Au cours de la semaine dernière, de nombreux articles ont été publiés sur le courrier électronique, d'autant plus que nous approchons du 30e anniversaire du courrier électronique. Ce qui est souvent discuté, ce sont les problèmes que le courrier électronique a créés (ainsi que les problèmes que le courrier électronique a résolus), mais on en a davantage parlé comment nous devons travailler pour apprivoiser l'email afin de résoudre les problèmes qu'il crée.

Mais le problème n'est pas le courrier électronique. Le courrier électronique n'a pas besoin d'être apprivoisé. Le problème, tout simplement, est de savoir comment nous traitons les e-mails l.Publicité

Les particuliers et les entreprises traitent le courrier électronique d'une manière qui va à l'encontre de ce à quoi le courrier électronique devrait être utilisé : pour communiquer sous une forme longue sans utiliser le téléphone. Ce n'est pas un remplacement pour le téléphone, ce n'est pas un moyen d'entrer en contact avec quelqu'un immédiatement. Pourtant, on s'attend à ce que ce soit - ou devrait être .

Les gens semblent penser que puisque vous recevez l'e-mail presque instantanément, vous devez répondre en nature. Mais pour la plupart des gens (il y a des emplois où le travail est gestion des e-mails) la gestion des e-mails est un aspect de leur travail - et un petit aspect à cela. Pourtant, c'est presque l'une des premières choses que nous mentionnons que nous faisons pendant notre journée.

Pensez-y : attendez-vous le postier pendant toutes les heures, ouvrant et fermant la porte pour vérifier le courrier sans arrêt tous les jours ? Bien sûr que non. Ce serait une perte de temps et d'énergie. Vous savez quand le postier arrive (environ), donc si vous attendez quelque chose, vous avez une idée générale de quand il arrivera. Pour cette raison, vous ne restez pas assis à la porte toute la journée à attendre. Vous passez votre journée à faire le travail réel que vous avez en réserve plutôt que de laisser la possibilité d'une livraison importante vous gêner.Publicité

Faites-vous la même chose avec le courrier électronique? Probablement pas.

Au lieu de cela, vous gardez votre application de messagerie ouverte, en attendant que cette alerte de notification imminente arrive afin que vous puissiez vérifier et voir quelle nouvelle chose vient d'être livrée dans votre boîte de réception.

Peut-être que vous ne le faites pas. Vous consultez peut-être vos e-mails 2 à 3 fois par jour, et c'est tout. Peut-être que vous traitez le courrier électronique d'une manière qui vous permet de mieux traiter votre autre travail.Publicité

Peut-être.

Gérez-vous vos tâches depuis votre application de messagerie ? Sauf si vous utilisez quelque chose comme Boîte de réception active ou un module complémentaire similaire, vous utilisez alors un outil de communication comme outil de gestion des tâches. Et ça ne marche pas.

Mettez-vous des Post-It Notes directement (et exclusivement) sur votre téléphone pour vous rappeler des choses à faire ? Vous pouvez le faire pour des éléments nécessitant l'utilisation du téléphone, mais au-delà, j'en doute fortement. Pourtant, nous le faisons avec des applications de messagerie sans même y penser de la même manière.Publicité

L'obstacle à l'utilisation d'une application de gestion des tâches est souvent dû au fait que les gens pensent ou pensent pouvoir utiliser leur application de messagerie pour gérer leurs tâches avec des dossiers, etc. Vous pouvez essayer, mais vous ne serez pas aussi efficace ou efficient. Je vous mets au défi d'utiliser un logiciel distinct (ou, si vous utilisez Outlook, utilisez le composant To Do) pour gérer vos tâches plutôt que d'utiliser votre application de messagerie pour gérer vos tâches. Tenez-vous-en à l'ajustement initial, et je parie que vous verrez votre flux de travail s'améliorer.

Alors, quel est le résultat ?

Quelle que soit l'application ou le service de messagerie que vous utilisez, à moins que vous ne mettiez la discipline et les limites en place lorsqu'il s'agit d'utiliser ce précieux outil de communication , vous le faites mal .Publicité

Alors, quel est le problème des e-mails ? Ce n'est pas la technologie; ce sont les gens qui utilisent la technologie. Et jusqu'à ce que nous réparions cet e-mail apparaîtra toujours… cassé.

(Crédit photo: Beaucoup de signes At via Shutterstock)