Toutes les réunions ont un but. Certaines réunions sont des séances de brainstorming. D'autres réunions sont des séances de stratégie pour atteindre un objectif particulier. Certaines réunions sont des comptes rendus d'autres réunions encore. Que vous vous réunissiez pour informer vos employés sur les résultats étonnants du troisième trimestre ou pour pratiquer un argumentaire pour un nouveau client, votre réunion se déroulera de manière plus fluide, efficace et productive avec un ordre du jour de réunion méticuleusement conçu.

Dans cet article, vous apprendrez à créer un ordre du jour de réunion efficace et à organiser des réunions productives.

Table des matières

1. L'importance d'un ordre du jour de réunion
2. Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace
3. Modèles d'ordre du jour de réunion
   • Modèle d'ordre du jour #1 - Planification
   • Modèle d'ordre du jour #2 - Informations
   • Modèle d'ordre du jour #3 - Présentation
4. Résultat final
5. Plus de conseils pour organiser des réunions productives

L'importance d'un ordre du jour de réunion

Une réunion sans ordre du jour est comme un road trip sans itinéraire

En tant que professionnel occupé, vous perdez patience lorsque vous sentez que votre temps précieux est perdu. Cela arrive plus souvent que vous ne le pensez. Pour de nombreux cadres, les réunions occupent deux des cinq jours de la semaine de travail.

Raison de plus pour s'assurer que chaque rencontre est essentielle. Demandez d'abord si les sujets ne peuvent pas être traités d'une autre manière - par courrier électronique, peut-être, ou via un appel téléphonique avec les principaux acteurs. Si vous déterminez qu'une réunion en face-à-face est impérative, rédigez un ordre du jour de la réunion pour décrire les points de discussion et attribuez des heures à chaque intervenant.

Vous connaissez la frustration que vous ressentez lorsqu'une réunion a dix minutes de retard alors que tout le monde attend poliment que Susan ait fini de parler de son voyage aux Bermudes ? Les ordres du jour des réunions rappellent en douceur à tous ceux qui sont réunis que le temps est précieux et qu'il faut rester concentré.

Des agendas bien conçus sont inclusifs

La planification d'une réunion du personnel indique aux collègues que leur contribution est nécessaire ou que des affectations doivent être effectuées. Lorsque vous suivez l'invitation à la réunion avec un ordre du jour détaillé, les participants savent qu'ils doivent se préparer. Les travailleurs disent en fait qu'ils aiment participer aux réunions s'il y a un objectif clair et que des informations pertinentes sont partagées.

Les ordres du jour de réunion intelligents sont axés sur les objectifs

Les ordres du jour des réunions définissent tous les sujets à traiter. Choisissez différents orateurs pour chaque sujet et, idéalement, allouez du temps à chaque orateur. S'il s'agit d'une séance de remue-méninges, envisagez un ordre du jour qui répertorie les résultats attendus. Par exemple : Décrivez le plan de développement de notre programme de mentorat ; fixer des délais ; effectuer les affectations du personnel.

Les ordres du jour servent de guide à l'animateur de la réunion, gardent tout le monde en phase et fournissent un format à suivre pour la personne qui rédige le procès-verbal de la réunion.

Comment rédiger un ordre du jour de réunion efficace

Alors, comment allez-vous élaborer cet ordre du jour de la réunion si important ? Appliquez ces 8 conseils utiles :

1. Solliciter des commentaires à l'avance

Vos patrons et collègues seront plus engagés si vous leur demandez leur avis. Obtenir leur adhésion les rendra plus susceptibles d'assister à la réunion et de défendre ses résultats.Publicité

Une semaine avant la réunion, rendez-vous avec certains des acteurs clés de votre entreprise et demandez-leur simplement : Souhaitez-vous inclure quelque chose à l'ordre du jour de la réunion ?

2. Suivez l'étiquette de l'ordre du jour de la réunion

Après avoir rédigé l'ordre du jour, assurez-vous de l'exécuter par votre superviseur, le patron de votre superviseur et chaque personne citée sur l'ordre du jour. Ne jamais inscrire un orateur à l'ordre du jour sans avoir d'abord pris cette précaution. Évitez de lister les travailleurs qui sont hors de la ville ou d'assister à d'autres réunions.

