Combien de temps passez-vous à gérer vos e-mails chaque jour ? Une heure? 30 minutes? Quelques heures? Peut-être une demi-journée ?

Alors que l'email est destiné à faciliter la communication, je soupçonne qu'il devient parfois un outil contre-productif car nous passons tellement de temps à gérer vos e-mails ! Par exemple, pensez à ces exemples :

• Vous continuez parfois à cliquer dans votre boîte de réception, même si vous venez de le vérifier il y a seulement 5 minutes ?
• Passez-vous beaucoup de temps à gérer vos e-mails chaque jour, comme rechercher le courrier passé, trier, organiser et supprimer le vieux courrier ?
• Faites-vous souvent des e-mails votre première priorité plutôt que de faire avancer les choses ?
• Y a-t-il des jours où vous passez plus de temps dans votre boîte de réception qu'à faire un travail correct ?

En fin de compte, le courrier électronique n'est qu'un outil pour vous permettre d'accomplir vos tâches. Voici 11 conseils pour améliorer la gestion de vos e-mails :

1. Traitez votre courrier une fois par jour

Même si je vérifie mon courrier plusieurs fois par jour juste pour être au courant (au cas où il se passe quelque chose de bizarre comme la panne de mon site Web, ou s'il y a une demande urgente), je ne les traite pas tout de suite. Je ne le fais qu'une fois par jour, soit en début de journée, soit le soir.

Prévoyez un créneau horaire quotidien pour traiter vos e-mails. Si vous ne terminez pas dans le créneau horaire, continuez le lendemain. Donnez la priorité aux plus importants et laissez tomber le reste. (Voir #2).

Si vous occupez un poste de travail où vous recevez de nombreux e-mails urgents, vous pouvez toujours mettre cela en pratique. Le but n'est pas de laisser les e-mails envahir votre vie. N'oubliez pas que c'est un outil pour vous aider à faire votre travail et non le travail lui-même.Publicité

2. Donner la priorité à 20 % des e-mails ; Différer les 80%

Tous les e-mails ne sont pas identiques. J'aime le Règle des 80/20 car il s'applique à tous les domaines de notre vie. Y compris les e-mails. La règle des 80/20 est l'idée que 20% des entrées sont responsables de 80% des sorties dans n'importe quelle situation. Par conséquent, pour être efficace, nous devons nous concentrer sur 20% d'entrées qui conduisent à 80% de sorties. De même, nous devrions nous concentrer sur 20 % des e-mails de grande valeur qui conduisent à une sortie maximale.

Mes 20% d'e-mails sont ceux qui me donnent la prochaine percée dans mon travail. Il peut s'agir de demandes médiatiques, de spots d'interview, d'opportunités de réseautage, de prospects, d'opportunités de prise de parole et d'autres choses qui mènent à mes objectifs commerciaux de 20 %. Mes 20 % d'e-mails incluent également des personnes qui ont investi dans mon travail, comme mon 1-1 coacher les clients , des allocutions et des lecteurs qui ont acheté mes cours et mes produits. Last but not least, les correspondances avec mes bons amis tombent également ici. Tout le reste va dans le courrier à 80%.

Pour les 20% d'e-mails, je leur donne une priorité significative. Je leur réponds généralement immédiatement (surtout s'ils respectent la règle des 1 minute au n°9) ; sinon, je les recevrai dans 1 à 3 jours. Pour 80% des mails, je mets plus de temps à répondre, parfois même pas trop de réponse (voir point #4).

3. Avoir un dossier de réponse avant le jour XX

Classez le courrier qui a besoin de votre réponse dans un dossier Répondre avant le XX jour, où XX est le jour de la semaine. Je réserve 3 jours par semaine pour répondre aux e-mails – mardi, jeudi et samedi. De cette façon, je ne suis pas obligé de répondre immédiatement chaque fois que je reçois le courrier. Je le lis, le reconnais mentalement et réfléchis jusqu'à ce qu'il soit temps de répondre (en moyenne 3 à 8 jours à compter de la réception du courrier).

4. Réalisez que vous n'avez pas besoin de répondre à chaque mail

Malgré ce que vous pensez, vous n'avez pas besoin de répondre à tous les mails. Parfois, l'absence de réponse après un certain délai peut également être considérée comme une réponse en soi.

Je reçois un volume élevé de courrier de lecteurs et pendant un certain temps, j'avais l'habitude de répondre à chaque courrier qui arrivait. Cela ne m'a rien fait. Je passerais toute la journée à répondre au courrier et à la fin de la journée, je serais épuisé, incapable de faire un vrai travail. Et il est intéressant de noter que presque tous les courriers auxquels je réponds ne reçoivent jamais de réponse de quelque sorte que ce soit (pas même un accusé de réception ou un merci), même lorsque je poste des questions de suivi pour les aider davantage. Je soupçonne que la moitié du courrier n'est pas lu, et l'autre moitié est du courrier que les gens envoient de manière impulsive et les réponses n'ont pas vraiment d'importance. Quoi qu'il en soit, j'ai réalisé qu'il était beaucoup plus efficace d'utiliser le temps sur des tâches à plus grande valeur, telles que travailler sur des produits de grande valeur et riches en contenu, soutenir mes clients de coaching 1-1, de nouveaux projets et écrire de nouveaux articles.Publicité

Ne vous inquiétez pas trop pour répondre à chaque courrier. Répondez si cela vous aide, mais si les coûts de réponse ne dépassent pas les avantages, cela ne vaut peut-être pas la peine de vous en préoccuper. Laissez faire et les choses s'arrangeront avec le temps.

