20 ASTUCES DE GESTION DU TEMPS POUR BOOSTER VOTRE PRODUCTIVITÉ

Êtes-vous généralement ponctuel ou en retard ? Terminez-vous les choses dans le délai que vous stipulez ? Remettez-vous vos rapports/travail à temps ? Êtes-vous capable d'accomplir ce que vous voulez faire avant les délais? Êtes-vous un bon gestionnaire de temps?

Si votre réponse est non à l'une des questions ci-dessus, cela signifie que vous ne gérez pas votre temps aussi bien que vous le souhaitez. Voici 20 conseils de gestion du temps pour vous aider à mieux gérer votre temps :

1. Créez un plan quotidien

Planifiez votre journée avant qu'elle ne se déroule. Faites-le le matin ou mieux encore, la nuit avant de dormir. Le plan vous donne un bon aperçu de la façon dont la journée se déroulera. De cette façon, vous ne serez pas pris au dépourvu. Votre travail pour la journée est de vous en tenir au plan le mieux possible.

Voici Comment créer une liste de tâches qui augmente votre productivité .

2. Fixez une limite de temps à chaque tâche

Soyez clair sur le fait que vous devez terminer la tâche X avant 10h, la tâche Y avant 15h et l'élément Z avant 17h30. Cela évite que votre travail ne s'éternise et ne ronge le temps réservé à d'autres activités.

3. Utilisez un calendrier

Avoir un calendrier est l'étape la plus fondamentale pour gérer vos activités quotidiennes. Si vous utilisez Outlook ou Lotus Notes, le calendrier fait partie de votre logiciel de messagerie.

Je l'utilise. C'est encore mieux si vous pouvez synchroniser votre calendrier avec votre téléphone portable et d'autres matériels que vous utilisez - de cette façon, vous pouvez accéder à votre emploi du temps où que vous soyez. Voici le 10 meilleures applications de calendrier pour rester sur la bonne voie .

Découvrez plus de conseils sur l'utilisation du calendrier pour une meilleure gestion du temps ici : Comment utiliser un calendrier pour créer du temps et de l'espace

4. Utilisez un organisateur

Un organisateur vous aide à être au top de tout dans votre vie. C'est votre outil central pour organiser les informations, les listes de tâches, les projets et autres éléments divers.Publicité

Celles-ci Top 15 des applications et outils de gestion du temps peut vous aider à mieux vous organiser, choisissez celui qui correspond à vos besoins.

5. Connaissez vos délais

Quand devez-vous terminer vos tâches ? Marquez clairement les échéances dans votre calendrier et votre agenda afin de savoir quand vous devez les terminer.

Mais assurez-vous de ne pas commettre ces 10 erreurs courantes lors de la fixation des délais.

6. Apprenez à dire non

Ne prenez pas plus que ce que vous pouvez gérer. Pour les distractions qui surviennent lorsque vous faites autre chose, refusez fermement. Ou le reporter à une période ultérieure.

Leo Babauta, le fondateur de Zen Habits a de bonnes idées sur la façon de dire non : L'art doux de dire non

7. Ciblez d'être en avance

Lorsque vous visez à être à l'heure, vous serez soit à l'heure, soit en retard. La plupart du temps, vous serez en retard. Cependant, si vous visez à être en avance, vous serez probablement à l'heure.

Pour les rendez-vous, efforcez-vous d'être en avance. Pour vos échéances, soumettez-les plus tôt que requis.

Apprenez de ces conseils sur comment se préparer à être en avance , au lieu de juste à temps.

8. Horaire de vos activités

Cela signifie limiter votre travail à X durée. Pourquoi la boxe à temps est bonne pour vous ? Voici 10 raisons pour lesquelles vous devriez commencer le time-boxing.Publicité

Vous pouvez également en savoir plus sur la façon de faire de la boxe temporelle ici: Get What Matters Done by Scheduling Time Blocks

9. Ayez une horloge visiblement placée devant vous

Parfois, nous sommes tellement absorbés par notre travail que nous perdons la notion du temps. Avoir une énorme horloge devant vous vous tiendra au courant de l'heure du moment.

10. Définir des rappels 15 minutes avant

La plupart des calendriers ont une fonction de rappel. Si vous devez assister à une réunion importante, réglez cette alarme 15 minutes avant.

Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont les rappels vous aident à vous souvenir de tout dans cet article : L'importance des rappels (et comment faire un rappel qui fonctionne)

11. Concentrez-vous

Êtes-vous tellement multitâche que vous ne faites rien ? Si c'est le cas, concentrez-vous sur une seule tâche clé à la fois. Le multitâche est mauvais pour vous .