Si l'acteur clé d'une entreprise particulière est absent, demandez à un autre membre du personnel de le remplacer. Par courtoisie, assurez-vous de leur faire savoir à tous les deux que vous avez franchi cette étape.

Une fois que l'ordre du jour de la réunion est approuvé et que les orateurs sont définis, envoyez l'ordre du jour à tous les participants à l'avance par courrier électronique. Prenez soin d'obtenir des RSVP à la réunion. Vous voulez éviter les surprises.

3. Respectez la chronologie

Si vous avez réservé la salle de conférence du bureau pendant une heure, c'est la durée la plus longue de votre réunion.

Dans certaines entreprises, d'autres groupes auront réservé la salle de conférence directement après le départ de votre groupe. Alors idéalement, rédigez l'ordre du jour de votre réunion de manière à ce que votre équipe ait quitté la salle au moins cinq minutes avant le début de la prochaine réunion.

4. Trouver un principe d'organisation pour l'ordre du jour de la réunion

Rationalisez votre agenda afin que les participants repartent avec une idée claire des résultats. Vous voudrez peut-être établir des priorités en énumérant les projets les plus importants qui doivent être discutés en premier.

Parfois, il est judicieux d'organiser ces projets en fonction de leurs échéances. D'autres fois, il est logique de répertorier ces projets en fonction de leur importance pour l'entreprise.

5. Tenir compte du nombre de personnes qui devraient signaler

Cinq minutes de temps ininterrompu sont souvent assez longs pour une mise à jour sur une réunion particulière. Ce sont les interruptions qui rajoutent du temps !

Si votre vice-président senior du marketing a tendance à s'énerver ou à dévier de la bonne voie lorsqu'il est interrompu, envisagez un ordre du jour de la réunion qui laisse les questions et réponses pendant les dix dernières minutes de la réunion. Ensuite, assurez-vous de l'appliquer. Vous pouvez interrompre doucement l'interrupteur et dire : Comme vous le savez, Paul, nous avons laissé du temps à la fin pour les questions. Pour le moment, laissons Rick terminer sa mise à jour.Publicité

6. Faites attention à l'ordre des orateurs

Dans certaines entreprises, la direction générale parle en premier. Dans d'autres entreprises, les associés juniors le font. Lorsque vous déterminez l'ordre des orateurs, assurez-vous qu'il correspond à la culture de votre entreprise.

Cela dit, n'incluez jamais personne à l'ordre du jour de la réunion qui n'a pas besoin de faire un rapport. Cela ne fera que prolonger la réunion. Lors de la liste des conférenciers à l'ordre du jour, décider d'inclure leurs titres dépendra à nouveau de la culture de votre entreprise.

Dans un environnement plus décontracté, vous pouvez simplement lister les prénoms. Dans un environnement plus formel, vous pouvez lister les noms et prénoms et inclure les titres.

7. Formatez les ordres du jour des réunions de la même manière

L'ordre du jour de la réunion doit être rédigé sur le papier à en-tête de l'organisation ou, au minimum, inclure le logo de l'entreprise. Placez le titre de la réunion et la date en haut de l'ordre du jour, ainsi que l'heure de début et de fin prévue de la réunion.

L'ordre du jour d'une réunion doit être sous forme de plan dans une taille de caractères lisible. Trouvez un design épuré pour l'ordre du jour et utilisez-le à chaque fois pour plus de cohérence. La police doit être facile à lire, comme Times New Roman ou Geneva ou Arial. Si un modèle existe déjà pour les ordres du jour des réunions, utilisez-le simplement. S'il n'en existe pas, créez-en un. (Voir la section suivante)

8. Inclure une liste des documents nécessaires pour la réunion

Souvent, lors d'une réunion, le groupe sera invité à réagir à un rapport ou à une proposition, et il est utile de lister ces documents au bas de l'ordre du jour.

De plus, cela vous fera gagner du temps si vous envoyez les documents ensemble avant la réunion afin que toutes les personnes présentes aient le temps de les examiner.

Si des ordinateurs portables sont nécessaires, assurez-vous d'en informer les participants à l'avance.

