COMMENT RESTER ORGANISÉ EN PORTANT PLUSIEURS CASQUETTES DANS VOTRE ENTREPRISE

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devrez très probablement gérer différentes tâches simultanément. Vous devrez peut-être vous occuper des choses du côté de la direction parce que votre personnel n'est tout simplement pas équipé pour les gérer. Vous pouvez également être mis au défi de trouver des moyens de respecter le budget et de remplir des rôles qui répondent aux objectifs essentiels.

Vous devrez peut-être répondre à un appel d'urgence ou vous occuper d'une question financière urgente. Et plus important encore, vous devez superviser le travail des différents départements pour suivre les progrès et la croissance tout en gardant un œil sur les incidents.

Donc, si vous êtes un propriétaire d'entreprise qui doit porter plusieurs chapeaux, voici quelques recommandations pour rester organisé et productif .

Comment portez-vous plusieurs chapeaux ?

Dans un article de Forbes sur le port de plusieurs chapeaux, Tracy Brower parle de conseils pour réussir dans ces rôles. Faisons un pas en avant en analysant les aspects multidimensionnels de la prise de plusieurs rôles en tant que propriétaire d'entreprise, y compris les compétences, les astuces et les conseils de mise en garde.^[1]

Posez-vous quelques questions de réflexion pour vous aider à réaliser des choses sur vous-même. Les réponses à ces questions viendront de vous et mèneront à des découvertes importantes sur votre carrière. Certaines questions peuvent être simples mais essentielles à la connaissance de soi exercer.

Travaillez-vous dans plusieurs rôles par choix ou par circonstance ?
Quel rôle appréciez-vous le plus ?
Joue-t-il avec vos forces déjà existantes ou apprenez-vous quelque chose de nouveau quotidiennement ?
Quel rôle trouvez-vous le plus ennuyeux ou le moins engageant ?
Pourquoi vous y êtes-vous porté volontaire ?
Qu'est-ce qui vous motive à le faire si ce n'est pas votre intérêt ?
Êtes-vous ici parce que vous avez du mal à gérer plusieurs responsabilités ?
Avez-vous commencé à vous fatiguer ?
Ou est-ce la gestion des catastrophes?
Où tracez-vous la ligne ?

Maître de l'Un contre Maître de l'Aucun

'Un touche-à-tout n'en maîtrise aucun, mais souvent mieux qu'un maître en un.'

Est-ce la première fois que vous entendez cette citation complète ? C'est le cas pour beaucoup. Mais il est utilisé depuis des centaines d'années. Il a été utilisé de manière célèbre par Robert Greene dans son livret et a même qualifié William Shakespeare de « touche-à-tout ».^[deux]

Bien qu'il n'y ait pas d'origine directe de qui l'a dit pour la première fois, l'expression a été utilisée il y a de nombreuses années pour désigner les « valets » ou les personnes qui connaissaient différentes choses dans la vie. Comme le 'joe moyen' que nous avons aujourd'hui, 'jack' était peut-être un nom commun.

Cela nous amène à la question, comment cela nous affecte-t-il dans notre vie quotidienne, plus encore dans les affaires ? Le multitâche est avantageux tant que vous savez ce que vous faites. Et cela demande beaucoup de savoir-faire. Par conséquent, être un 'jack'.

1. Gestion du temps

La compétence la plus cruciale que vous devez perfectionner en tant que professionnel portant plusieurs chapeaux est gérer son temps bien. Il y aura des moments où même votre espace personnel sera envahi, et des appels et des réunions inattendus peuvent se produire pendant le week-end.

Si vous avez trop de réunions, d'événements ou de tâches pour la journée, essayez de maintenir un horaire et de diviser votre temps pour chaque rôle en fonction du degré d'implication. Ayez des limites claires si vous le devez ou ajustez-les en fonction de la situation.

Quelle que soit la façon dont vous souhaitez contourner ce problème, le temps sera un aspect essentiel pour être propriétaire d'une entreprise. Vous pouvez trouver beaucoup de applications de gestion du temps sur Internet pour vous aider tout au long du processus.

