez plus de valeur à un travail de qualité plutôt qu'à la quantité pure.



Dans le même ordre d'idées, si vous êtes quelqu'un qui a tendance à rechercher une validation, une liste de tâches peut être difficile. Il y aura des jours où vous ne ferez pas tout à cause des événements de la vie. Cela crée une pression inutile et vous envoie dans un tourbillon de stress.

Cela vous aide à rester concentré

Lorsque vous créez une liste de tâches efficace, l'objectif principal de ces listes est d'apporter clarté et concentration . Si vous les avez mal exécutés, vous avez peut-être remarqué que vous vous concentrez sur une tâche de votre liste de tâches et que vous la réalisez.



Cela peut être éclipsé par les multiples éléments de votre liste, mais vous vous concentrez sur une tâche pendant un temps donné. Cependant, vous voyez vraiment cela en action lorsque vous envisagez d'avoir une liste de tâches plus courte.

Je comprends qu'une liste de choses à faire ne convient pas à tout le monde, mais cet objectif est utile aux personnes qui débutent. Vous n'êtes toujours pas certain de vos objectifs ou de la voie que vous souhaitez emprunter. Vous pouvez également avoir du mal à déterminer la prochaine étape vers laquelle travailler.

Une liste de tâches est un guide auquel vous pouvez vous référer chaque fois que vous en avez besoin. De plus, les techniques que je mentionnerai ci-dessous rendront les listes de tâches plus efficaces pour vous.

15 stratégies pour une liste de tâches efficace

Vous commencerez à voir à quel point une liste de tâches est puissante lorsque vous considérez les différentes stratégies que vous pouvez intégrer dans une seule. C'est votre liste de choses à faire, alors choisissez parmi les stratégies ci-dessous pour trouver ce qui vous convient. Si vous n'êtes pas certain, n'ayez pas peur d'expérimenter et de mélanger plusieurs combinaisons.

N'oubliez pas que la route du succès est une route avec de nombreux chemins de branchement, donc les méthodes que vous utilisez sont votre choix.Publicité

1. Divisez la liste en deux parties

La première stratégie consiste à diviser une liste en deux parties. Ces deux parties sont appelées les quotidiens et les choses à faire.

Les quotidiens sont les tâches quotidiennes que vous souhaitez développer davantage. Par exemple, si vous voulez prendre l'habitude de faire de l'exercice le matin, une tâche quotidienne pourrait être de suivre une routine d'entraînement de 15 minutes ou de faire une marche d'une heure.

Vos tâches à faire sont des tâches non quotidiennes que vous devez accomplir à un moment donné. Peut-être avez-vous besoin de préparer un rapport au travail ou de faire une présentation. Vous pouvez le mettre dans votre colonne à faire.

Il s'agit d'une stratégie efficace car elle permet d'économiser tout l'encombrement vers lequel la plupart des gens gravitent. Comme mentionné précédemment, les gens remplissent leurs listes, et il s'agit généralement de tâches que vous feriez de toute façon, comme aller faire les courses ou déposer les enfants chez un ami.

2. Mettez une limite sur les articles

Si vous trouvez trop de diviser votre liste en deux parties, je suggérerai que la brièveté soit une vertu lors de la création de ces listes. Vous pouvez définir n'importe quel nombre d'éléments, mais l'essentiel est que vous ayez une limite définie en tête. Certaines personnes n'en ont pas plus de sept tandis que d'autres n'en ont que trois. Faites ce qui vous met à l'aise.

L'idée derrière cela est de se concentrer sur les tâches les plus importantes que vous devez accomplir ce jour-là. Bien sûr, il y a d'autres choses que vous ferez pendant la journée, et c'est bien, mais vous voulez donner la priorité aux éléments de votre liste de choses à faire avant la fin de la journée.

