Quelle que soit votre activité, il y a de fortes chances que vous passiez au moins un certain temps en rendez-vous. Vos rendez-vous peuvent être des réunions de grand groupe, des tête-à-tête ou même des entretiens d'embauche. Vous pouvez même ignorer l'aspect face à face de la réunion et prendre des conférences téléphoniques ou utiliser Skype. Quel que soit le type de réunion que vous avez programmé, ces conseils peuvent vous aider à améliorer vos compétences en matière de prise de rendez-vous.

1. Établissez les ordres du jour à l'avance. Savoir ce que vous prévoyez d'accomplir lors d'une réunion peut vous aider à décider combien de temps vous prévoyez de rester à ce rendez-vous, en supposant que vous puissiez respecter votre agenda. Il peut être difficile d'amener les autres à rester sur la bonne voie, mais personne ne veut vraiment passer toute la journée à un seul rendez-vous. De plus, remplir un ordre du jour convenu est vraiment le seul moyen d'être sûr de la fin de votre réunion.
2. Proposez des options d'heure et de date pour les rendez-vous. Plutôt que de faire de longs allers-retours, par téléphone ou par e-mail, choisissez deux ou trois heures de rendez-vous qui vous conviennent et présentez-les à l'autre moitié de votre rendez-vous. Si vous traitez avec un groupe plus important, il est presque garanti qu'au moins une option ne fonctionnera pas pour quelqu'un, et avoir plusieurs options est un moyen beaucoup plus rapide d'atteindre un consensus.
3. Évitez les applications logicielles sophistiquées. Bien qu'il existe des logiciels de prise de rendez-vous très élégants, essayez d'éviter d'utiliser quelque chose qui sort de l'ordinaire. L'exception à cette règle est les fêtes ou les très grandes réunions. En général, l'utilisation de ces applications prend plus de temps qu'elles n'en valent la peine - il y a une courbe d'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs, et devoir visiter un site pour répondre peut prendre le double du temps de réponse à un e-mail. Cependant, lorsque vous essayez de coordonner de grands groupes de personnes, l'utilisation d'une application peut fournir un emplacement central plutôt que d'envoyer d'énormes lots d'e-mails.
4. Assurez-vous que vous avez vraiment besoin d'une réunion. De nombreux rendez-vous sont fixés pour des choses simples comme la remise d'un document pour approbation. À moins que ce document ne soit suffisamment court pour être complètement examiné au cours de la réunion, il peut être plus intéressant de déposer le document et de revenir plus tard pour répondre aux questions et gérer le processus d'approbation. Avant de prendre votre rendez-vous, réfléchissez à la possibilité de traiter le problème plus rapidement.
5. Minimiser le temps de trajet. L'une des raisons pour lesquelles les rendez-vous prennent tant de temps dans nos calendriers est la nécessité de voyager. Nous devons nous rendre dans les bureaux des clients, les cafés ou partout où diable nous nous rencontrons. Nous pouvons minimiser cet engagement en suggérant de nous rencontrer dans nos propres locaux, de nous rencontrer à mi-chemin ou de sauter complètement les réunions en personne. Des options telles que les appels téléphoniques ou la vidéoconférence peuvent souvent répondre à toutes les exigences du rendez-vous pour lequel vous alliez conduire à travers la ville.
6. Prévoyez du temps pour la préparation et le débriefing. Lorsque vous fixez votre rendez-vous, réfléchissez à ce que vous devrez peut-être faire pour vous y préparer - passez en revue un rapport, préparez une présentation ou repassez votre chemise - et prévoyez du temps pour chacune de ces activités avant votre rendez-vous réel. Il vaut également la peine de planifier une séance de préparation de quinze minutes juste avant votre rendez-vous pour les détails de dernière minute. Idem pour la suite : vous pouvez avoir certaines tâches de suivi à gérer après votre réunion. Planifier au moins quelques minutes après un rendez-vous garantit que vous aurez le temps de vous assurer que vos notes sont complètes et que toute sorte d'action supplémentaire figure au moins dans votre calendrier (si vous ne pouvez pas le faire alors).
7. Séparez les rendez-vous personnels et professionnels. Beaucoup d'entre nous essaient de charger tous nos rendez-vous hors du bureau en une seule journée. Ignorant le problème de ce qui se passe si un seul est en retard, vous avez le problème d'essayer de changer de vitesse entre la présentation que vous venez de faire à un client et le coup que le médecin attend de vous donner. Ce genre de changement mental ne peut que rendre plus difficile la gestion de vos rendez-vous ultérieurs. Essayez de planifier vos rendez-vous personnels et professionnels à des jours différents.
8. Gardez vos agendas à jour. Si vous n'êtes pas la seule personne à planifier vos rendez-vous, il est essentiel de tenir les autres au courant. Sinon, votre partenaire pourrait vous attendre à un dîner de famille au moment où vous terminez un projet majeur. J'aime les calendriers partagés, tels que Google Calendar pour cette raison, mais il existe des moyens de partager à peu près tous les types de calendrier, si vous dépendez de votre propre système. Les planificateurs de rendez-vous peuvent inclure votre responsable, votre partenaire, un assistant administratif (le vôtre ou les services) et une foule d'autres personnes.
9. Limitez les invités. Vous n'aurez peut-être pas besoin de toute l'entreprise pour un rapport d'avancement. Au lieu de cela, décidez qui doit réellement participer à votre rendez-vous – vous pouvez toujours envoyer un e-mail en masse plus tard si les gens se sentent exclus. J'ai déjà été dans des situations où les hauts responsables se sentaient laissés de côté si vous ne les ameniez pas à chaque rendez-vous que vous organisiez. Le meilleur pari semble être de présenter la réunion comme quelque chose qui ne serait pas une utilisation précieuse de leur temps.
10. Confirmez tout ! Confirmez quand et où se tient la réunion, ce que l'ordre du jour couvre, même comment s'y rendre. Tout ce dont vous avez vraiment besoin est un bref e-mail un jour ou deux avant le rendez-vous qui décrit le rendez-vous et demande un simple oui en réponse si tout est correct.