2. Jugement clair

Cette tâche ne vaut-elle pas vos 30 minutes ? Laissez tomber, ou faites-le plus tard. Vous devez être prudent avec ce qui est le plus important pour vous et comment vous passez votre temps, ce qui ne peut se produire qu'avec un bon sens du jugement.

Votre perception s'applique également à l'équipe avec laquelle vous travaillez, aux clients avec lesquels vous vous associez et aux rassemblements auxquels vous participez. Si cela ne vaut pas votre temps et votre énergie, alors vous feriez mieux de faire autre chose de productif.

Bien sûr, il y a d'autres choses que vous pouvez faire pour que ces tâches non essentielles puissent toujours être effectuées. Un moyen parfait est de trouver la bonne personne que vous pouvez déléguer cette tâche à. Cela signifie rechercher des membres d'équipe productifs et efficaces à bord de votre entreprise.

3. Le souci du détail

Porter plusieurs casquettes nécessite également d'avoir un regard critique. Les tâches que vous cochez dans votre liste de tâches peuvent revenir vous hanter si elles comportent des erreurs ou des blancs.

Si vous n'êtes pas minutieux, vous perdrez du temps à refaire les choses à plusieurs reprises sans faire de progrès. Lorsqu'il y a des problèmes ou des problèmes, votre prochaine étape consiste souvent à chercher la solution. Bien que ce soit une bonne façon de faire les choses, ce n'est peut-être pas la meilleure.

Cherchez d'abord les détails avant de sauter à une conclusion. Il pourrait y avoir une cause sous-jacente qui doit être corrigée. C'est là que vous trouvez la cause première des choses. De cette façon, résoudre le problème n'est qu'une chose ponctuelle, et ne pas mettre de pansements à chaque fois qu'il se pose.

4. Direction

Si vos rôles vous obligent à travailler en équipe, vous avez besoin de compétences en leadership pour relever les défis de la coordination avec les autres. Les gens sont différents et nous avons tous nos propres opinions.

En tant que leader, vous devrez évaluer, communiquer, déléguer, motiver et exploiter les forces de votre équipe pour augmenter la productivité. C'est une chose de pousser les gens à faire des choses et une chose d'inspirer les gens à bouger.

Trouver le bon équilibre est la clé pour être un bon meneur .

5. Organisation efficace de l'espace de travail

Porter de nombreux chapeaux signifie également que vous avez besoin d'un grand espace pour tous les ranger. Ainsi, votre espace de travail est le placard où vous empilez tous vos fichiers, documents, notes, outils et autres éléments nécessaires liés au travail.

Garder votre espace de travail physiquement ou numériquement organisé désencombre votre espace et votre esprit, vous rendant efficace et lucide. Ayez des classeurs séparés dans votre bureau ou des fichiers séparés sur votre ordinateur.

Fixer et atteindre des objectifs

Jongler avec plusieurs rôles peut être éprouvant si vous manquez de compétences en gestion ou en stratégie. Cependant, la pratique, la patience et la constance peuvent vous aider à acquérir ces compétences. Voici quelques choses que vous pouvez faire pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie en portant plusieurs chapeaux.^[3]

Analyser – Avant tout, vous devez comprendre les exigences de vos rôles et créer un programme en conséquence. Ce calendrier doit être complet, détaillé et facile à suivre.
Fixez des objectifs mesurables – Quantifiez l'ensemble de votre processus et partagez-le avec votre équipe. Présentez vos stratégies devant l'équipe et mesurez-les par rapport aux pourcentages et aux quantités pour suivre vos progrès exacts. Maintenez des feuilles de suivi distinctes pour chaque rôle que vous occupez et revoyez-les quotidiennement, afin de ne pas vous tromper.
Vivre selon la responsabilité – Créez une structure de responsabilité au sein de vos équipes afin que chaque membre s'assure que l'autre travaille activement vers l'objectif. Si vous avez tendance à perdre de vue l'objectif rapidement, demandez à quelqu'un de rester responsable avec vous.
Partagez vos aspirations - Votre équipe ne peut pas vous aider si vous menez plusieurs batailles seul. Alors partagez vos objectifs et vos aspirations avec votre équipe et trouvez des moyens de les motiver afin qu'ils puissent vous aider à atteindre votre destination plus rapidement. Ne fixez pas seulement des objectifs, mais définissez également des attentes.
Faites confiance au processus et à votre équipe – Si vous occupez une position de leader, il est facile de se laisser distraire par plusieurs objectifs fixés dans un laps de temps limité. Souvent, travailler avec d'autres peut s'avérer difficile s'il y a un décalage entre votre rythme et celui de votre équipe. Cependant, la persévérance et la confiance sont les deux éléments les plus négligés d'un établissement d'objectifs réussi, alors assurez-vous d'aller jusqu'au bout !