3. Utilisez des listes de contrôle pour les tâches complexes

Si vous faites déjà des listes étroites mais que vous mettez en place des tâches plus difficiles, ma suggestion est de décomposer cette tâche. Qu'il s'agisse d'étapes complètes que vous devez prendre ou de noter les détails importants qui doivent être présents, c'est à vous de décider.

Dans tous les cas, cela vous permet de vous assurer que tout est fait correctement et que vous ne manquez aucun détail ou étape clé.

4. Attaquez-vous d'abord aux MIT

Le MIT est la tâche la plus importante. Une autre façon de voir les choses est de s'attaquer d'abord à la tâche la plus importante et la plus intimidante.[1]. La raison pour laquelle vous voulez faire cela revient au fonctionnement de notre cerveau.

Vous pouvez vous sentir obligé de faire les tâches les plus faciles avant de passer à la tâche la plus importante, mais le problème est que ces tâches, même les plus faciles, drainent votre énergie. De plus, si vous avez une très grosse tâche à accomplir, il y a de fortes chances que cela vous préoccupe au cours de la journée. Cela signifie que vous dépensez plus d'énergie rien qu'à y penser.

Tout cela ne serait pas un problème si cette grande tâche intimidante était traitée dès le matin.

5. Créez une liste terminée

Une autre approche intéressante à considérer est d'avoir une liste faite. Il s'agit d'une liste des tâches que vous avez effectuées à partir de votre liste de tâches. Beaucoup de gens trouvent satisfaisant de simplement rayer un élément de leur liste et d'en finir, mais selon ce que vous mettez sur ces listes, une liste terminée peut être inspirante.

Imaginez si vous êtes quelqu'un qui place des tâches difficiles au-dessus de la moyenne sur vos listes de tâches, des activités qui nécessitent une heure ou deux pour être exécutées correctement. Cela peut vous inspirer à en faire plus si, après une journée de travail, vous remarquez tout ce que vous avez accompli au cours de la journée via cette liste.Publicité

6. Rendez votre liste facile à repérer

Du papier coloré à l'affichage dans un endroit évident, vous voulez que votre liste soit dans un endroit où vous pouvez la repérer facilement. Attention, vous n'avez pas besoin d'avoir cette liste devant vous tout le temps car cela pourrait créer un stress inutile. Mais le mettre de côté est une bonne idée - un coup d'œil sur le côté et vous savez exactement ce qui doit être fait.

7. Ajoutez-y des éléments de jeu

Si le stylo et le papier ne sont pas votre truc lorsque vous créez des listes de tâches, plusieurs applications peuvent également vous guider. La beauté de faire la liste des applications c'est qu'il y a plus de place pour la créativité et que certains développeurs y intègrent des jeux.

Par exemple, Todoist a un système de réussite où les individus gagnent des badges à mesure qu'ils accomplissent plus de tâches. Il y a aussi Bounty Tasker, qui vous donne l'impression que vos tâches sont des quêtes secondaires dans un jeu vidéo.

8. Donnez-vous des délais

Le travail s'élargit pour remplir le temps imparti.

C'est une vieille philosophie qui sonne toujours vrai avec la façon dont nous sommes productifs. Par exemple, disons que vous êtes chargé de rédiger un rapport et que vous disposez d'une semaine pour le faire. Vous y travaillerez probablement régulièrement tout au long de la semaine. Ou si vous êtes un procrastinateur, vous le remettrez à la veille et le finirez.

Mais que se passe-t-il si la même tâche vous est confiée et que vous ne disposez que d'une heure pour la terminer ? Vous obtiendrez probablement le rapport, mais vous donnerez la priorité aux points principaux et importants et les soulignerez plutôt que de le remplir de peluches inutiles.

L'essentiel est qu'avec vos objectifs et les éléments de votre liste de choses à faire, vous voulez avoir des délais . En ce qui concerne les listes de tâches, ma suggestion est de vous donner une journée pour accomplir les tâches là-bas. C'est une pression et une incitation suffisantes pour que vous y travailliez dur.