5. Créez des modèles de réponses si vous envoyez souvent des réponses similaires

Si vous parcourez votre dossier envoyé, vous trouverez probablement une tendance dans les choses auxquelles vous répondez. Le courrier que je reçois sur mon site peut généralement être classé dans l'une des rares catégories (1) commentaires / courrier de remerciement (2) 1-1 coaching (3) demandes de critiques de livres/produits (4) demandes de parole (5) autres . Pour (1) et (2), j'utilise des modèles que j'ai écrits au préalable et que j'utilise dans mes réponses. Au fur et à mesure que je répondrais, je les personnaliserais en conséquence pour répondre aux besoins du courrier d'origine. Cela m'a fait gagner énormément de temps, par rapport au passé où je tapais des e-mails à partir de zéro.

6. Lisez uniquement les e-mails pertinents

Je m'abonne à plusieurs newsletters - comme sur le fitness, l'auto-assistance, les blogs et les affaires, mais je ne lis pas tous les mails qu'ils envoient. Je ne les supprime pas non plus, car je sais qu'ils contiennent des informations précieuses. Au lieu de cela, j'ai configuré gmail pour les archiver automatiquement dans différentes étiquettes (dossiers). Les e-mails de blog sont archivés dans le dossier de blogs, les e-mails de remise en forme sont archivés dans le dossier de santé et de remise en forme, etc. Pour l'instant, j'ai une trentaine de dossiers. Je ne les lis que lorsque je veux obtenir plus d'informations sur le sujet.

Vous n'avez pas besoin de lire chaque e-mail qui vous arrive. Choisissez et sélectionnez ce qui vous intéresse.

7. Structurez vos e-mails en catégories

Les dossiers (ou étiquettes, si vous utilisez gmail) sont là pour vous aider à organiser vos mails.

Tout d'abord, utilisez un système de nommage pertinent pour ce que vous faites. Si vos plus grandes priorités sont maintenant, par exemple, (1) écrire un livre et (2) perdre du poids, alors nommez vos dossiers comme cela.Publicité

Deuxièmement, utilisez la structure hiérarchique. les dossiers de premier niveau sont pour les grandes catégories, et les dossiers de deuxième niveau sont pour les sous-catégories, et ainsi de suite. Par exemple, j'ai Admin comme dossier de premier niveau et Back-Up, Accounting, Accounts, etc. comme dossiers de deuxième niveau. Si besoin est, j'ai des dossiers de troisième niveau pour les segmenter davantage. Gmail dispose d'un module complémentaire qui vous permet d'utiliser différents libellés de niveau (Paramètres > Labos > Libellés imbriqués)

L'utilisation de filtres (#8) pour organiser automatiquement le courrier dans des dossiers fait des merveilles.

8. Utilisez des filtres

Les filtres sont des outils qui vous aident à trier automatiquement le courrier lorsqu'il arrive dans votre courrier. Il y a 2 choses de base requises pour un filtre - (1) Le terme à rechercher (2) Action à appliquer si le terme correspond. À l'heure actuelle, mon gmail dispose d'environ 20 filtres différents configurés pour différentes adresses e-mail, titres de sujet, corps de texte et autres. En fonction de quel filtre il s'agit, le courrier sera automatiquement trié dans un dossier respectif / archivé. Cela minimise la quantité d'actions administratives que je dois faire.

Voici mon didacticiel vidéo expliquant comment j'ai configuré mes filtres de messagerie pour atteindre la boîte de réception zéro : 3 astuces simples pour obtenir une boîte de réception zéro à l'aide de filtres de messagerie [Tutoriel vidéo]

9. Utilisez la règle de 1 minute lorsque vous répondez

Si la réponse prend moins d'une minute, répondez-y immédiatement et archivez-la. Ne le laissez pas reposer dans votre boîte aux lettres pendant des siècles. Il faudra encore plus d'efforts pour le laisser planer dans votre esprit et vous rappeler constamment que vous devez répondre. Assurez-vous simplement de respecter le délai d'une minute lorsque vous répondez afin que cela ne prenne pas plus de temps que nécessaire. Cela m'aide à effacer un gros lot de courrier en peu de temps.

10. Fixez une limite au temps que vous passez dans la boîte de réception

Au-delà de la règle de la minute, limitez le temps global que vous passez dans votre boîte de réception. La prochaine fois que vous vérifierez votre courrier, chronométrez-vous . Voyez combien de temps vous prenez pour traiter, lire, répondre et trier votre courrier. Ensuite, demandez-vous combien de ce temps est bien dépensé. Il y a de fortes chances que la plupart de cela n'ait servi à rien.Publicité

Parfois, vous recevrez des e-mails d'une longueur alarmante. Pour ces e-mails, parcourez, voyez s'il y a quelque chose qui vous concerne, puis traitez-les en conséquence. Répondez si besoin (et utilisez la règle des 1 minutes) ; archivez-le si vous ne prévoyez pas de répondre. Si vous allez répondre, ne ressentez pas le besoin de revenir avec un long courrier simplement parce que la personne a écrit un long courrier. La dernière chose que vous voulez est un échange d'essais par courrier électronique, ce qui vous fera tomber par inadvertance dans un trou noir de courrier électronique. Connectez-vous à votre boîte de réception, faites ce que vous devez faire et sortez juste après cela.

11. (Impitoyablement) Désabonnez-vous des choses que vous ne lisez pas

Au cours de votre navigation sur le Web, vous vous inscrivez probablement à une bonne partie des newsletters et des flux d'actualités dont vous perdez l'intérêt par la suite. Si vous vous retrouvez à supprimer à plusieurs reprises le courrier de vos abonnements, c'est un signe que vous devez simplement vous désabonner immédiatement.

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Article original: 11 conseils simples pour une gestion efficace des e-mails | Excellence personnelle

Crédit photo en vedette : Femme d'affaires dessinant une enveloppe de courrier électronique via shutterstock.com