COMMENT PRIORISER CORRECTEMENT EN 10 MINUTES ET TRAVAILLER 10 FOIS PLUS VITE

Chacun des membres de mon équipe a un tas de tâches à accomplir chaque jour ouvrable. En plus de cela, la plupart de leurs tâches sont soit des tâches créatives, soit des tâches de résolution de problèmes. Chacun d'eux a dû apprendre à hiérarchiser les tâches afin de tout faire.

Malgré de nombreuses tâches à gérer, notre équipe est capable de rester concentrée et créative et de travailler constamment vers nos objectifs dans un laps de temps défini.

Je vais vous révéler comment j'ai aidé mon équipe à faire plus de choses en moins de temps grâce au pouvoir d'une hiérarchisation correcte. Quelques minutes passées à lire cet article pourraient littéralement vous faire gagner des milliers d'heures à long terme. Alors, commençons par ma méthode sur la façon de hiérarchiser les choses :

Comment prioriser avec la méthode des échelles

L'un de nos nouveaux rédacteurs est venu me voir l'autre jour et m'a dit qu'elle avait du mal à suivre les nombreuses tâches qu'elle devait gérer et les délais qu'elle devait constamment respecter.

À la fin de chaque journée, elle avait l'impression d'avoir fait beaucoup de choses mais n'a souvent pas réussi à trouver des idées créatives et à publier des articles avec succès. D'après ce qu'elle m'a dit, il était évident qu'elle se sentait dépassée et de plus en plus frustrée de ne pas avoir atteint ses objectifs malgré des heures supplémentaires presque tous les jours. Tout cela l'empêchait de développer un bon équilibre travail-vie personnelle à long terme.

Après avoir écouté mes conseils sur l'utilisation de la méthode des échelles, elle a immédiatement connu une augmentation spectaculaire de la productivité, qui ressemblait à ceci :

elle pourrait produire trois fois plus d'idées créatives pour les articles de blog.
elle pourrait publier tous ses articles à temps.
Et elle pouvait finir tout son travail à l'heure chaque jour ( plus d'heures supplémentaires !).

Si vous êtes curieux de savoir comment elle l'a fait, lisez la suite pour le guide étape par étape :

1. Réservez 10 minutes pour la planification

Lorsqu'il s'agit de résoudre les problèmes de productivité, il est logique de planifier avant d'agir. Cependant, ne vous impliquez pas tellement dans la planification au point de vous y retrouver piégé et de ne jamais dépasser la première base.Publicité

Ma recommandation est de vous donner une période de temps spécifique pour la planification, mais restez courte. 10 ou 15 minutes devraient suffire pour réfléchir à votre plan.

Utilisez ce temps pour :

Regardez la grande image.
Pensez à l'objectif actuel et à la cible que vous devez/voulez atteindre.
Disposez toutes les tâches que vous devez faire.

2. Alignez vos tâches sur votre objectif

C'est le composant de base qui rend la méthode des échelles efficace lorsque vous apprenez à établir des priorités.

Cela fonctionne comme ceci :

Jetez un œil à toutes les tâches que vous effectuez et examinez l'importance de chacune d'entre elles. Spécifiquement, mesurer l'importance d'une tâche par son coût et son bénéfice .

Par coût, je fais référence à l'effort nécessaire par tâche (y compris le temps, l'argent et d'autres ressources). L'avantage est de savoir dans quelle mesure la tâche peut contribuer à votre objectif.

Pour vous faciliter la tâche, j'ai listé ci-dessous quatre combinaisons qui vous permettront de déterminer rapidement et facilement la priorité de chacune de vos tâches :Publicité

Faible coût + avantage élevé

Faites ces tâches en premier car ce sont les plus simples à accomplir, mais elles vous aideront à vous rapprocher de votre objectif.

L'approbation d'œuvres d'art créées pour une brochure de vente correspondrait probablement à cette catégorie. Vous pouvez facilement décider si vous aimez l'illustration/la mise en page, mais votre décision de l'approuver déclencherait la production du dépliant et les avantages commerciaux ultérieurs de son envoi à des clients potentiels.

Coût élevé + avantage élevé

Divisez la tâche coûteuse en tâches plus petites. En d'autres termes, divisez la grande tâche en mini-tâches qui prennent moins d'une heure, puis réévaluez ces petites tâches et définissez leur niveau de priorité correct.

