Je trouve des reçus dans les endroits les plus fous : non seulement je les trouve dans des portefeuilles et des sacs à main, mais il n'est pas rare de les sortir du classeur ou de derrière le canapé. Après tout, ces minuscules bouts de papier peuvent glisser au moment où vous vous tournez le dos. La seule façon de les maintenir en ligne est d'avoir un système d'organisation simple. Pendant des années, l'approche classique a été une boîte à chaussures remplie de reçus. C'est un excellent moyen de s'assurer que tous nos morceaux de papier sont au même endroit, mais cela laisse toujours à désirer. À la saison des impôts, nous avons le choix entre remettre cette boîte à un comptable ou les trier nous-mêmes. Publicité

Il existe d'autres plans qui peuvent être plus logiques : nous pouvons éliminer une grande partie du travail qui accompagne le suivi des dépenses avec un peu de technologie. Les options ci-dessous peuvent simplifier la situation et faciliter la saison des impôts.

1. Tenez-vous en au plastique

Si vous pouvez effectuer tous vos achats avec une carte de crédit ou de débit, vous pourrez peut-être éliminer votre collecte de reçus. La plupart des progiciels de comptabilité peuvent récupérer les informations de votre compte pour vos comptes - et les interpréter dans une certaine mesure. Il y a cependant certains inconvénients à se fier entièrement à vos relevés de carte. La plupart n'identifient pas précisément ce que vous avez acheté et il peut être difficile de se rappeler si un paiement particulier à la librairie l'année dernière était une dépense d'éducation. Les paiements en espèces peuvent également passer par une grosse clé dans le système - il existe de nombreuses opportunités pour les dépenses dont vous devez garder une trace qui seront uniquement en espèces (pensez à partager un repas avec un client). Il existe d'autres problèmes spécifiques à savoir si vous décidez d'utiliser une carte de débit ou une carte de crédit.Publicité

Cependant, vous pouvez annoter vos dépenses dans la plupart des programmes de comptabilité. Tant que vous suivez vos reçus, vous pouvez éviter d'organiser et de catégoriser vos reçus au-delà d'une fois par mois. Ce n'est pas une solution parfaite, mais cela ne fera pas grincer des dents votre comptable comme le fait une boîte à chaussures de reçus.

2. Choisissez un service

Moyennant des frais, des services comme Boîte à chaussures prendra vos reçus et les numérisera. Ils utilisent un système qui non seulement reconnaît le texte et le met dans un format que vous pouvez utiliser, mais il peut également classer automatiquement vos reçus. Étant donné que Shoeboxed et d'autres services fonctionnent généralement sur une base mensuelle, le nombre de reçus que vous pouvez faire numériser d'ici le 15 avril peut être insuffisant. Cependant, vous pouvez faire un bref tri sur vos reçus et éliminer tous ceux qui n'affectent pas réellement vos impôts : épicerie, films et autres n'ont peut-être pas besoin d'être numérisés, à moins que vous ne travailliez à obtenir toutes vos dépenses et votre budget sous contrôle.Publicité

Les prix peuvent varier sur ces services. Shoeboxed propose des forfaits allant de 9,95 $ par mois à 49,95 $ – je considère cela comme un accord. C'est nettement moins cher que de payer quelqu'un pour scanner vos reçus pour vous.

3. Scannez vous-même vos reçus

À première vue, il peut sembler que la numérisation de vos propres reçus est un pas en arrière par rapport au paiement d'un service pour le faire pour vous. Mais avec le bon équipement, vous pouvez à peu près automatiser le processus à la maison. Dans ce cas, le bon équipement est un scanner spécialement conçu pour les reçus : j'ai utilisé le NeatReçus système et je trouve cela plus facile que d'emballer mes reçus et de les envoyer. Je m'assois devant une émission de télévision ou un film et je mets mes reçus dans le scanner. Sa reconnaissance optique de caractères est très bonne - pour la majorité des reçus, le scanner extrait toutes les informations pertinentes et les met dans un format que je peux transférer dans mon logiciel de comptabilité (ainsi que l'enregistrer au format PDF).Publicité

La valeur du prix associé à l'achat d'un scanner uniquement pour vos reçus peut dépendre du nombre de reçus que vous envisagez de traiter : selon l'endroit où vous récupérez le scanner, le prix peut être supérieur au coût d'un an de base. plan chez Shoeboxed - mais moins qu'un plan de niveau intermédiaire. Utilisez-le pendant plus d'un an ou numérisez plus de reçus qu'un service ne le permet, et ce n'est pas si cher que ça. Et, tant que vous avez le reçu, vous pourrez peut-être déduire le scanner de vos impôts.

4. Passer à la vieille école

Si vous préférez ne pas dépenser de l'argent en outils ou en services pour prendre soin de vos reçus à votre place, il y a toujours l'approche à l'ancienne. Vous pouvez saisir manuellement vos reçus dans Excel ou une autre option de comptabilité. Mais il convient de noter qu'une telle approche n'est pas seulement coûteuse en temps : elle nécessite plus de discipline que la plupart des gens ne sont prêts à consacrer à la gestion des recettes. Si vous prenez même un peu de retard, il peut sembler absolument impossible de rattraper votre retard.Publicité

Autres services et outils

J'ai mentionné des outils et des services que j'ai eu la chance d'utiliser et que j'ai trouvés fiables. Mais je sais qu'il existe de nombreuses autres options - si vous avez utilisé un service ou un outil pour organiser vos reçus que vous avez particulièrement apprécié, veuillez partager un lien dans les commentaires.