La gestion du temps est la compétence qui débloque toutes les autres compétences. De plus, si vous voulez mieux avancer, la gestion du temps vous aidera. Si vous voulez un meilleur équilibre travail ou vie privée, la gestion du temps est la solution. Si vous voulez vous sentir moins submergé et plus en contrôle, mieux gérer votre temps est la solution. Au cœur d'une gestion du temps plus efficace se trouve un système de gestion du temps et un ensemble de listes le supportant. Ces modèles de gestion du temps peuvent vous aider à créer ces listes.

Si votre meilleur ami utilisait votre système de gestion du temps, que dirait-il ?

En lisant cet article, vous tomberez probablement dans l'un des 3 groupes ;

• Ceux dans le déni - 'Je suis tellement occupé qu'il n'y a aucun moyen pour moi d'avoir le temps d'améliorer ma gestion du temps.'
• Ceux dans l'ignorance - 'Mon système de gestion du temps fonctionne bien depuis 15 ans.'
• Ceux dans le besoin - 'Si cela peut aider, je vais essayer car je suis sûr que je peux apporter des améliorations.'

Faisant appel au groupe « Ceux dans le besoin », ces modèles de gestion du temps vous aideront. Ils sont simples, pratiques et vous pouvez les utiliser immédiatement. Si vous aviez eu le temps, vous auriez créé des modèles similaires. C'est dur quand on est dans les tranchées.

Ma passion est d'aider les autres et étant un étudiant passionné et formateur en gestion du temps depuis 14 ans, je voulais partager une partie de ce que j'avais appris. Appris à la dure pour que vous n'en ayez pas besoin.

Comment utiliser chacun des 14 modèles de gestion du temps

Les modèles sont conçus en fonction de la façon dont ils doivent être utilisés. Le premier est le plus dur, Domaines de résultats clés (KRA) et puis ils deviennent progressivement plus faciles. Par exemple, la « liste des tâches quotidiennes », la « liste des projets » et l'« évaluation hebdomadaire ».

1. Domaines de résultats clés Modèle de gestion du temps

Imaginez l'équipe de football que vous soutenez, ou si vous n'en avez pas, une équipe qu'un ami soutient, ou juste une dont vous avez entendu parler. Le mien est Oxford United (Cue l'abus doux!). Le KPI (Key Performance Indicator) d'Oxford United est susceptible de remporter la ligue. C'est un objectif d'équipe que chacun dans l'équipe vise à atteindre. Cet objectif n'est pas pour un individu. Oxford United pourrait gagner la ligue, mais est-ce que chaque joueur « a fait son poids » ? C'est là que les KRA sont importants. UNE Zone de résultat clé (KRA) est une cible individuelle. L'idée est que si chaque personne travaille pour atteindre son KRA, l'équipe devrait atteindre son KPI. Pour en revenir à notre équipe de football, le KRA du gardien de but pourrait être une «feuille blanche». Le KRA du Striker doit marquer un but par match et le KRA du Defender doit gagner 80% de ses tacles. Quel est votre KRA ?

Action: Complétez votre KRA en utilisant le modèle de gestion du temps n ° 1 afin que vous compreniez maintenant pourquoi vous êtes sur la liste de paie - KRA. Publicité

2. Liste de tâches quotidiennes Modèle de gestion du temps

Ce modèle de gestion du temps est le plus simple à comprendre car il nécessite simplement une liste de ce que vous allez faire chaque jour. Le défi est que beaucoup de gens écrivent une liste de choses à faire en continu et non une liste de choses à faire pour chaque jour. Avoir une liste de choses à faire chaque jour concentre l'esprit. Si vous n'avez pas de liste de choses à faire chaque jour, deux choses ont tendance à se produire. Premièrement, vous serez coincé dans votre boîte de réception parce que cela nous fait penser que nous travaillons dur et donc « occupés ». Deuxièmement, quelqu'un d'autre remplira votre journée de tâches si vous n'avez pas choisi les tâches vous-même. Ces tâches peuvent prendre la forme d'e-mails, d'une demande du patron ou d'actions que vous recevez lors d'une réunion. « Ayez un plan chaque jour ou quelqu'un en aura un pour vous ». Une liste de tâches quotidiennes est la base de tout système de gestion du temps. Utilisez ce modèle chaque jour.

Action: Complétez une liste de ce que vous ferez demain à l'aide du modèle de gestion du temps n° 2 afin d'avoir votre plan - La liste des tâches quotidiennes.

