Si vous visitez régulièrement Lifehack, je suis sûr que vous avez remarqué la série Getting Things Done qui a été présentée ici récemment. Au cours des dernières semaines, j'ai discuté de la méthodologie elle-même et de la manière de l'utiliser dans vos efforts quotidiens (à la fois professionnels et personnels).

Ce que je n'ai pas fait, cependant, c'est de vous orienter vers des outils spécifiques que vous pouvez utiliser pour vous faciliter la vie GTD. Eh bien, c'est exactement ce que je vais faire aujourd'hui.

Permettez-moi de vous rappeler qu'il y a 7 éléments principaux de GTD : liste de projets, liste des tâches suivantes, liste future/peut-être, calendrier, liste d'attente, fichiers de ressources et l'élément intangible – la confiance.

Chacun d'eux peut être manipulé à l'aide des outils les plus simples possibles – un stylo et du papier. Mais puisque nous vivons au 21e siècle, ce n'est probablement pas le moyen le plus efficace pour certaines personnes.

Ce qui suit est une liste d'excellents outils qui sont compatibles avec GTD dès le départ, ou peuvent être facilement ajustés pour s'adapter à la méthode de travail de GTD.

Votre boîte de réception

Comme je l'ai dit dans l'un des articles de la série GTD (Votre graphique d'activité quotidien), la plupart des gens commencent généralement leur travail dans leur boîte de réception.

Ces boîtes de réception ne doivent pas nécessairement être de véritables boîtes de réception (e-mail ou boîtes aux lettres traditionnelles). Comme défini dans GTD, une boîte de réception est simplement l'endroit où toutes les choses entrantes atterrissent. Cela nous donne de nombreuses possibilités concernant les outils ou logiciels que nous souhaitons utiliser pour nos boîtes de réception.

Certains outils et logiciels qui ont tendance à fonctionner le mieux sont :Publicité

1. Chaque logiciel de messagerie

C'est évident, mais les solutions les plus simples sont souvent les meilleures. Votre logiciel de messagerie (peu importe ce que vous utilisez) est parfaitement configuré pour être utilisé comme boîte de réception pour certaines choses entrantes parce que… eh bien, il contient simplement une boîte de réception - et chaque e-mail que vous recevez attend que vous le lisiez. .

Une chose importante à retenir, cependant, est que lorsque vous traitez de nouveaux e-mails, vous devez prendre des mesures immédiatement.

Mais que faire lorsque vous rencontrez une nouvelle demande qui n'a pas été envoyée par e-mail ? C'est là que d'autres outils entrent en jeu.

2. Souvenez-vous du lait

Souviens-toi du lait(ou RTM) est un excellent outil et il a beaucoup plus d'applications GTD que de simplement agir comme une boîte de réception.

Tout d'abord, RTM est essentiellement une application de liste de tâches. Il est disponible en ligne (pour tous les systèmes d'exploitation) et propose également de nombreuses versions pour d'autres plates-formes (iPhone, iPad, Android).

Cependant, l'appeler simplement une application de liste de tâches est un euphémisme. Il peut être utilisé pour tout type d'activité où des listes de choses sont utiles.

Par exemple, puisqu'il existe une version iPhone, vous pouvez l'utiliser comme liste de courses lorsque vous faites vos courses ou comme simple bloc-notes que vous pouvez utiliser en déplacement afin qu'aucune idée brillante ne vous échappe. Ou vous pouvez l'utiliser comme boîte de réception supplémentaire. Chaque fois que vous tombez sur une nouvelle demande qui n'a pas été envoyée par e-mail, vous pouvez la mettre dans une liste distincte dans RTM (de préférence une boîte de réception nommée).Publicité

Pour en revenir à RTM lui-même. L'outil est très simple d'utilisation. Il prend en charge plusieurs listes, quatre niveaux de priorités, des balises, de nombreux Raccourcis clavier (ils rendent le travail avec RTM ultra-rapide une fois que vous les maîtrisez), les flux RSS, les flux iCal, les rappels, etc.

Liste des projets

Souvent, la liste de projets est un morceau assez vaste de l'immobilier GTD… pour ainsi dire. Il doit être parfaitement organisé pour que chaque projet soit facile à comprendre et à travailler.

Pour moi, il n'y a qu'une seule façon de le faire correctement - en utilisant des cartes mentales.

Juste pour vous rappeler (avec l'aimable autorisation de Wikipédia), un la carte mentale est un diagramme utilisé pour représenter des mots, des idées, des tâches ou d'autres éléments liés et organisés autour d'un mot-clé ou d'une idée centrale. Ou en anglais simple - c'est la meilleure façon de donner à vos pensées une forme physique (dans ce cas, créer une représentation numérique de vos pensées).

La plupart des projets ne sont que semi-organisés autour de nombreuses idées différentes qui ont du sens toutes ensemble, mais sont difficiles à intégrer dans une liste ou un document texte traditionnel. Les cartes mentales, cependant, peuvent exceptionnellement bien gérer une telle situation. C'est pourquoi les cartes mentales sont parfaites pour gérer votre liste de projets.

3. Esprit Libre

Lorsqu'il s'agit de cartographier l'esprit numériquement (sur ordinateur), il existe de nombreux outils qui peuvent le rendre possible. Néanmoins, il y en a un qui vaut vraiment le détour. C'est appelé Esprit libre .

