Lorsque nous travaillons avec des clients en personne pour trier leurs papiers et créer des systèmes pour eux, nous rencontrons toujours le problème de la conservation des reçus.

Aux fins de cet article, nous parlons de reçus personnels pour la gestion de votre ménage. Les entreprises doivent conserver tous les reçus et doivent absolument utiliser un logiciel de gestion financière comme QuickBooks ou Peachtree pour suivre et rapporter les informations.Publicité

Cependant, la plupart des dépenses personnelles sont routinières et non pertinentes, et conserver tous les reçus serait une perte de temps et d'énergie. Avez-vous vraiment besoin d'un reçu pour prouver que vous avez acheté de la gomme avec votre essence ?

Il y a essentiellement 6 raisons pour lesquelles les gens devraient conserver les reçus : Publicité

1. Preuve d'achat pour les garanties : Les reçus pour tout achat important comme des appareils électroménagers, des appareils électroniques ou des bijoux doivent être classés dans vos dossiers de garantie et conservés aussi longtemps que vous possédez l'article. Nous créons généralement des fichiers avec le titre principal Garanties et instructions, puis nous avons des dossiers pour les sous-catégories de Gros électroménagers, Petits électroménagers, Électronique, Ordinateurs et périphériques, etc.

2. Preuve des dépenses importantes : Les reçus de toute dépense importante pour votre voiture doivent être conservés dans un dossier pour ce véhicule, tant que vous en êtes le propriétaire. Les dépenses majeures de rénovation domiciliaire doivent être conservées dans un dossier pour les rénovations et réparations domiciliaires, puis conservées avec vos dossiers fiscaux après la vente de la maison.Publicité

3. Retours ou échanges de marchandises : Si vous pouviez éventuellement retourner un article (ou si vous l'avez offert en cadeau), vous voudrez peut-être conserver le reçu pendant 30 jours ou aussi longtemps que la politique de retour du magasin s'applique (certains ne durent que 14 jours). Après ce point, vous pouvez soit jeter les reçus, soit les classer si vous en avez besoin pour des raisons de garantie. Nous vous recommandons d'avoir un emplacement pour ces types de reçus en attente, comme un emplacement dans une trieuse de lettres ou un dossier d'attente, et de le nettoyer périodiquement lorsqu'il est plein.

4. Remboursements de dépenses : Vous devrez peut-être vous faire rembourser des dépenses de travail effectuées avec des fonds personnels. Tout d'abord, découvrez si votre entreprise peut vous donner une carte de crédit à utiliser pour ces articles à l'avenir afin de simplifier les choses. Vous pourriez également aimer utiliser NeatReçus , une combinaison scanner/logiciel spécialement conçue à cet effet.Publicité

5. Budgétisation et rapprochement : Vous essayez peut-être de comprendre combien vous dépensez dans certaines catégories. La banque en ligne fournissant de plus en plus de données, avez-vous vraiment besoin de tout suivre ? Parfois, nous parlons avec nos clients de ce que j'appelle Accélérer la culpabilité , le sentiment d'insuffisance de ne pas saisir tous les reçus dans un logiciel financier et de tout concilier au centime près. Si vous pensez devoir conserver les reçus pour cette raison, nous vous recommandons d'avoir un simple fichier accordéon extensible de janvier à décembre pour les ranger rapidement et facilement.

6. Déductions fiscales : Si vous allez dire quelque chose à l'IRS, vous devez être prêt à le sauvegarder. Nous vous recommandons d'avoir un dossier d'impôt sur le revenu pour chaque année. Ayez toujours au moins un an de dossier fiscal préparé à l'avance afin d'être prêt lorsque le papier arrivera. Lorsque vous avez un reçu qui sera déductible d'impôt, vous pouvez d'abord y inscrire une note rapide, puis le déposer dans votre dossier fiscal. Les besoins de l'organisation fiscale peuvent varier considérablement selon votre situation, mais la plupart des ménages n'ont pas grand-chose et un seul dossier fera l'affaire.Publicité

En dehors de ces raisons, vous n'avez généralement pas besoin de conserver de reçus, alors libérez-vous et jetez-en dès aujourd'hui !

Lorie Marrero est une organisatrice professionnelle et créatrice de Le régime du fouillis , un programme en ligne innovant et abordable pour l'organisation à domicile. Le site de Lorie aide les membres à perdre du fouillis de leur maison en fournissant un accès en ligne à son équipe d'organisateurs. Lorie écrit quelque chose d'utile, de drôle, d'intéressant et/ou d'incroyablement pratique tous les quelques jours environ en elle Blog de régime de fouillis . Elle vit à Austin, au Texas, où son entreprise fournit des services d'organisation pratiques à ses clients depuis 2000.