3. Liste des projets Modèle de gestion du temps

Très peu de gens ont une liste de projets « vivants et respirants ». Certains en ont un, mais il a été écrit une fois et n'a pas été mis à jour depuis. Une liste de projets est un moyen de savoir ce qu'est le gros truc. Ces choses qui auront le plus grand impact positif sur nos KRA. C'est le lien entre la liste des tâches quotidiennes et la raison pour laquelle vous êtes sur la liste de paie, qui sont les domaines de résultats clés. En ayant une liste de projets, vous avez la transparence des choses importantes et importantes. La recherche nous dit que chaque personne a entre 50 et 70 projets en cours à tout moment (domicile et travail). Ce modèle demande juste 14.

Action: Complétez une liste de projets sur lesquels vous travaillez en utilisant le modèle de gestion du temps n°3 pour garder une trace des « gros trucs » : la liste des projets.

4. Actions de réunion Modèle de gestion du temps

Les réunions sont le mal nécessaire de tout travailleur du savoir. Nous ne pouvons pas nous en éloigner. Ils semblent être là où les heures sont perdues et rien n'est accompli. L'une des principales raisons à cela est que les actions ne sont pas capturées ou ne sont pas suffisamment capturées pour que quelque chose de substantiel se produise. Bien sûr, atteindre les objectifs, les bons participants, la concentration, etc., sont aussi des raisons valables. Ce modèle commence par la capture des actions. C'est parce qu'en ayant des actions claires capturées, les gens n'auront pas la possibilité de se tortiller en disant: 'Je pensais qu'il faisait ça', 'Ou que signifiait cette action?' La réunion il y a 2 semaines ».

Action: Complétez le modèle de gestion du temps n°4 afin d'augmenter la probabilité que les actions soient terminées - Actions de réunion.

5. En attente de liste Modèle de gestion du temps

Vous déléguez aux gens. Les gens ci-dessus. Les gens ci-dessous. Les gens sur le côté. Comment gardez-vous une trace de qui vous avez demandé de faire quoi et quand ? Une liste d'attente vous aide à garder une trace. Ce modèle fournit un endroit pour garer ce que vous avez demandé de faire afin que vous ne continuiez pas à harceler la personne et qu'elle sache clairement quand vous vouliez que la tâche soit terminée. Et pour que, bien sûr, vous n'oubliiez pas. La clé d'une liste d'attente réussie est de l'évaluer. Cela peut être tous les jours alors qu'il s'agit d'une nouvelle pièce dans votre système de gestion du temps. « Plus loin sur la route », ce n'est peut-être qu'au début et à la fin de la semaine, à mesure que vous vous sentez à l'aise avec ce modèle.Publicité

Action: Remplissez une liste d'attente à l'aide du modèle de gestion du temps n° 5 afin de contrôler ce que vous avez délégué : la liste d'attente.

6. Liste des distractions Modèle de gestion du temps

L'un des plus grands défis de la gestion du temps, et en particulier dans un bureau à aire ouverte, est de commencer une tâche et de la terminer. Les apprenants sur notre cours de formation en gestion du temps dites-nous que c'est la raison pour laquelle ils ont l'impression de ne rien faire. Cela s'explique en partie par le fait que les travailleurs du savoir doivent jongler avec tant de balles. C'est en partie parce que nous remettre à plus tard parce que nous n'aimons pas une tâche. C'est principalement parce qu'ils n'ont pas de manière structurée de gérer les pensées errantes. Une « liste de distraction » est un modèle simple que vous conserveriez sur votre bureau. Ensuite, lorsque vous vous concentrez sur une tâche et que des pensées vous viennent à l'esprit, vous les écrivez, les sortez de votre tête, ce qui vous permet de revenir à la tâche en cours. Plus de 50 % de temps est ajouté à une tâche en ne la démarrant et en ne la terminant pas en une seule fois. Imprimez et conservez ce modèle sur votre bureau ou gardez-le ouvert sur votre écran.

Action: Complétez le modèle de gestion du temps de la liste de distraction n ° 6 afin que vous puissiez rester concentré sur l'exécution d'une tâche du début à la fin - Liste de distraction.

7. Objectifs hebdomadaires Modèle de gestion du temps

Imaginez une équipe de vente sans objectif de vente, ou l'équipe de football d'Oxford United allant jouer chaque samedi « juste pour un coup de pied ». C'est la même chose avec la gestion du temps. Vous avez probablement des objectifs (KPI et KRA) pour l'année ou le trimestre. Ces modèles vous mettent au défi d'avoir des objectifs pour la semaine. Au début de la semaine, ce modèle demande : « Si vous deviez revenir sur cette semaine, qu'est-ce que vous seriez heureux d'avoir réalisé ? ». En écrivant nos objectifs pour la semaine, cela nous aide à nous concentrer sur ce qui est important alors que nous sommes « coincés dans les tranchées » des e-mails, des appels téléphoniques et des réunions. Idéalement, les objectifs hebdomadaires auraient un impact positif sur les projets prioritaires, qui à leur tour auraient un impact sur vos KRA, qui auraient un impact sur les KPI. Si cela se produit, vous disposez d'une chaîne de maillons en acier tout au long de votre gestion du temps, ce qui la maintient connectée et solide.

