Il n'y a pas que vous : nous sommes tous plus occupés qu'avant. Faire n'importe quelle tâche de manière efficace dans le temps semble tout simplement impossible de nos jours.

Que vous soyez une mère qui travaille, une étudiante ou un propriétaire de petite entreprise, la gestion de votre temps peut être un défi. Entre les cours, les réunions, les rendez-vous chez le médecin et les activités parascolaires des enfants, comment trouver le temps de faire de l'exercice ou, Dieu nous en préserve, de s'amuser ?

Nous avons tous 24 heures par jour. Alors, comment certaines personnes semblent-elles s'acquitter de leurs tâches alors que le reste d'entre nous patauge ? Ils ont appris à être à la fois efficaces et efficients.

Table des matières

1. Que signifie gagner du temps ?
2. Efficace contre efficace
3. 6 façons de gagner du temps
4. Résultat final
5. En savoir plus sur la gestion du temps

Que signifie gagner du temps ?

Merriam-Webster définit efficace comme, capable de produire les résultats souhaités avec peu ou pas de gaspillage (en termes de temps ou de matériel).^[1]Mais que signifie réellement être efficace dans la façon dont vous passez vos journées ?

Gagner du temps signifie négocier les circonstances de chaque jour tout en vous assurant d'avoir suffisamment de temps pour les choses non négociables comme le sommeil et les soins personnels. L'efficacité ne signifie pas toujours s'asseoir à un bureau le matin, réduire une liste de choses à faire et quitter le bureau à 17 heures. L'efficacité signifie faire de son mieux, malgré les facteurs internes et externes, en laissant suffisamment de temps pour prendre soin de vous.

Je commence mes journées de travail en notant mes livrables. Inévitablement, cependant, je suis obligé de participer à une réunion inattendue ou à un appel aux investisseurs. Oui, je pourrais rester éveillé toute la nuit à faire le travail pour respecter mes délais, mais si je le faisais, je serais trop fatigué le lendemain pour faire quoi que ce soit. C'est être efficace, pas efficace.

Pour être efficace, je pourrais partager le travail avec un collègue, ou terminer la moitié de la mission et demander une prolongation.

Lorsque vous jonglez entre travail, parentalité et vie sociale, vous devez continuellement optimiser vos journées et vous responsabiliser. Mais, bien sûr, vous devez également être efficace.Publicité

Efficace contre efficace

Mettre tout simplement, être efficace, c'est accomplir un résultat spécifique ; être efficace signifie atteindre ce résultat sans perdre de temps ni d'efforts . En théorie, il faut gagner du temps pour être efficace, mais ce n'est pas toujours le cas.

Regardez-le de cette façon : vous avez une tâche à accomplir qui devrait vous prendre une heure. Mais entre les distractions comme Internet et le bavardage au bureau, cette tâche finit par vous prendre quatre heures. Vous avez atteint votre objectif final, vous avez donc été efficace, mais vous n'avez pas été efficace car cela a pris beaucoup plus de temps que cela aurait dû.

Si vous avez un travail qui vous garde un toit au-dessus de votre tête et de la nourriture sur votre table, cela signifie que vous êtes suffisamment efficace au travail pour toucher un salaire mensuel. Cependant, votre chèque de paie ne reflète probablement pas le temps que vous passez sur les réseaux sociaux à chaque période de paie.

L'exception concerne les entrepreneurs et les indépendants. Pour gagner plus d'argent, les personnes qui possèdent une entreprise doivent être à la fois efficaces et efficientes.

6 façons de gagner du temps

L'efficacité est un sous-produit de l'efficacité. Bien qu'il soit sûr de dire que la plupart des entrepreneurs sont efficaces, c'est une compétence qui demande de la pratique.

Même si vous n'essayez pas de gérer une entreprise rentable, vous pouvez toujours bénéficier de la façon dont les chefs d'entreprise qui réussissent le font.

1. Fixez-vous des objectifs mesurables

Bien que chaque entrepreneur ait sa propre méthode, les experts en productivité suggèrent de définir Objectifs SMART . Les objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporels favorisent à la fois l'efficience et l'efficacité - non seulement ils peuvent être atteints de manière réaliste, mais les progrès vers eux peuvent être vérifiés quantitativement^[deux].

Vous pouvez en savoir plus sur les objectifs SMART avec la vidéo suivante :Publicité

Supposons que vous vouliez rapporter 100 000 $ par trimestre. Vous pouvez fixer des jalons hebdomadaires de 8 000 $, ce qui rend l'objectif plus gérable et vous donne un coussin au cas où vous n'auriez pas une semaine.

Fixer des objectifs vous aide à gagner du temps car cela concentre votre énergie sur ce que vous voulez. Cela, à son tour, améliore votre capacité à atteindre ces objectifs.

2. Communiquez selon vos conditions

Qu'il s'agisse de planification de repas ou de développement de produits, la plupart des projets nécessitent une équipe. Cependant, cela ne signifie pas que vous devez actualiser votre courrier électronique toutes les cinq minutes pour les mises à jour. Les professionnels qui travaillent perdent en moyenne 21 minutes par jour à sur-vérifier simplement leurs boîtes de réception^[3]. Sur quatre semaines de travail, c'est près de 7 heures par mois que vous pourriez récupérer.

