Il faut être productif pour faire les choses correctement et à temps. Alors comment savoir quelles tâches sont essentielles et lesquelles peuvent attendre ? La réponse se trouve dans la matrice de priorisation, également connue sous le nom de matrice d'Eisenhower.

La matrice a pris son nom d'après Dwight David Eisenhower.

Eisenhower était un général de l'armée américaine et le 34e président des États-Unis de 1953 à 1961. En tant que général cinq étoiles et commandant suprême de l'armée américaine, il a rédigé la stratégie d'une invasion alliée de l'Europe.^[1]

Eisenhower a dû prendre des décisions difficiles à chaque fois sur les tâches à hiérarchiser parmi celles sur lesquelles il devait se concentrer quotidiennement. Ainsi, il a proposé la célèbre matrice d'Eisenhower, ou la matrice de priorisation.

Table des matières

1. Qu'est-ce que la matrice de priorisation ?
2. Comment utiliser la matrice de priorisation
3. Conclusion
4. Plus de conseils sur la priorisation

Qu'est-ce que la matrice de priorisation ?

La matrice de priorisation est un outil pour évaluer vos tâches en fonction de l'urgence. Il vous aide à connaître les activités critiques et les tâches que vous devez contourner et peut être utile dans la gestion de projet, les petites entreprises ou les tâches personnelles.

Eisenhower a dit à propos de la matrice :

La plupart des tâches urgentes ne sont pas importantes et la plupart des tâches importantes ne le sont pas.

Cette citation est devenue la maxime pour Eisenhower dans la gestion de son temps.

Il y a quatre quadrants dans la matrice de priorisation, qui aident à comparer les choix de ce qu'il faut faire en premier et en dernier, vous permettant de hiérarchiser les projets et de créer un plan stratégique^[2].

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Les quadrants sont :

• Fais
• Programme
• Déléguer
• Éliminer

Fais

Faire est le premier quadrant de la matrice de priorisation, et il intègre des activités importantes. C'est-à-dire les tâches que vous devez effectuer de toute urgence - crises, délais et problèmes qui nécessitent votre attention urgente et sont très pertinents pour votre mission de vie.

Comment savez-vous quelle tâche appartient à ce quadrant ?

Commencez par analyser vos priorités, puis déterminez si elles correspondent aux critères « faites-le maintenant ». Si la tâche est réalisable dans la journée, ou dans les 24 à 48 heures, c'est urgent.

Une autre approche que vous pouvez adopter pour hiérarchiser les tâches de cette catégorie consiste à adopter le principe de manger la grenouille de Mark Twain. Ce principe vous recommande de faire les activités les plus urgentes dès votre réveil.

Voici un exemple pratique.

Disons que vous devez rédiger une stratégie de contenu et soumettre un rapport à votre responsable. Nous sommes samedi et la date limite de soumission est lundi. Peut-on dire que l'activité est urgente ? Absolument!

Programme

Le deuxième quadrant de la matrice de priorisation est le calendrier. La matrice de priorisation classe les tâches de cette catégorie comme importantes mais pas si urgentes.

Ce sont des objectifs et des tâches à long terme sans échéance immédiate. Ces tâches peuvent inclure la méditation, la journalisation, l'étude, le temps passé en famille et l'exercice.

Vous pouvez planifier des activités dans ce quadrant pour une autre période. Par exemple, vous devriez faire de l'exercice pour être en bonne santé, mais vous pouvez y consacrer du temps.Publicité

Planifiez ces activités de manière à ce qu'elles ne soient pas transférées dans le quadrant À faire ou Urgent. Assurez-vous d'avoir suffisamment de temps pour les réaliser.

Déléguer

Le troisième quadrant de la matrice de priorisation est Délégué.

Ces tâches ne sont pas importantes pour vous mais sont assez urgentes pour les autres. C'est là que le travail d'équipe entre en jeu.

Vous pouvez techniquement effectuer des tâches dans cette catégorie, mais il est logique de les déléguer . Déléguer des tâches vous permettra d'avoir plus de temps pour poursuivre des activités dans vos deux premiers quadrants.

Vous devez également surveiller les tâches que vous avez déléguées. Ce ne sera qu'une pure perte de temps si vous n'avez pas de système de suivi des tâches déléguées.

Éliminer

Le dernier quadrant met en évidence vos tueurs de productivité. Ce sont des tâches qui ne sont pas importantes pour vos objectifs et qui ne sont pas urgentes. La seule façon d'augmenter votre productivité est de les éliminer.

Certains exemples vérifient constamment votre téléphone, regardent des films ou jouent à des jeux vidéo.

Il peut également s'agir de mauvaises habitudes que vous devez identifier et supprimer de votre emploi du temps quotidien et hebdomadaire.

Les personnes qui réussissent ont appris à établir des priorités et à s'en tenir à ce qui est important. Ils ont appris à trouver une meilleure personne pour une tâche ou à éliminer des tâches moins importantes.

Considérons deux personnalités inspirantes qui ont conçu leur système de priorisation.Publicité

Warren Buffet a développé un modèle de priorisation à deux listes pour déterminer quelle tâche mérite sa meilleure attention. L'essentiel est de contourner les choses qui sont importantes et utiles mais qui ne sont pas en tête des priorités.