Modèles d'ordre du jour de réunion

Tant qu'il y a eu des réunions, il y a eu des ordres du jour. Il y a donc de fortes chances que quelqu'un dans votre entreprise connaisse un modèle d'ordre du jour de réunion propre et facile à lire que vous pouvez utiliser. Mais dans le cas contraire, considérez l'un d'entre eux :

Modèle d'ordre du jour #1 – Planification

Ordre du jour de la réunion de planification du programme de mentorat

Lieu : Salle de conférence au premier étagePublicité

Date : 18 novembre 2019

Heure : 13 h - 14 h 30 ET

L 'agenda

1. Contexte de l'objectif d'un programme de mentorat, Cheryl Smith, directrice, Ressources humaines (13 h à 13 h 15)
   • une. Preuves concernant l'engagement des employés
   • b. Besoin de préparer les étoiles montantes
2. Recrutement de mentors/mentorés, Max Marcus, directeur associé, RH (13 h 15-13 h 35)
   • une. Autres modèles d'entreprise
   • b. Critères de remue-méninges
3. Exigences du programme de mentorat, Seth Walsh, stagiaire en ressources humaines (13 h 35-13 h 55)
   • une. Avantages et inconvénients des réunions de mentorat structurées
   • b. Exigences de remue-méninges
4. Mise en œuvre, Cheryl Smith (13 h 55-14 h 20)
   • une. Délai accordé aux chefs de service pour identifier les participants
   • b. Déploiement du programme pilote
     • je. 1ère session de formation des participants
     • ii. déploiement du programme pilote
     • iii. débriefings trimestriels
   • c. Évaluation du programme
5. Prochaines étapes, Max Marcus (14h20-14h25)

Modèle d'ordre du jour #2 – Informations

Ordre du jour de la réunion WXYZ

Objectif : créer une liste viable d'entreprises à appeler à froid

Responsable de la réunion : Mary Starsky

Date : 20 novembre 2019

Lieu : Salle de conférence B du 16e étage

Heure: 16h-17h HE

Numéro/Code d'appel

Points de l'ordre du jourPublicité

Présentations 16h-16h05

1. John Smith—présentateur 16h05-16h20 Entreprises contactées
2. Marianne Legit—Animatrice 16h20-16h35 Prospects potentiels
3. Sylvia Stretch — Présentatrice 16 h 35-16 h 55 Nouvelles techniques de démarchage
4. Q&R [Uniquement si temps]

Préparation à la réunion

• Veuillez lire : [Listez et joignez les documents]
• Veuillez apporter : [c.-à-d. Ordinateur portable, suggestions, fournitures]

Modèle d'ordre du jour #3 – Présentation

Ordre du jour de l'entreprise ZZZ

Date/Heure de début et de fin : 21 novembre 2019 ; 9 h HE-10 h HE

Lieu : Cafétéria, 12e étage

Réunion convoquée par : Steve Parks

1. Accueil/Introduction – [Steve Parks, 9h-9h10]
2. Présentation de la nouvelle gamme de produits – [Paul Aria, 9 h 10-9 h 20]
3. Manifestations – [Claire Ringis, 9h30-9h40]
   • une. Dentifrice blanchissant
   • b. Dentifrice qui renforce les gencives
   • c. Dentifrice qui combat la plaque
4. Marketing des produits - [Steve Parks, 9h40-9h50]
5. Discussion et questions-réponses [9 h 50-9 h 55]
6. Prochaines étapes – [À distribuer après la réunion]

Résultat final

Lorsque vous rédigez l'ordre du jour de la réunion, vous contrôlez la réunion

Votre objectif devrait être d'organiser une réunion serrée. Un agenda intelligent vous aidera à le faire. Laissez suffisamment de temps pour la discussion, mais pas trop de temps. Assurez-vous également de commencer vos réunions à l'heure.

Lorsque vous prenez en charge l'élaboration de l'ordre du jour de la réunion, vous indiquez les mesures à prendre. Votre capacité à rédiger un ordre du jour de réunion efficace augmentera à la fois la productivité des réunions et du suivi. Ce sont deux exploits extraordinaires.

Organisez les réunions les plus serrées dans votre entreprise et les performances de votre équipe s'envoleront.

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