Les entrepreneurs, en particulier, doivent être prudents avec le courrier électronique. Les messages des investisseurs peuvent mériter une réponse rapide, par exemple. La rapidité avec laquelle vous lisez cet e-mail de bienvenue des employés sur lequel vous avez été copié est-elle vraiment importante ?

Si un employé a besoin de quelque chose immédiatement, demandez-lui de vous appeler ou de passer à votre bureau. Fixez-vous une heure et consacrez une ou deux heures par semaine à en passant au peigne fin votre boîte de réception complète pour vous assurer de ne rien manquer de crucial.

3. Confiance par défaut

Même si vous ne travaillez pas en équipe, vous dépendez toujours des autres. Lorsque ma femme et moi avons ajouté une buanderie à l'étage de notre maison, j'ai dû faire confiance aux entrepreneurs pour faire leur travail. J'ai dû faire confiance à ma femme pour répondre à toutes celles où tu le veux ? questions qui se sont inévitablement posées.

Si je n'avais pas fait confiance par défaut, j'aurais ralenti le projet et peut-être même complètement abandonné.

Apprenez à faire confiance aux autres de la même manière que vous le feriez avec votre partenaire amoureux. Soyez clair sur vos intentions. Assurez-vous que vos actions correspondent à vos paroles et supposez que les autres font aussi.Publicité

Soyez sincère dans la façon dont vous communiquez. Plus important encore, acceptez que les autres soient des individus uniques. Tout le monde ne travaille pas ou ne communique pas de la même manière, et ce n'est pas grave.

4. Faites des pauses régulières

Plus vous passez de temps sur un projet, plus vous le réalisez rapidement, n'est-ce pas ? Pas nécessairement.

La recherche suggère que les travailleurs les plus productifs et les plus efficaces en termes de temps prennent en fait le plus de pauses. Une étude du Groupe Draugiem a montré que le rythme de travail idéal est en réalité de 52 minutes suivies d'une pause de 17 minutes^[4]. Bien que l'étude n'ait pas examiné d'autres types de travail, il y a fort à parier que les pauses favorisent l'efficacité à tous les niveaux.

Réglez une minuterie pour vous rappeler de faire une pause toutes les heures. Si des intervalles plus courts sont plus appropriés pour votre tâche, essayez le Technique tomate . Travaillez 25 minutes, puis faites autre chose pendant les cinq^[5]. Non seulement vous en ferez plus, mais vous serez moins stressé pour démarrer.

5. Utilisez vos ressources

Il n'y a pas si longtemps, j'ai dû abattre des arbres dans mon jardin pour protéger ma maison. J'aurais pu sortir la scie à archet et passer l'heure suivante à me frayer un chemin lentement dans le coffre, mais je ne l'ai pas fait, car j'avais une tronçonneuse dans le garage. Une fois que je l'ai allumé, le travail de l'arbre a pris environ dix minutes, me laissant plus de temps pour d'autres tâches.

Adoptez la même approche au travail. Si vous devez transférer des informations entre plusieurs fenêtres de navigateur sur votre ordinateur, vous pouvez constamment faire des allers-retours entre plusieurs onglets. Ou vous pouvez brancher le moniteur de rechange dans le stockage, ce qui vous aiderait à travailler plus rapidement et à faire moins d'erreurs.

6. Savoir quand dire non

Les petits projets ont la mauvaise habitude de se transformer en plus gros. Si tout ce que vous envisagez de faire est de tondre votre jardin, respectez-le. Ne vous dites pas (ou laissez quelqu'un d'autre vous le dire) que vous devez également tailler les buissons et arracher les mauvaises herbes.

Faites ce que vous voulez et passez à autre chose. C'est être efficace et gagner du temps.Publicité

Et si c'était un projet de travail ? Vous ne pourrez peut-être pas dire non directement à votre patron, mais vous pouvez suggérer des alternatives. Si vous craignez qu'une tâche ne soit une perte de temps, jetez une idée différente.

Si vous n'avez vraiment pas le temps sur votre calendrier, demandez-lui de vous aider à prioriser votre liste de projets. Faites les choses correctement et votre patron vous remerciera peut-être d'avoir fait gagner du temps à l'entreprise.

Avoir une compréhension complète de la gestion du temps est essentiel pour savoir quand dire non et quand quelque chose pourrait avoir du sens pour un investissement en temps.

En savoir plus sur l'art de dire non avec Cet article.

Résultat final

La planification est la clé. Que vous soyez un entrepreneur comme moi ou un parent au foyer, vous avez un travail à faire. Le travail lui-même peut différer, mais pas la valeur d'être efficace et efficient en temps. Si vous voulez réussir - et avoir du temps pour vous-même - réfléchissez avant de passer la journée.

Mieux vaut travailler sagement que travailler dur. Apprendre à faire confiance aux autres est plus important que le résultat qui ressemble exactement à ce que vous aviez en tête. L'efficience et l'efficacité peuvent différer, mais les deux se résument à deux choses : avoir un plan et pivoter au besoin.

En savoir plus sur la gestion du temps

• 20 conseils rapides de gestion du temps pour booster votre productivité
• 10 façons pratiques d'améliorer vos compétences en gestion du temps
• Comment être productif au travail : 9 règles de base

Crédit photo en vedette : Alex Presa via unsplash.com

Référence