Garde tes yeux ouverts

La possibilité de porter plusieurs chapeaux est un rôle amusant et épanouissant. Cela vous fait participer à la plupart des choses dans une entreprise et vous permet également de voir des choses que les autres ne voient pas. Mais, il y a des choses auxquelles vous devez faire attention. Voici ce que vous ne devriez pas faire lorsque vous portez plusieurs chapeaux.

1. Ne vous attendez pas à tout savoir

Avouons-le, il n'est pas humainement possible de tout savoir. Vous n'êtes pas un ordinateur, alors pourquoi agir comme tel ? Être désemparé arrive aux meilleurs d'entre nous et souvent au pire moment.

Ne paniquez pas si vous ne trouvez pas la solution à un problème ou si votre collègue pose soudainement une question sans réponse. Vous trouverez une solution bien assez tôt si vous prenez le temps de la résoudre.

2. Ne soyez pas responsable de tout

Maintenant, ne soyez pas un maniaque du contrôle. Vous pourriez être tenté de tremper votre main dans tous les bocaux pour vérifier la température, mais n'en faites pas trop. Avoir la possibilité de porter plusieurs chapeaux ne signifie pas que vous devez tout faire. Il y a une raison pour laquelle vous avez les managers et les rangs et les fichiers dans votre équipe.

Votre équipe a besoin d'un leader, pas d'un gardien. Laissez votre équipe grandir avec vos conseils et laissez-la décider des choses qu'elle peut décider. Bientôt, vous n'aurez même plus à vérifier autant car ils sont déjà mieux préparés pour la tâche.

3. Ne cherchez pas la perfection

Rien n'est jamais complètement parfait t parce que les fissures sont là où les fleurs s'épanouissent. Ne laissez donc pas votre expérience devenir la norme ultime de perfection et permettez à vos membres de tomber, de se relever et de grandir par eux-mêmes.

Tout comme vous apprenez à gérer les choses à l'intérieur de votre entreprise, vos hommes aussi. La qualité est l'une des choses les plus importantes dans une entreprise, mais elle n'a pas besoin d'être parfaite. À moins qu'il n'y ait pas de croissance, c'est le moment de chercher d'autres solutions.

4. Ne rejetez pas les commentaires

Si vous assumez plusieurs rôles, vous interagissez avec plusieurs personnes à des titres différents. Assurez-vous donc de prendre en compte les commentaires de chaque membre pour savoir dans quelle mesure vous vous comportez sur chaque front.

Une des choses que les dirigeants négligent souvent est d'entendre les critiques, même constructives. Vous n'êtes pas un touche-à-tout. Vous êtes toujours obligé de faire des erreurs car vous n'êtes qu'un humain.

La croissance vient de l'apprentissage des erreurs, que ce soit des expériences des autres ou de vos propres erreurs. Prenez autant de commentaires que possible.

5. Ne dites pas oui à tout

Si jamais vous ressentez le besoin de faire du bénévolat pour tout, courez dehors et revenez quand vous serez épuisé parce que c'est ce que vous ressentirez si vous continuez à dire oui.