Fermez toutes les applications que vous n'utilisez pas. Fermez les onglets de votre navigateur qui détournent votre attention. Concentrez-vous uniquement sur ce que vous faites. Vous serez ainsi plus efficace.

Le PDG de Lifehack a écrit un guide définitif sur la façon de se concentrer, apprenez les astuces : Comment se concentrer et maximiser votre productivité (le guide définitif)

12. Bloquez les distractions

Qu'est-ce qui vous distrait dans votre travail ? Messages instantanés? Sonnerie du téléphone? Des SMS arrivent ?

Je n'utilise presque plus le chat de nos jours. Les seules fois où je me connecte, c'est lorsque je n'ai pas l'intention de travailler. Sinon, cela devient très gênant.Publicité

Lorsque je fais un travail important, j'éteins aussi mon téléphone. Les appels pendant cette période sont enregistrés et je les contacte par la suite si c'est quelque chose d'important. Cela m'aide à mieux me concentrer.

Trouvez plus de conseils sur la façon de minimiser les distractions pour en faire plus dans Comment minimiser les distractions pour faire avancer les choses

13. Suivez votre temps passé

Lorsque vous commencez à suivre votre temps, vous êtes plus conscient de la façon dont vous passez votre temps. Par exemple, vous pouvez définir un compte à rebours simple pour vous assurer que vous terminez une tâche dans un laps de temps, disons 30 minutes ou 1 heure. La pression du temps peut vous pousser à rester concentré et à travailler plus efficacement.

Vous pouvez trouver plus applications de suivi du temps ici et choisissez celui qui vous convient.

14. Ne vous souciez pas de détails sans importance

Vous ne faites jamais tout exactement comme vous le souhaitez. Essayer de le faire est inefficace.

Essayer d'être parfait vous fait plus de mal que de bien, découvrez ici comment le perfectionnisme tue votre productivité et comment abandonner l'état d'esprit du perfectionnisme.

15. Prioriser

Puisque vous ne pouvez pas tout faire, apprenez à prioriser l'important et laissez tomber le reste.

Appliquer le principe 80/20 qui est un principe clé dans la priorisation. Vous pouvez aussi adopter cette technique pour prioriser tout dans votre assiette : Comment prioriser correctement en 10 minutes et travailler 10 fois plus vite

16. Délégué

S'il y a des choses qui peuvent être mieux faites par d'autres ou des choses qui ne sont pas si importantes, envisagez de déléguer. Cela enlève une charge et vous pouvez vous concentrer sur les tâches importantes.Publicité

Lorsque vous déléguez une partie de votre travail, vous libérez votre temps et vous en faites plus. Découvrez comment déléguer efficacement des travaux dans ce guide : Comment déléguer le travail (le guide définitif pour les leaders qui réussissent)

17. Regroupez des tâches similaires

Pour les travaux connexes, regroupez-les.

Par exemple, mon travail peut être classé dans ces groupes de base :

écriture (articles, mon prochain livre)
encadrement
développement de l'atelier
Développement des affaires
administratif

Je regroupe toutes les tâches connexes pour qu'il y ait une synergie. Si j'ai besoin de passer des appels, j'alloue un créneau horaire pour passer tous mes appels. Cela simplifie vraiment le processus.

18. Éliminez vos pertes de temps

Qu'est-ce qui vous prend du temps pour votre travail ? Facebook? Twitter? Vérification des e-mails ? Arrêtez de les vérifier si souvent.

Une chose que vous pouvez faire est de rendre difficile leur vérification - supprimez-les des liens rapides / signets de votre navigateur et placez-les dans un dossier de signets difficile d'accès. Remplacez les signets de votre navigateur par des sites importants liés au travail.

Même si vous vérifierez sans aucun doute FB/Twitter, vous constaterez que c'est une fréquence plus basse qu'auparavant.

19. Couper quand vous en avez besoin

La principale raison pour laquelle les choses débordent est parce que vous ne coupez pas quand vous le devez.

N'ayez pas peur d'intercepter lors de réunions ou de tracer une ligne jusqu'à la limite. Sinon, il n'y aura jamais de fin et vous ne ferez que manger dans le temps pour plus tard.Publicité

20. Laisser le temps tampon entre les deux

Ne pas tout emballer étroitement ensemble. Laissez un temps tampon de 5 à 10 minutes entre chaque tâche. Cela vous aide à terminer la tâche précédente et à commencer la suivante.