9. Ajoutez des tâches lorsqu'elles sont récentes

Une autre stratégie consiste à vous assigner des tâches même lorsque vous travaillez sur autre chose. Gardez à l'esprit que ce n'est pas quelque chose que vous devez faire maintenant, mais cela peut aider les personnes qui ont du mal à réfléchir à ce sur quoi se concentrer ensuite.

C'est dans le même sens que lorsque vous entendez quelque chose d'intéressant et que vous l'écrivez. C'est une chose sage à faire car cela vous évite d'avoir à vous attarder sur cette idée plutôt que de vous concentrer sur la tâche à accomplir. Cela vous évite également d'avoir à vous rappeler quelle est la tâche si vous êtes du genre à rédiger la liste des tâches du lendemain à la fin de la journée.

10. Soyez à l'aise avec la révision de votre liste de tâches

En fonction de votre état d'esprit général, une autre bonne stratégie consiste à examiner votre liste de tâches et à y apporter des modifications. Si vous pratiquez la stratégie précédente, il est possible que votre liste de tâches s'allonge et que vous vous fixiez des attentes irréalistes selon lesquelles vous pouvez tout terminer.

En vous donnant la possibilité de réviser votre to do list, vous vous autorisez à étaler vos tâches plutôt que de les agglutiner. Cela aide votre état d'esprit car vous n'êtes pas submergé par la liste.

11. Écrivez des tâches, pas des objectifs

Vous devriez avoir des listes séparées pour vos tâches et vos objectifs. L'idée est de ne pas du tout mettre d'objectifs sur votre liste de tâches.

Bien que les tâches puissent vous aider à atteindre vos objectifs, les objectifs sont des désirs plus vastes et non quelque chose que vous pouvez réaliser au cours de la journée. Par exemple, apprendre à parler français est un objectif ; Cependant, vous pouvez diviser cela en une tâche en disant de lire du contenu en français pendant 15 minutes ou de regarder un film en français.Publicité

Cela s'étend également à objectifs , trop. Vous pouvez les voir comme des jalons. Pour revenir à l'exemple de parler français, un objectif peut être, discuter de mes aliments préférés avec quelqu'un en français. C’est le résultat souhaité que vous recherchez de votre pratique.

12. Gardez les listes de tâches brèves

Ici, bref signifie numérisable en ce sens que vous pouvez rapidement consulter la liste et savoir ce qui doit être fait. Pour ce faire, vous pouvez vous concentrer sur les mots-clés de tâches spécifiques et ne pas les faire glisser. Par exemple, disons que votre garage est en désordre et que vous voulez le nettoyer. Au lieu d'écrire une longue phrase, soyez bref et écrivez quelque chose comme un garage propre pendant 30 minutes. ou simplement nettoyer le garage.

Avec cette stratégie, vous passez moins de temps à écrire la tâche lorsque vous faites la liste des choses à faire. De plus, vous comptez sur des mots déclencheurs pour que votre esprit se souvienne de détails spécifiques pour cette tâche.

13. Avoir plusieurs listes

Comme mentionné ci-dessus, c'est une bonne idée d'avoir des listes séparées pour diverses choses, comme avoir une liste séparée pour les buts, les objectifs, les tâches quotidiennes et les choses à faire. Une autre façon de voir les choses est d'avoir un système dans lequel vous consultez à partir de trois listes.

Ces listes sont :

Une liste maîtresse

C'est là que se trouvent tous vos objectifs à long terme, comme déménager dans une nouvelle maison, vous désendetter ou créer une entreprise. Ce sont des choses qui prendront un an ou plus à accomplir.

Une liste de projets hebdomadaire

Ce sont des choses que vous voulez accomplir d'ici la fin de la semaine. Ce sont des choses qui déplaceront lentement l'aiguille vers certains des éléments de votre liste principale. D'après l'exemple précédent, il peut s'agir de recherches sur l'obtention d'un prêt commercial, la recherche d'un logement ou la création d'un compte d'épargne.