Accordez autant de temps et d'attention à la constitution d'une équipe performante afin qu'elle puisse occuper vos rôles avec le temps. Autonomisez vos employés afin qu'ils puissent vous remplacer dans des tâches qui ne nécessitent pas l'intervention de la direction.

Ensuite, vous pouvez utiliser le temps gagné pour faire quelque chose de plus productif.

6. Ne portez pas de chapeaux simultanément

Vous ne pouvez pas être à la fois créatif et financier, car chaque travail a ses propres besoins et niveaux de performance. Assumer plusieurs rôles simultanément encombrera votre esprit, confondra votre jugement et fera chuter votre productivité au plus bas.

7. Ne compromettez pas votre vie

Porter de nombreux chapeaux prend beaucoup de temps, et il viendra des moments où vous devrez choisir entre prendre cet appel professionnel et sortir dîner avec votre famille.

Choisissez ce qui vous rendra le plus heureux, car vous pouvez toujours récupérer l'argent perdu. Mais vous ne pouvez pas récupérer le temps perdu.

8. Ne compromettez pas votre santé

Il est tentant de faire tout ce que l'on aime, mais rappelez-vous que la satisfaction la plus excellente vient de l'équilibre et du bien-être ressentis dans un corps sain et un esprit calme. Si vous portez plusieurs chapeaux, prenez du temps à intervalles réguliers pour vous ressourcer.

Si jamais ça devient trop, n'hésitez pas à enlever quelques chapeaux. Vous ne pouvez faire de votre mieux que lorsque vous êtes à votre meilleur !

Conclusion

Porter plusieurs casquettes signifie plus d'implication et plus de temps pour comprendre votre propre entreprise. Vous êtes plus conscient de l'entreprise et il devient plus facile de résoudre les problèmes à l'intérieur ou à l'extérieur.

Comme un horloger, vous avez le plein contrôle sur les engrenages de votre montre. Il devient plus facile pour les gens de venir vers vous, et ils le feront. Mais vous devez comprendre qu'il y a des inconvénients à cela si rien n'est fait. En tant que chef d'entreprise, votre étiquette est celle d'un dirigeant, d'un cadre et d'un employé. Connaître le juste équilibre entre les différents chapeaux peut vous aider à atténuer ces risques.

Si vous avez choisi de diriger différents rôles dans l'entreprise, j'espère que ce guide pourra vous aider à assumer vos responsabilités.

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Gestion du temps: Avoir plusieurs chapeaux signifie moins de temps personnel, des tâches qui se chevauchent et une plus grande implication dans les tâches. Pour être un leader efficace, vous devez gérer votre temps à bon escient.

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Souci du détail : Porter plusieurs chapeaux vous oblige à avoir un bon sens du détail, et une chose que vous développerez sûrement. Pour éviter que les problèmes ne reviennent, des solutions simples ne suffiront pas. Il faut chercher le problème principal.

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Leadership: Être un leader efficace signifie inspirer les autres et ne pas simplement forcer vos employés à faire leur travail. Soyez responsable de votre équipe et faites-leur confiance pour vous tenir également responsable.

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Organisation efficace de l'espace de travail : Puisque vous avez plusieurs chapeaux, il est important d'avoir une séparation afin de ne pas perdre le fil.

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Garde tes yeux ouverts: Il y a des choses auxquelles vous devez faire attention lorsque vous portez plusieurs chapeaux. Il faut accepter de ne pas tout savoir et de ne pas être responsable de tout. Soyez ouvert aux erreurs et acceptez les critiques sur votre lieu de travail. Ne dites pas oui à tout et ne portez pas de chapeaux en même temps. Et surtout, ne négligez pas votre vie personnelle et votre santé.

Crédit photo en vedette : Clay Banks via unsplash.com

Référence

[1]	^	Forbe : L'agilité nécessite une flexibilité de rôle : 6 façons d'aider les gens à réussir lorsqu'ils portent plusieurs casquettes
[deux]	^	Les proverbes: JACK DE TOUS LES MÉTIERS, MAÎTRE DE AUCUN
[3]	^	Mieux vaut : 10 conseils pour se fixer des objectifs et les atteindre