Chez Lifehack, nous voulons tous faire les choses plus vite et mieux. Et pour faire les choses plus rapidement et mieux, il faut disposer d'un système de productivité personnelle solide que vous utilisez quotidiennement.

Ce système peut être à peu près tout ce qui vous aide à mener à bien votre montagne de projets ou de tâches, et vous aide à vous rapprocher de vos objectifs dans la vie. Qu'il s'agisse de papier ou de pixels, cela n'a pas vraiment d'importance. Mais, puisque vous lisez Lifehack, je dois supposer que les pixels et les appareils technologiques sont une partie importante de votre flux de travail.

Système de productivité personnelle défini

Un système de productivité personnelle (du moins la définition que cet article utilisera) est un ensemble de flux de travail et d'outils qui permettent à un individu de faire son travail de manière optimale.

Flux de travail peut être la façon dont vous importez et gérez vos photos depuis votre appareil photo, comment vous écrivez et créez des articles de blog, comment vous déployez le code compilé sur un serveur, etc.Publicité

Outils sont des éléments tels que les planificateurs, les gestionnaires de tâches, les calendriers, les environnements de développement, les applications, etc.

Quand l'automatisation est mauvaise

Vous pensez peut-être que plus nous automatisons nos systèmes, plus nous en ferons. C'est principalement le cas, mais il y a un très gros problème lorsqu'il s'agit d'automatiser quoi que ce soit.

L'automatisation est une mauvaise chose pour votre système de productivité personnelle lorsque vous ne comprenez pas intrinsèquement le processus de quelque chose.

Prenons l'exemple de payer vos factures. Cela peut sembler très évident, mais si vous ne pouvez pas vous en tenir à un budget mensuel et que vous avez du mal à trouver l'argent pour effectuer des paiements à temps, alors automatiser le paiement de vos factures chaque mois est totalement inutile et peut être dangereux pour vos finances personnelles.Publicité

Un autre exemple est l'utilisation d'un outil de productivité pour vous dire quelles tâches sont importantes et quoi faire ensuite. Si vous n'avez pas pris du recul et compris comment vos systèmes de productivité doivent fonctionner ensemble, ce type d'automatisation vous empêchera probablement de faire avancer les choses.

Vous ne pouvez automatiser que quelque chose dans votre système de productivité personnel qui a fonctionné pendant un certain temps. Si vous essayez d'automatiser des choses qui ne sont pas déjà bien gérées, vous vous sentirez probablement un peu hors de contrôle et aurez un plus grand sentiment d'accablement.

Une autre chose à retenir est que certaines choses doivent toujours être faites par vous-même, comme répondre aux e-mails importants et communiquer avec les autres. L'automatisation de ces choses peut montrer à vos collègues et collègues que vous ne vous souciez pas assez de communiquer avec vous-même.

Quand l'automatisation est bonne

D'un autre côté, l'automatisation est une excellente chose pour votre système de productivité personnel lorsque vous comprenez le processus de quelque chose et que vous pouvez ensuite automatiquement exécuter les étapes. Lorsque vous savez comment gérer quelque chose efficacement et que vous comprenez le processus étape par étape d'une partie de votre système, c'est probablement le moment idéal pour l'automatiser.Publicité

J'ai introduit plusieurs flux de travail au cours de la dernière année qui m'enlèvent une partie du travail insensé afin que je puisse être plus créatif et ne pas avoir à me soucier des détails de quelque chose.

Sur mon Mac, j'utilise une combinaison de flux de travail Automator, d'extraits de TextExpander et maintenant de raccourcis Keyboard Maestro pour faire des choses comme retoucher automatiquement les photos importées de mon iPhone 4S ou ouvrir toutes les applications et sites Web nécessaires pour une réunion hebdomadaire au premier plan de mon bureau en tapant quelques touches. Une fois que vous vous êtes ouvert à l'automatisation de quelques-uns de vos processus, vous commencez à voir d'autres éléments de votre système qui peuvent bénéficier de l'automatisation.

Encore une fois; rien de tout cela ne fonctionne à moins que vous ne compreniez vos processus et que vous sachiez quels outils vous pouvez utiliser pour les exécuter automatiquement.

Les trois étapes pour déterminer si quelque chose est mûr pour l'automatisation

Si votre flux de travail passe ces trois étapes, alors automatisez-vous, bébé :Publicité

1. Vous pouvez effectuer ce processus pendant votre sommeil et cela ne nécessite pas toute votre attention, voire aucune forme d'attention. Il peut (et a été) géré sous une forme quelconque avant de l'automatiser.
2. Le processus prend du temps.
3. Le processus ne nécessite pas de finesse humaine (c'est-à-dire communiquer et répondre personnellement à quelque chose)

L'automatisation de vos systèmes de productivité personnelle peut être très utile à long terme si vous êtes prudent et attentif à ce que vous faites. Vous devez d'abord comprendre les processus que vous essayez d'automatiser avant de les automatiser. Ne restez pas coincé en pensant que tout et n'importe quoi devrait être automatisé dans votre vie, car cela ne devrait probablement pas être le cas.

Choisissez judicieusement ces processus et vous constaterez que ceux qui vous prennent le plus de temps sont les meilleurs à automatiser. Qu'avez-vous automatisé dans votre système de productivité personnelle ?

Crédit photo en vedette : Bram Naus via unsplash.com