Action: Complétez vos objectifs hebdomadaires pour cette semaine afin d'identifier ce que vous voulez atteindre à l'aide du modèle de gestion du temps n° 7 - Objectifs hebdomadaires.

8. Évaluation hebdomadaire Modèle de gestion du temps

Au début de la semaine, vous avez rempli le modèle « Objectifs hebdomadaires » avec les 7 choses que vous souhaitez atteindre cette semaine. À la fin de la semaine, il est logique de voir comment vous avez fait. Le modèle d'évaluation hebdomadaire vous demande si vous avez atteint ces objectifs hebdomadaires avec un outil simple appelé « PMI » : positif, négatif et intéressant. À la fin de la semaine, vous écrivez 3 choses positives sur la semaine, 3 choses négatives ou moins bonnes sur la semaine et 3 choses intéressantes sur la semaine. Par exemple, « P : Excellente réunion avec le nouveau client ABC », « M : n'a atteint que 4 objectifs sur 7 » et « I : deux membres de mon équipe sont malades ». La dernière case vous demande ensuite d'effectuer une action de gestion du temps après avoir évalué votre semaine, par ex. 'Je vais programmer dans mon agenda 1 heure par semaine pour le projet XYZ.’

Action: Remplissez l'évaluation hebdomadaire afin de savoir si vous avez atteint vos objectifs hebdomadaires à l'aide du modèle de gestion du temps n° 8 – Évaluation hebdomadaire. Publicité

9. Objectifs mensuels Modèle de gestion du temps

Similaire à « Objectifs hebdomadaires ». Ce modèle vous invite à écrire les grandes choses que vous souhaitez réaliser ce mois-ci.

10. Évaluation mensuelle Modèle de gestion du temps

Le modèle de gestion du temps « Évaluation mensuelle » vous demande d'évaluer les objectifs que vous avez écrits sur le modèle « Objectifs mensuels ».

11. Objectifs annuels Modèle de gestion du temps

Le modèle « Objectifs annuels » complète la série d'objectifs ; Hebdomadaire, Mensuel, puis Annuel. Le défi de fixer des objectifs annuels est de les rendre suffisamment grands pour justifier d'être un objectif annuel, mais pas trop grands pour qu'ils puissent être des « objectifs de vie ». Les objectifs de vie ne sont pas abordés dans ces modèles.

12. Évaluation annuelle Modèle de gestion du temps

Achevée en janvier, l'« évaluation annuelle » porte sur l'année écoulée. Identifier ce qui a fonctionné, ce qui n'a pas fonctionné et la leçon apprise pour rédiger les objectifs annuels de l'année suivante.

13. Un jour peut-être la liste Modèle de gestion du temps

Ce modèle est essentiel pour atteindre l'un des principaux états d'esprit d'un gestionnaire de temps efficace. L'état d'esprit se résume le mieux par la phrase : « Les personnes qui réussissent le mieux sont celles qui ont la tête vide ». La liste des tâches quotidiennes et la liste des projets sont d'excellents modèles pour gérer nos tâches immédiates et importantes. La liste Some Day May Be est un endroit pour mettre toutes ces choses que vous voulez faire, mais elles ne sont tout simplement pas urgentes ou importantes maintenant. Quelques exemples pourraient être : « Remplir tous les documents de la maison », « Obtenir une pension », « Écrire un plan de succession pour la compagnie'.

Action: Complétez la liste Un jour peut-être afin d'avoir un endroit où mettre « tout le reste » en utilisant le modèle de gestion du temps n° 13 - Liste Un jour peut-être.

14. Gestion du temps du projet Modèle

Le travailleur du savoir moyen gère des projets et s'il est honnête avec lui-même, son expérience de la gestion de projets est exactement ce qu'il a autodidacte. Ils ont peut-être entendu parler de grands projets informatiques gérés avec diagrammes de Gantt ou des qualifications comme Prince2 . Pourtant, ils aspirent à quelque chose de simple qui leur donne le contrôle sans être trop lourd à utiliser. Ce modèle d'une page vous aide à mieux gérer vos projets importants en vous préparant mieux et éviter les principales raisons d'échec des projets .Publicité

Action: Remplissez le modèle de gestion du temps de projet #14 pour mieux vous préparer aux projets importants et les garder sur la bonne voie - Modèle de projet.

Téléchargez et utilisez ces modèles de gestion du temps

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Commencez par incorporer l'un de ces modèles dans votre système de gestion du temps. Puis une autre semaine plus tard, jusqu'à ce que vous utilisiez le modèle habituellement. Il faut 21 fois pour former une habitude. Vous pouvez désormais mieux vous organiser. Bonne chance!

Crédit photo en vedette : Vous étiez sur sonovate.com