Le nom donne un bon indice que l'outil est gratuit - et c'est une bonne chose. Mais il y a plus de bonnes nouvelles - il existe des versions disponibles pour les plates-formes et les systèmes d'exploitation les plus populaires. Non seulement cela, mais vous pouvez également télécharger des binaires (FreeMind est un véritable projet open source).

Mais la meilleure nouvelle de toutes est la suivante : FreeMind est l'outil le plus facile à utiliser, le plus rapide et le plus petit (en termes de mémoire et d'espace disque utilisé) disponible. En substance, c'est le meilleur outil de cartographie mentale disponible.Publicité

( Si vous préférez les outils en ligne au traitement des fichiers locaux sur votre ordinateur, vous pouvez consulter MindMeister . Ça a l'air assez impressionnant aussi. Il fournit toutes les fonctionnalités importantes pour la cartographie conceptuelle et contient de nombreux éléments supplémentaires, tels que la possibilité d'inclure des pièces jointes, des images, des PDF et d'autres fichiers. Mais ce n'est pas gratuit. Le plan le moins cher disponible est de 4,99 $ par mois.)

Liste des tâches suivantes, liste future/peut-être, liste d'attente

Vos listes, avec la liste des tâches suivantes en tête, sont celles où vous passez la plupart de votre temps lorsque vous travaillez avec GTD. Par conséquent, ils doivent être facilement accessibles et faciles à utiliser. Pouvoir y accéder en ligne à partir de chaque ordinateur et système d'exploitation est également une bonne chose.

C'est ici que Souviens-toi du lait entre en jeu encore une fois. J'ai décrit RTM en détail plus tôt dans cet article, donc je suis sûr que vous voyez sa valeur lorsqu'il s'agit de travailler avec toutes sortes de listes.

Un avantage supplémentaire d'utiliser un seul outil pour toutes vos listes est que vous n'avez pas à jouer avec des myriades de noms de connexion et de fichiers locaux différents. Le moyen le plus efficace est de toujours se concentrer sur un nombre minimum d'outils et de les intégrer à vos habitudes de travail.

Calendrier

C’est simple, et je suis sûr que vous pouvez le voir venir…

4. Google Agenda

Je ne pense pas avoir à te convaincre pourquoi Google Agenda est super. Je suis sûr que vous vous êtes déjà inscrit pour cela (ou pour un outil/une solution similaire).

Les caractéristiques les plus importantes d'un outil de calendrier GTD sont :

• Disponible depuis n'importe quel ordinateur (avec accès Internet)
• Prend en charge les rappels
• Prend en charge plusieurs calendriers pour un seul utilisateur
• Prend en charge le partage d'événements avec d'autres utilisateurs
• Prend en charge les événements en cours

Et Google Agenda les couvre tous. En outre, de nombreuses applications sont disponibles pour chaque plate-forme mobile.Publicité

Fichiers de ressources/de référence

La seule difficulté avec les fichiers de ressources est qu'ils doivent être assez bien organisés, accessibles et de préférence disponibles à partir de n'importe quel ordinateur ayant accès à Internet.

Cela peut être fait en mettant en œuvre deux choses.

1. Tout d'abord, créez un répertoire/dossier quelque part sur le disque dur de votre ordinateur. Ce répertoire contiendra toutes vos ressources – des éléments qui pourraient vous être utiles comme référence lorsque vous travaillez sur vos projets. C'est votre travail de bien organiser ce répertoire et de le rendre aussi facile à saisir que possible.
2. Ensuite, connectez-le à Dropbox.

5. Boîte de dépôt

Boîte de dépôt est un outil qui vous permet de synchroniser vos données entre plusieurs appareils que vous utilisez, mais il est également idéal pour accéder à votre contenu en ligne directement via le site Web de Dropbox.

Tout cela le rend parfait pour agir comme une base de fichiers de référence GTD. Non seulement vous pouvez synchroniser vos fichiers sur chaque machine que vous utilisez, mais vous obtenez également une sauvegarde en ligne afin que vous puissiez cesser de vous inquiéter de la disparition de vos fichiers du jour au lendemain après un dysfonctionnement du disque dur.

Si vous utilisez simplement Dropbox pour stocker les données les plus essentielles, vous pouvez utiliser leur forfait gratuit (jusqu'à 2 Go d'espace disque disponible, bien que vous puissiez obtenir de l'espace en invitant d'autres personnes au service). Plus tard, vous pouvez facilement mettre à niveau votre compte vers Déc 50 , où vous obtenez 50 Go pour un paiement modeste de 9,99 $ par mois.

Conclusion

Comme vous pouvez le voir, vous n'avez besoin que de 5 outils pour implémenter pleinement GTD dans votre vie. (Au fait, chaque logiciel de messagerie compte pour un.) Et c'est bien parce que moins vous utilisez d'outils, plus il est facile de garder votre jeu ensemble et de les faire fonctionner pour vous. Si vous commencez à utiliser trop d'outils, ils deviennent un fardeau au lieu d'un booster d'efficacité et de productivité.

Quels outils utilisez-vous dans le cadre de votre démarche GTD ? Veuillez les partager dans les commentaires ci-dessous.

(Crédit photo: Ensemble sale d'outils à main via Shutterstock) Publicité