Imaginez si on vous demandait de rédiger un plan de lancement de produit pour un nouveau supplément de protéine en poudre sans journal intime. Au lieu d'essayer d'écrire le plan en une seule séance, essayez d'écrire les différentes sections à des moments différents (par exemple, passez 30 minutes à rédiger l'introduction, une heure à rédiger le corps du texte et 30 minutes à rédiger la conclusion).

Faible coût + faible avantage

Lorsque vous apprenez à hiérarchiser le temps et les tâches, cette combinaison particulière devrait être votre priorité la plus basse. Accordez-vous 10 à 15 minutes pour effectuer cette tâche, ou mettez ce genre de tâches entre des tâches utiles comme une pause utile.

Ce sont probablement des tâches nécessaires (par exemple, des tâches de routine comme la vérification des e-mails), mais elles ne contribuent pas beaucoup à atteindre l'objectif souhaité. Gardez-les en bas de votre liste de priorités.

Coût élevé + faible avantage

Vérifiez si ces tâches sont vraiment nécessaires. Pensez à des moyens de réduire les coûts si vous décidez que l'achèvement de la tâche est nécessaire.

Par exemple, des outils ou des systèmes peuvent-ils aider à accélérer l'exécution de la tâche ? Dans cette catégorie, vous trouverez probablement des éléments tels que la vérification et la mise à jour des feuilles de calcul des contacts commerciaux. Cela peut être une tâche fastidieuse et fastidieuse à faire sans commettre d'erreurs. Cependant, il existe de nombreuses applications qui peuvent rendre ce processus instantané et transparent.Publicité

Maintenant, pour en revenir à l'éditeur auquel j'ai fait référence plus tôt, jetons un coup d'œil à sa liste de tâches quotidiennes typiques :

Après avoir écouté mes conseils, elle a décomposé le coût élevé + avantage élevé tâche en plus petites. Ses tâches ressemblaient alors à ceci (par ordre de priorité) :

Et pour la tâche de promotion d'articles sur différentes plates-formes, après avoir examiné ses avantages, nous avons décidé de nous concentrer uniquement sur la plate-forme la plus efficace, réduisant ainsi considérablement le coût en temps associé.

Une fois que vous avez efficacement analysé les coûts et les avantages de vos tâches quotidiennes, vous pouvez vous plonger dans cette Planificateur de vie complet pour s'assurer que vous remplissez tout sur votre liste de la meilleure façon possible.

Astuce bonus : s'attaquer aux tâches avec des délais

Une fois que vous aurez évalué vos tâches, vous saurez l'importance de chacune d'entre elles. Cela vous donnera immédiatement une idée claire de la façon de hiérarchiser les priorités en fonction des tâches qui vous aideraient à en faire plus (en termes de définition d'objectifs). Parfois, cependant, vous ne pourrez pas décider de la priorité de chaque tâche, car des dates d'échéance seront fixées par des parties externes, telles que les gestionnaires et les agences.

Dans de tels cas, je suggère qu'après avoir examiné l'importance et les valeurs de vos tâches actuelles, alignez la liste de manière à vous aider à respecter les délais et à ajuster les priorités en conséquence. Publicité

Par exemple, replongeons dans le monde de l'éditeur.

Certains des articles qu'elle a édités devaient être publiés à des dates précises, ce sont donc des tâches urgentes et importantes. La méthode des échelles permet cela, et dans ce cas, sa liste de tâches modifiée ressemblerait à ceci :

Heureusement, vous pouvez maintenant voir à quel point il est facile d'évaluer l'importance des tâches et comment les hiérarchiser dans un ordre réalisable.

La ligne de fond

La méthode des échelles est différente de tout ce que vous avez essayé. En adoptant la méthode des balances, vous commencerez à hiérarchiser correctement votre travail et à augmenter votre productivité jusqu'à 10 fois !

Contrairement à d'autres méthodes qui n'expliquent pas vraiment comment décider de l'importance d'une tâche, ma méthode vous aidera à diviser chacune de vos tâches en deux parties : le coût et le bénéfice. Ma méthode vous aidera également à prendre des mesures de suivi en fonction de différentes combinaisons de coûts et d'avantages, ce qui peut stimuler votre développement de carrière dans son ensemble.

Commencez dès maintenant par passer 10 minutes pour évaluer vos tâches quotidiennes courantes et comment ils s'alignent sur vos objectifs. Une fois que vous aurez ces informations, il sera très facile de classer vos tâches dans une liste de priorités. Il ne vous reste plus qu'à démarrer votre prochaine journée de travail en suivant votre nouvelle liste principale.