Qu'est-ce que la planification par blocs ? (Et comment cela augmente la productivité)

Qu'est-ce que la planification par blocs ? (Et comment cela augmente la productivité)

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Le 6 août 1991, le monde a changé pour toujours quand Internet est devenu accessible au public. Moins de 30 ans plus tard, nos vies ont été irrémédiablement transformées. Nous pouvons désormais apprendre, explorer et communiquer 24h/24 et 7j/7, ce qui est à la fois étonnant et, comme nous le savons tous, dangereux pour notre productivité[1]. C'est pourquoi la question, Qu'est-ce que la planification par blocs ? est devenu important.

Pour être clair, Internet n'est pas la seule distraction de la vie, et bien que la productivité soit devenue un énorme mot à la mode ces dernières années, c'est simplement une mesure des progrès : faites-vous ce qui compte le plus ? En route activement vers vos objectifs ?



L'auteur Neil Pasricha écrit dans la Harvard Business Review[deux]:



Alors que notre monde devient de plus en plus occupé et que nos téléphones deviennent de plus en plus sonores, la ressource la plus rare pour nous tous devient l'attention et la production créative. Et si vous ne prenez pas le temps de mettre quelque chose de nouveau et de beau dans le monde, alors votre valeur diminue rapidement.

La plupart des entrepreneurs sont profondément liés à ce sentiment. Pasricha a résolu ses propres problèmes de productivité en instituant des jours intouchables qui le protègent des SMS, des appels téléphoniques, des réunions, des alertes ou des rendez-vous de toute nature. Il dit que ces sessions ciblées lui ont permis de produire son travail le plus créatif et le plus gratifiant.

J'adore l'approche de Pasricha, mais ce n'est pas toujours réaliste pour moi. En tant que fondateur et PDG de JotForm, je dois peser sur une variété de décisions quotidiennes, de l'embauche aux feuilles de route des produits en passant par la planification financière. Je soupçonne que d'autres fondateurs ressentent la même chose. Pourtant, je crois au pouvoir du travail ciblé, c'est aussi pourquoi je recommande la planification par blocs.



Table des matières

  1. Qu'est-ce que la planification par blocs ?
  2. Comment utiliser le blocage du temps pour augmenter la productivité
  3. Avantages de la planification par blocs
  4. Dernières pensées
  5. Plus de conseils sur la gestion du temps

Qu'est-ce que la planification par blocs ?

Les entrepreneurs affichent souvent leur multitâche comme un insigne d'honneur. Après tout, commencer une affaire est un bras de fer entre des priorités concurrentes.

Cependant, bien que le multitâche puisse sembler efficace, la recherche montre que le passage d'une tâche à l'autre peut réduire la productivité jusqu'à 40 %. La commutation des tâches laisse ce que le Dr Sophie Leroy appelle des résidus d'attention,[3]ce qui signifie que nous pensons toujours à une activité précédente pendant que nous commençons la suivante[4].Publicité



C'est ici que la planification par blocs peut briller. Qu'est-ce que la planification par blocs, exactement?

Nous nous familiarisons généralement avec le concept de planification par blocs au lycée. Vous avez probablement reçu un horaire avec un certain nombre de cours par jour, tous bloqués en fonction du temps de classe, chaque année scolaire. Il s'agit de l'ordonnancement par blocs de base.

Également appelée blocage de temps, la planification par blocs consiste à allouer de grandes quantités de temps à des tâches connexes. Par exemple, vous pouvez désigner les lundis pour les réunions et les mardis pour la stratégie.Les enseignants utilisent souvent la planification par blocs lors de la création de plans de cours.Il existe de nombreuses approches différentes, auxquelles nous reviendrons sous peu.

