Alors que les entreprises dépendent davantage de la technologie, il est urgent de la planifier. Cependant, la planification technologique n'est presque jamais sur la liste des choses à faire d'une petite entreprise ; c'est parce que de nombreux entrepreneurs ne sont pas conscients de l'importance d'un plan technologique ou considèrent le processus fastidieux et chronophage. Cependant, cela ne doit pas nécessairement être le cas, et dans cet article, nous partageons des informations vitales pour vous aider à développer et à mettre en œuvre un plan technologique efficace pour votre petite entreprise.

La planification technologique ne consiste pas seulement à décider du bon moment pour changer les ordinateurs et mettre à jour les logiciels. Cela implique le processus stratégique consistant à déterminer comment votre entreprise peut utiliser la technologie pour améliorer ses objectifs et sa productivité.

1- Évaluer les ressources technologiques de votre entreprise

Avant de commencer le processus de planification, il est important d'évaluer vos ressources technologiques existantes. Vous devrez effectuer une évaluation qui couvre tous les aspects de l'innovation dans votre entreprise. Cela comprendra non seulement la liste de votre équipement physique et de vos logiciels, mais impliquera également d'identifier ce qui fonctionne et si les ressources de votre entreprise répondent aux normes actuelles de votre industrie et de votre efficacité.

2- Gestion

La gestion est primordiale en planification technologique pour une petite entreprise. Un leadership fort motivera l'utilisation de la technologie pour faire avancer la mission de l'entreprise, contribuera à la volonté du personnel d'utiliser de nouveaux équipements et logiciels, contribuera à la crédibilité auprès des investisseurs et minimisera toute réticence de la part des technophobes. Idéalement, le propriétaire de l'entreprise assure un leadership fort, mais il peut également provenir de superviseurs et d'autres gestionnaires.Publicité

3- Équipe de planification

Dans la mesure du possible, la planification technologique doit être une activité d'équipe. L'équipe doit :

• évaluer la technologie existante
• reconnaître les exigences et les préoccupations en matière d'innovation
• préparer un énoncé de vision technologique
• élaborer un budget et un échéancier
• rédiger le plan technologique
• suivre la mise en œuvre du projet
• Garantir l'adhésion des parties prenantes.

Idéalement, l'équipe devrait être composée du propriétaire ou du directeur général (PDG), d'un chef de projet, d'un assistant administratif, d'un comptable et d'un administrateur système ou d'un spécialiste technique. Toutes les petites entreprises n'auront pas suffisamment de ressources humaines pour une équipe aussi élaborée. Néanmoins, il est important d'avoir une certaine représentation des principaux départements opérationnels de l'entreprise pour constituer le groupe de planification.

4- Identifier et hiérarchiser les besoins technologiques

Après avoir examiné l'état actuel de vos ressources technologiques, la prochaine étape pour votre équipe de planification dans le processus de préparation consiste à reconnaître les futurs besoins d'innovation de votre entreprise et à les hiérarchiser. Chaque organisation aura ses exigences mais devrait inclure :

• Achat de nouveaux logiciels et mises à jour
• Personnalisation du logiciel
• Formation du personnel
• Remplacement et mise à niveau des équipements
• Réseaux informatiques
• Développer une présence sur Internet
• Améliorer le marketing en ligne
• Conception ou refonte du site Web de l'entreprise
• Élaborer des politiques pour l'utilisation des ordinateurs et d'autres appareils technologiques
• Mettre en place des systèmes de sauvegarde et des procédures de sécurité
• Remplacement du matériel obsolète
• Employer du personnel technologique approprié

Tout naturellement, au fur et à mesure que vous réfléchissez à vos besoins technologiques, vous générerez une liste plus longue que la portée de votre budget. Par conséquent, la prochaine tâche de votre planification technologique consiste à établir des priorités. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devrez être réaliste quant à ce que vous pouvez réaliser et fixer des délais raisonnables.Publicité

5- Énoncé de vision

Après avoir établi les priorités, il est temps de préparer un énoncé de vision pour votre plan technologique. Commencez par évaluer l'énoncé de mission de votre entreprise. Les considérations clés dans ce processus devraient inclure la façon dont la technologie aidera votre entreprise à remplir sa mission et à améliorer l'efficacité organisationnelle.

6- Budgétisation

La prochaine étape consiste à établir un budget. Cela peut être un défi pour une petite entreprise, mais est essentiel dans la création d'un plan technologique. Une recherche approfondie est essentielle pour déterminer le coût réel de la mise en œuvre des priorités technologiques de l'entreprise. Il est courant pour un propriétaire d'entreprise de laisser de côté des dépenses telles que la perte d'heures de travail pour la formation du personnel, les mises à jour mensuelles des logiciels et d'autres coûts opérationnels qui s'ajoutent au prix d'acquisition.

7- Mise en œuvre

Une autre étape importante de votre plan technologique consiste à établir un calendrier de mise en œuvre. De préférence, vous travaillerez sur une stratégie qui peut être mise en œuvre sur une période et l'équipe doit prendre en compte les éléments suivants :

• Quelles sont les toutes premières choses que vous devrez faire ?
• Combien de temps estimez-vous qu'il faudra pour terminer chacun?
• Une fois que l'entreprise a terminé les plans, quelles sont les prochaines étapes ?

Les échéanciers doivent être polyvalents pour s'adapter à des événements imprévus, mais suffisamment rigides pour maintenir l'élan. Vous voudrez présenter votre échéancier par phases, ce qui vous laissera le temps d'identifier le financement de chaque activité.Publicité

8- Rédaction du plan

Vous avez évalué vos ressources existantes, déterminé et priorisé vos besoins, préparé votre vision technologique, élaboré un budget et établi un calendrier d'exécution. La prochaine étape de la planification technologique est la rédaction du plan. La plupart des travaux de préparation et de brainstorming de l'équipe faciliteront grandement cette étape.

Le plan écrit doit comprendre au moins ces quatre éléments clés :

• Un énoncé de vision technologique
• Une description de la stratégie
• Une chronologie
• Un plan budgétaire

Des plans plus détaillés peuvent consister en :

• Un profil organisationnel
• Un énoncé de mission
• Inventaire des innovations existantes
• Une ventilation des détails associés à la mise en œuvre
• Une analyse des objectifs à long et à court terme

De nombreux propriétaires de petites entreprises feront le travail de préparation nécessaire, organiseront de nombreuses réunions pour discuter d'un plan technologique, mais ne prépareront jamais réellement un document. Avoir un plan technologique écrit fournira un point de référence pour le propriétaire de l'entreprise et le personnel en général.Publicité

9- Financement de la technologie

Avec un peu de chance, les efforts inclus dans la préparation du plan technologique aideront également au financement. C'est pourquoi il est si essentiel que votre énoncé de vision décrive comment la technologie aidera votre organisation à atteindre son objectif.

Bien qu'il existe des entités qui offrent des subventions pour la technologie aux petites entreprises, elles sont souvent submergées de demandes. Par conséquent, il est important d'approcher les bailleurs de fonds et les donateurs qui soutiennent déjà votre mission et d'utiliser votre plan pour démontrer vos objectifs.

Il ne fait aucun doute que la technologie est essentielle à toute petite entreprise et que la croissance dépend de la façon dont l'entreprise peut acquérir et utiliser efficacement la technologie. Les informations ci-dessus sont un bon début pour avancer vers l'élaboration d'un plan technologique dans votre entreprise si vous n'en avez pas déjà un.

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