22 CONSEILS POUR DES DÉLAIS EFFICACES

À moins que vous ne soyez infiniment riche ou prêt à accumuler des dettes importantes, vous devez budgétiser vos revenus. Fixer des limites sur le montant que vous êtes prêt à dépenser aide à contrôler les dépenses. Mais qu'en est-il de votre temps ? Prévoyez-vous votre temps ou le dépensez-vous avec insouciance ?

Les délais sont l'équivalent chronologique d'un budget. En réservant une partie du temps pour terminer une tâche, un objectif ou un projet à l'avance, vous évitez de trop dépenser. Les délais peuvent être utiles, mais ils peuvent aussi être une source de frustration s'ils sont mal fixés. Voici quelques conseils pour faire fonctionner les délais :Publicité

Utiliser la loi de Parkinson – La loi de Parkinson stipule que les tâches s'étendent pour remplir le temps qui leur est imparti. En fixant un délai strict à l'avance, vous pouvez couper cette expansion et vous concentrer sur ce qui est le plus important.
Timebox – Fixez-vous de petits délais de 60 à 90 minutes pour travailler sur une tâche spécifique. Une fois le temps écoulé, vous avez terminé. Cela réduit la procrastination et vous oblige à utiliser votre temps à bon escient. Il vous apprendra également à vous concentrer.
80/20 – Le principe de Pareto suggère que 80 % de la valeur est contenue dans 20 % de l'entrée. Appliquez cette règle aux projets pour vous concentrer d'abord sur ces 20% critiques et remplissez les 80% restants si vous avez encore le temps.
Projet VS Date limite – Plus votre projet est flexible, plus votre délai est serré. Si une tâche a relativement peu de flexibilité dans l'achèvement, une échéance plus douce vous gardera sain d'esprit. Si la tâche peut se développer facilement, respectez un délai serré pour éviter le gaspillage.
Décomposez-le – Tout délai sur une journée doit être décomposé en unités plus petites. Les longs délais ne sont pas motivants s'ils ne sont pas appliqués à des unités gérables.
La loi de Hofstadter^[1] – Fondamentalement, cette loi stipule que cela prend toujours plus de temps que vous ne le pensez. Une règle que j'ai entendue dans le développement de logiciels est de doubler le temps dont vous pensez avoir besoin. Ajoutez ensuite six mois. Soyez patient et accordez-vous suffisamment de temps pour les projets complexes.
Planification à rebours – Fixez d'abord la date limite, puis décidez comment vous allez y parvenir. Cette approche est idéale lorsque les choix sont abondants et que les projets peuvent se poursuivre indéfiniment.
Prototype – Si vous essayez quelque chose de nouveau, testez des versions plus petites d'un projet pour vous aider à décider d'une date limite finale. Écrivez un e-book de 10 pages avant votre roman de 300 pages ou essayez d'augmenter vos revenus de 10 % avant de viser à les doubler.
Trouver le maillon faible – Déterminez ce qui pourrait ruiner vos plans et réalisez-le en premier. Connaître l'inconnu peut vous aider à formater vos échéances.
Pas de délais de robot – Les robots peuvent fonctionner sans sommeil, relaxation ou distractions. Vous n'êtes pas un robot. Ne programmez pas votre échéance en vous espérant pouvoir travailler seize heures par jour pour la terminer. Les marches de la mort ne sont pas saines.
Avoir un retour – Obtenez une image réaliste des personnes qui travaillent avec vous. Donner des délais impossibles aux entrepreneurs ou aux employés ne fera que créer du ressentiment.
Planification continue – Si vous utilisez un modèle de planification à rebours, vous devez constamment mettre à jour les plans en fonction de votre échéance. Cela signifie faire des coupes, des ajouts ou des raffinements afin que le projet s'inscrive dans le calendrier prévu.
Marquer les excédents de bagages – Identifiez les domaines d'une tâche ou d'un projet qui seront ignorés si le temps presse. Quels e-mails devrez-vous supprimer s'il faut trop de temps pour vider votre boîte de réception ? De quelles caractéristiques votre produit manquera-t-il si vous avez besoin d'une finition rapide ?
Revoir – Pour les délais supérieurs à un mois, effectuez un examen hebdomadaire pour suivre vos progrès. Cela vous aidera à identifier les méthodes que vous pouvez utiliser pour accélérer le travail et vous aider à planifier plus efficacement pour l'avenir.
Rechercher des raccourcis – Presque toutes les tâches ou projets ont des raccourcis que vous pouvez utiliser pour gagner du temps. Existe-t-il une bibliothèque prédéfinie que vous pouvez utiliser au lieu de créer vos propres fonctions ? Un répondeur automatique pour répondre à des e-mails similaires ? Un expert que vous pouvez appeler pour vous aider à résoudre un problème ?
Baratte puis polonais – Fixez un délai strict pour l'achèvement de base, puis définissez un délai plus confortable pour améliorer et peaufiner par la suite. Souvent, élaborer rapidement les bases d'une tâche ne nécessitera pas plus de polissage par la suite que de le faire lentement.
Rappels – Publiez des rappels de vos échéances partout. Créer un sentiment d'urgence avec vos échéances est nécessaire pour les empêcher d'être mis de côté par des distractions.
Planification anticipée – Pas mutuellement exclusif avec la planification en amont, cela implique de planifier les détails d'un projet avant de fixer une échéance. Idéal pour clarifier ce que vous essayez d'accomplir avant de fixer des limites de temps arbitraires.
Définir une minuterie – Obtenez-en un qui émet un bip. D'une manière ou d'une autre, le compte à rebours d'une minuterie semble plus réaliste pour une boîte de temps de 90 minutes que de simplement jeter un coup d'œil à votre horloge.
Écrivez-les – Tout délai de plus de quelques heures doit être noté. Sinon c'est une inclination pas un but. Avoir des délais écrits les rend plus tangibles que les seules décisions internes.
Bon marché/Rapide/Bon – Ben Casnocha dans My Start Up Life mentionne que vous ne pouvez avoir que deux des trois. Choisissez deux des dimensions bon marché/rapide/bonne avant de commencer un projet pour vous aider à établir des priorités.
Sois patient – Utiliser une date limite peut sembler être tout le contraire de la patience. Mais être patient avec des tâches inflexibles est nécessaire pour se concentrer sur leur achèvement. Le paradoxe est que plus vous êtes patient, plus vous pouvez vous concentrer. Plus vous pourrez vous concentrer, plus les résultats seront rapides !