Tout d'abord, voici pourquoi c'est important. Les affaires sont essentiellement résolution de problème . Créer des stratégies, écrire du code, développer des produits et toutes les myriades d'activités auxquelles les entrepreneurs s'attaquent exigent une concentration et un minimum de distractions. Ce sont également des tâches intrinsèquement humaines qui ne seront pas facilement remplacées par l'IA, ce qui signifie que votre entreprise dépend de votre capacité à aller en profondeur.

Cal Newport, auteur de Travail en profondeur : les règles du succès dans un monde distrait , a déclaré dans une interview en 2017 :

La concentration est désormais le moteur de cette économie.

Les entrepreneurs utilisent leur esprit pour lancer des idées et créer de la valeur, donc la capacité de se concentrer est presque comme une superpuissance[5].

La planification par blocs peut également vous aider à produire un travail de meilleure qualité en moins de temps. La loi de Parkinson stipule que le travail s'étend de manière à remplir le temps disponible pour son achèvement,[6], c'est pourquoi fixer des limites de temps peut dégonfler une tâche fulgurante.Publicité

Comment utiliser le blocage du temps pour augmenter la productivité

Nous avons tous des rythmes et des responsabilités différents. La personnalisation est la clé d'un blocage du temps réussi, et cela nécessitera quelques essais et erreurs. Voici comment commencer.

Qu'est-ce que le blocage du temps ?

1. Évaluez votre calendrier

Évaluer votre emploi du temps actuel peut être étonnamment difficile car peu d'entre nous peuvent estimer avec précision le temps qu'une tâche nécessite. Si cela vous semble plus facile, faites le suivi de la façon dont vous passez réellement votre temps pendant une semaine complète. Notez chaque activité, même 10 minutes d'e-mail et 15 minutes de défilement sur les réseaux sociaux entre les réunions.

Une fois que vous saurez comment vous avez passé votre temps, il sera plus facile de savoir quoi garder et quoi jeter lorsque vous commencerez à établir votre nouvel emploi du temps.

2. Recherchez des motifs

Après avoir documenté une semaine complète, regroupez les tâches en catégories. Par exemple, vous pouvez inclure les catégories suivantes :

  • Administratif
  • Réunions
  • Travail créatif
  • E-mail
  • Temps personnel.

Vous pouvez également étiqueter les tâches en fonction de ce que vous ressentez en les accomplissant ou de leur influence sur vos niveaux d'énergie sur une échelle de 1 à 10. Faites tout ce qui a du sens pour vous.

3. Organisez vos plages horaires

Expérimentez avec différents modèles de planification de blocs. Par exemple, un matin peut ressembler à ceci :

  • 8h-9h : Répondre aux e-mails
  • 9h-10h : Rédiger la proposition marketing
  • 10h-11h : réfléchir et planifier le projet du client A
  • 11h-12h : Rencontre avec le client A pour discuter des idées

Cependant, vous constaterez peut-être que vous êtes plus créatif immédiatement après votre réveil. Dans ce cas, vous voudriez déplacer le brainstorming et la planification vers un créneau antérieur. S'il est préférable de répondre aux e-mails lorsque vous vous sentez un peu léthargique après le déjeuner, mettez-le là.Publicité

Lisez vos émotions et vos capacités tout au long de la journée pour découvrir ce qui fonctionnera le mieux pour vous.

En fin de compte, l'objectif est d'éviter de changer de vitesse mentale tout au long de la journée, de la semaine et peut-être même du mois. Je me rends compte que ce n'est pas facile, surtout pour les entrepreneurs, mais cela peut être incroyablement précieux.

Passer une journée entière sur des projets que vous n'aimez pas, comme le travail administratif ou les réunions, peut sembler intimidant, mais les bloquer en une seule journée peut rendre le reste de votre semaine infiniment plus productif et plus agréable. Vous êtes libre de relever tous les défis entrepreneuriaux qui vous font couler le sang.