Mark Ford, conseiller en affaires, spécialiste du marketing, millionnaire autodidacte et auteur a conçu sa stratégie :

Commencez à travailler sur la priorité la plus cruciale, faites une pause, travaillez sur la deuxième tâche la plus importante, faites une pause, puis triez les activités moins importantes et toutes les tâches qu'il a reçues d'autres personnes dans l'après-midi.^[3]

Comment utiliser la matrice de priorisation

L'utilisation de la matrice de priorisation peut être délicate si vous débutez, mais en suivant quelques étapes simples, vous pouvez apprendre à l'utiliser de la meilleure façon possible.

1. Énumérez et classez vos priorités

Mettez en surbrillance toutes les tâches que vous devez effectuer en une journée. Ensuite, classez-lesavec des critères pondérésen fonction de l'urgence et de l'importance.

Identifiez toute activité qui nécessite une action rapide. Je fais référence à une tâche qui, si vous ne la terminez pas ce jour-là, pourrait avoir de graves conséquences. Par exemple, si vous ne soumettez pas votre stratégie de contenu, les autres rédacteurs de contenu ne peuvent pas travailler. Cela signifie que vous devez vérifier les dépendances prioritaires.

2. Définir la valeur

L'étape suivante consiste à examiner l'importance et à évaluer lesquels d'entre eux ont le plus d'impact sur votre entreprise ou votre organisation. En règle générale, vous pouvez vérifier quelles tâches sont prioritaires par rapport aux autres. Par exemple, vous devez répondre aux exigences du client avant de vous occuper de tout travail interne.

Vous pouvez également estimer la valeur en examinant l'impact de la tâche sur les personnes et les clients de l'organisation. En un mot, plus une tâche a d'impact sur les personnes ou l'organisation, plus la priorité est élevée.

3. Éliminez la tâche la plus difficile

La procrastination n'est pas un symptôme de paresse, mais l'évitement l'est. La vérité est que vous éviterez généralement les tâches que vous ne voulez pas faire. L'ancien PDG de Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, a dit un jour qu'il se chargerait de la tâche la plus redoutée dès son arrivée au bureau.

Brian Tracy a appelé ces tâches les grenouilles que vous devez manger. Cela supprimera la peur tenace, qui augmente la pression sur vous lorsque vous reportez les tâches nécessaires^[4]. C'est là que la matrice de priorisation peut vous aider ; manger les grenouilles Do immédiatement.Publicité

Si vous avez besoin d'aide pour surmonter la procrastination, consultez Cet article .

4. Sachez ce qui est important pour vous

Tant que vous êtes dans ce cosmos, vous rencontrerez toujours des choix différents qui peuvent être contradictoires avec vos objectifs. Par exemple, une promotion fantastique qui nécessite des déplacements excessifs vous isolera des relations importantes. Si vous n'êtes pas conscient des priorités, vous pouvez l'accepter, même si votre famille est votre priorité.

Par conséquent, il est logique d'identifier ce qui est important pour vous et de vous préparer à ne pas compromettre ces choses importantes pour un plaisir ou un gain immédiat.

Yogi Berra l'a légendé de cette façon :

Si vous ne connaissez pas votre destination, vous pourriez vous retrouver ailleurs.

5. Établir un temps de travail régulier sans travail

La PDG de YouTube, Susan Wojcicki, a établi une règle de ne pas consulter ses e-mails entre 18h et 21h. Selon un rapport de CNN Business, elle a été la première femme à demander un congé de maternité lorsque Google vient de démarrer. Elle donne la priorité à l'heure du dîner avec sa famille bien qu'elle soit PDG de YouTube^[5].

Est-il possible de réduire le temps pour nos relations et nos intérêts en dehors du travail ?

Bien sûr, et c'est pourquoi vous devez définir votre temps de non-travail. Cette approche vous permettra de renouveler vos niveaux d'énergie pour la prochaine tâche. De plus, vous serez le mieux placé pour vous introspecter car vous n'êtes pas dans votre zone de travail habituelle.

6. Sachez quand arrêter

Vous pouvez parfois réaliser tout ce qui figure sur votre liste. Après avoir priorisé votre charge de travail et évalué vos estimations, supprimez les tâches restantes de votre liste de priorités et concentrez-vous sur vos tâches les plus urgentes et les plus importantes.

Conclusion

Il ne suffit pas de réussir au travail. Assurez-vous de consacrer du temps à votre famille et à une relation importante dans votre vie.Publicité

Commencer et trouver du temps peut être difficile, mais avec un peu de pratique en utilisant la matrice de priorisation, vous constaterez que vous êtes plus productif et mieux en mesure de répartir votre temps entre les choses qui sont importantes pour vous.

Plus de conseils sur la priorisation

• Comment prioriser correctement en 10 minutes et travailler 10 fois plus vite
• Retour à l'essentiel : définir les priorités
• Comment prioriser le travail lorsque tout semble important

Crédit photo en vedette : William Iven via unsplash.com

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