Une liste à fort impact

Enfin, ce sont des tâches qui doivent être accomplies aujourd'hui. Qu'ils soient liés ou non aux deux listes précédentes n'a pas d'importance. C'est là que les tâches hautement prioritaires sont placées. Les exemples peuvent être d'appeler des personnes spécifiques ou de travailler sur un projet ou un rapport qui doit bientôt arriver.

En ayant ces listes en place, vous vous référerez souvent à la liste hebdomadaire des projets et à la liste à fort impact et déterminerez si une tâche hebdomadaire doit être déplacée vers cette liste.

En faisant cela, vous commencerez à remarquer à quel point votre vie quotidienne a un impact sur les objectifs qui sont écrits sur cette liste principale. Cela peut être inspirant car ce que vous faites vous rapproche activement de vos objectifs.Publicité

14. N'augmentez pas la difficulté tant que vous n'êtes pas prêt

Certaines des stratégies mentionnées peuvent sembler faciles à première vue, mais elles nécessitent beaucoup de force mentale. Motivation est une chose inhabituelle, et nos cerveaux sont câblés pour traiter d'une certaine manière. Si vous recherchez un véritable changement et quelque chose qui colle, le meilleur principe est de garder les choses simples et faciles au début.

Cela peut être un frein, mais vous ne réalisez pas souvent à quel point ces petits pas peuvent jouer un rôle crucial dans votre capacité à commencer à courir et à poursuivre vos rêves. N'ayez pas honte si vous devez commencer par des tâches simples pour vous-même. Même revenir aux tâches quotidiennes que vous faites de toute façon comme prendre une douche, faire la lessive ou acheter de la nourriture est une bonne façon de commencer.

Mettre ces éléments sur la liste au début vous donne l'impression d'avoir eu une journée productive. À partir de là, vous pouvez vous lancer des défis avec des tâches plus difficiles. Intégrez une routine d'exercices ou consacrez une demi-heure à une tâche qui compte pour vous.

L'idée est de vous installer dans une routine pour ne pas vous sentir dépassé.

15. Mesurez votre temps

La dernière stratégie qui peut vous aider est de mesurer votre temps. Combien de temps vous faut-il pour terminer une tâche spécifique ? Vous n'avez pas besoin d'aller dans les détails, mais efforcez-vous de vous chronométrer au cours d'une semaine et d'obtenir le temps moyen consacré à cette tâche.

Pourquoi est-ce important? Ces informations peuvent être décomposées de deux manières.

La première façon est de l'utiliser comme marqueur pour augmenter l'efficacité. Selon la tâche, vous pouvez trouver de nouvelles façons d'obtenir les mêmes résultats en moins de temps.

Cela vous permet également de savoir ce que vous pouvez faire dans une journée donnée. Si vous savez qu'il vous faut environ une heure pour parcourir toute votre routine matinale, vous serez plus conscient de la façon dont vous vous déplacez à travers cette routine.

De plus, si vous savez quelles tâches vous effectuerez le lendemain, vous pourrez mieux gérer votre temps puisque vous savez à peu près combien de temps il vous faudra pour tout faire.

Dernières pensées

Construire une liste de tâches efficace n'est pas aussi facile qu'il y paraît. Il existe toutes sortes de stratégies uniques à essayer, certaines plus difficiles que d'autres. Cependant, si vous êtes motivé à utiliser cet outil de productivité pour vous faciliter la vie, cela deviendra plus facile. Tout ce que vous devez faire est de continuer à faire des efforts, d'expérimenter et de réévaluer si nécessaire. Alors commencez dès aujourd'hui avec vos listes de tâches.

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Crédit photo en vedette : Emma Matthews Production de contenu numérique via unsplash.com

Référence

[1] ^ Interne du milieu des affaires: La recherche confirme que vous devez d'abord vous attaquer aux tâches les plus difficiles si vous voulez réellement être productif

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