4. Créez des thèmes de jour

Si vous êtes quelqu'un qui doit se concentrer sur beaucoup de choses au cours d'une seule journée ou semaine, vous trouverez peut-être plus avantageux de créer des thèmes pour chaque jour au lieu de bloquer votre journée en tâches individuelles. Par exemple, vous pouvez définir les lundis comme jours de brainstorming/planning, les mardis comme jours administratifs, etc.

Si vous empruntez cet itinéraire, je vous suggère de toujours planifier au moins une journée en famille. Cela vous permettra de consacrer du temps aux personnes importantes de votre vie et de laisser à votre cerveau le temps de se reposer.

Avantages de la planification par blocs

Une fois que vous avez répondu Qu'est-ce que la planification par blocs ? et savoir l'utiliser correctement, vous constaterez que vous bénéficiez de nombreux avantages. En voici quelques-uns.

Procrastination au combat

Si vous avez défini votre emploi du temps et que vous savez que vous ne disposez que d'une heure pour effectuer une tâche particulière, il sera beaucoup plus facile d'éviter de tergiverser.

Pour en savoir plus sur la façon d'arrêter de procrastiner, consultez Cet article .Publicité

Créer des estimations de temps réalistes

Une fois que vous avez travaillé avec le blocage du temps pendant un certain temps, vous saurez quelles activités prennent le plus/le moins de temps. Vous devrez peut-être ajuster votre emploi du temps au cours du premier mois environ pour bien faire les choses, mais soyez patient. Vous continuerez à apprendre à estimer de manière réaliste le temps que prendra une tâche particulière.

Développer plus de concentration et d'attention

Lorsque votre emploi du temps ne laisse pas beaucoup de place pour parcourir les réseaux sociaux ou discuter avec des collègues, vous constaterez que votre cerveau est plus dévoué à prêter attention à la tâche à accomplir. Vous répondrez aux limites que vous vous fixez et vous concentrerez pour faire avancer les choses.

Dernières pensées

La plupart des fondateurs ont soif de liberté. Pourtant, les horaires scolaires, les emplois et les normes sociales nous conditionnent à travailler avec un horaire traditionnel et un état d'esprit réactif. Avant de nous en rendre compte, nous avons recréé un horaire de travail qui remonte au 19ème siècle, même dans nos propres entreprises. La planification par blocs n'est pas seulement un outil pour maximiser la productivité ; c'est une façon de récupérer votre temps[7].

Au cours de mes 14 années chez JotForm, j'ai réalisé que la croissance d'une entreprise signifie faire plus de ce qui a le plus d'impact. Je n'y parviens pas toujours, mais j'essaie de concentrer mon temps et mon énergie là où ça compte, et je sais que s'occuper n'est pas synonyme de productivité.

Si vous ressentez la même chose, essayez le blocage du temps. Partagez vos expériences de planification avec des collègues et des membres de votre famille afin qu'ils comprennent les changements et puissent vous soutenir.

Enfin, ne vous inquiétez pas de bien faire les choses immédiatement. Vous devrez peut-être passer sous le capot de votre calendrier et bricoler un peu. Trouvez ce qui fonctionne pour vous, puis protégez votre nouvel horaire à tout prix.

Plus de conseils sur la gestion du temps

Crédit photo en vedette : William Iven via unsplash.com

Référence

[1] ^ TNW : Il y a 20 ans aujourd'hui, le World Wide Web s'ouvrait au public
[deux] ^ HBR : Pourquoi vous avez besoin d'un jour intouchable chaque semaine
[3] ^ Université de Washington : Les mots du Dr Leroy à propos de ses recherches sur les résidus d'attention
[4] ^ QUELLE: Multitâche : coûts de changement
[5] ^ Michale Hyatt : Comment le travail en profondeur peut changer votre vie pour toujours
[6] ^ BBC : La « loi » qui explique pourquoi vous ne pouvez rien faire
[7] ^ Quartz au travail : La journée de travail de 9 à 17 n'est pas seulement détestée, elle est obsolète

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