Donner des instructions claires et compréhensibles est l'une de ces choses qui semblent faciles à faire, mais dans la vraie vie, cela peut en réalité être plus complexe, en particulier dans un environnement de bureau ou au sein d'une entreprise. Des messages mixtes, des hypothèses et des options multiples signifient que le message reçu peut différer de ce que nous voulions réellement dire.

Plus tôt cette année, j'ai décidé de faire appel à un VA (assistant virtuel) d'elance.com. Je n'avais jamais utilisé d'assistant virtuel auparavant et cela m'a rapidement appris l'importance de donner une direction claire et définie si vous vous attendez à ce que vos instructions soient comprises et exécutées comme vous le souhaitez ! Ceci est particulièrement important lorsque vous n'êtes pas face à face pour donner les instructions, car lorsque les instructions sont données par courrier électronique ou écrites, il est difficile d'évaluer le ton et vous ne pouvez pas physiquement indiquer les choses !

De plus, mon VA était basé en Malaisie où l'anglais n'était pas sa langue maternelle, il était donc encore plus important de donner des instructions claires !

À partir de mes expériences, je souhaite partager avec vous mes 7 meilleurs conseils sur la façon de donner des instructions claires et de faire le travail que vous voulez !Publicité

1. Ne présumez pas qu'ils savent ce que vous voulez dire

Vous savez ce qu'on dit, cette hypothèse est la mère de toutes les erreurs ! Ne soyez pas l'idiot qui suppose que les gens savent ce que vous voulez dire. Alors que la plupart des gens de votre bureau ou de votre entreprise seront intuitifs et allumés, ils ne sont pas des lecteurs d'esprit. Un impératif lors de la fourniture d'instructions claires est de ne pas supposer que le destinataire sait ce que vous voulez dire, et cela peut être pour tout, des acronymes de l'industrie à qui contacter dans différents départements ou organisations. Cela ne vous prendra que quelques secondes de plus pour expliquer les détails.

Par exemple, j'avais demandé à mon assistant virtuel d'utiliser tweetdeck (une application qui programme des tweets pré-écrits), mais ce n'est pas parce que j'avais entendu parler de tweetdeck qu'ils l'avaient fait et j'avais tort de supposer qu'ils l'avaient fait.

2. Soyez clair et précis

Tout le monde aime une gaufre (dégoulinant de sirop d'érable s'il vous plaît) mais personne n'aime la gaufre dans la conversation et surtout pas dans un courriel ou lorsqu'il s'agit d'un mode d'emploi. Bien que vous ne vouliez pas radoter dans votre ensemble d'instructions (ce serait une perte de temps et pour être honnête, elles s'éteindraient après un certain temps), vous voulez vous assurer que vos instructions sont claires, spécifiques et concis. Personnellement, je préfère ne pas le beurrer, et je préfère aller directement au point sur ce qui doit être actionné ou livré, plutôt que de rendre les instructions trop fleuries, ce qui ne fera que dérouter.

Par exemple, ne vous contentez pas de demander à envoyer une sélection de briefings à quelques parties prenantes clés, indiquez plutôt combien de parties prenantes et à qui, et quels briefings ! Je trouve souvent qu'il est utile de faire des puces car cela réduit la tentation de gaufres et cela aide vos instructions et vos actions à être plus ciblées.Publicité

3. Donnez des délais

Ne confondez pas les choses en ne précisant pas vos délais et vos échéances. Ce que vous considérez comme bientôt pourrait être très différent de vos collègues. Si vous pensez que c'est bientôt les prochaines heures, mais que votre personnel à qui vous avez demandé l'a estimé dans quelques jours, alors cette communication va avoir de sérieuses implications dans toute entreprise ou projet !

4. Donnez des exemples

Dans la mesure du possible, assurez-vous de donner des exemples. Cela sera particulièrement bénéfique s'ils sont nouveaux dans le rôle ou s'ils n'ont jamais effectué la tâche auparavant. Cela vous aidera à clarifier vos instructions et à vous faire une idée plus claire de ce que vous voulez dire et de ce que vous voulez.

Par exemple, si vous leur demandez de concevoir une enquête de satisfaction client pour votre nouveau produit, vous voudrez peut-être leur envoyer des exemples d'autres enquêtes précédemment utilisées pour leur donner une idée.

5. Proposez des alternatives

Lorsque vous donnez vos instructions, il vaut la peine d'envisager de proposer des alternatives au cas où votre option d'instruction préférée ne serait pas viable ou disponible.Publicité

Par exemple, il se peut que je veuille que vous organisiez un rendez-vous le 20 de ce mois pendant 2 heures avec le directeur financier. S'ils ne sont pas disponibles le 20, alors l'après-midi du 26 sera parfait, ou nous pouvons rencontrer l'analyste commercial à la place.

En proposant des alternatives, vous donnez à votre personnel les moyens de faire le travail avec un minimum de tracas et de vérifier constamment avec vous-même. La beauté de charger quelqu'un d'autre de faire quelque chose est que vous n'avez pas à le faire, ce qui vous fera gagner du temps. En définissant des alternatives, ils n'ont pas à revenir vers vous, après tout, cela ne vous fera pas gagner du temps si vous devez continuer à répondre aux requêtes.

6. Fixez des limites

Personnellement, je ne suis pas du genre à gérer la micro-gestion et à cause de cela, je ne suis pas du genre à ce que les gens me demandent s'ils doivent faire quelque chose ou non. Une fois qu'une tâche est définie, les instructions doivent être suffisamment claires pour qu'aucune confirmation et clarification supplémentaires ne soient nécessaires (cependant, en disant cela, il est évidemment préférable de demander des éclaircissements en cas de doute !) Si cela sonne vrai pour vous, vous devez vous assurer que vos instructions sont clairs afin qu'ils soient certains de ce qu'ils font et ne ressentent pas le besoin de revenir sans cesse avec des questions. Comme pour le conseil 5, il est très important de définir des limites, surtout si vous ne pouvez pas penser à des alternatives à ce moment-là, alors les limites peuvent fonctionner.

Par exemple, vous pouvez demander à aller chez le fournisseur et commander 100 unités. Si le fournisseur normal est en rupture de stock, vous pouvez utiliser un nouveau fournisseur tant qu'il ne coûte pas plus de 10 % plus cher et qu'il peut livrer dans les 3 jours ouvrables. Ici, vous n'avez pas été précis avec vos alternatives, mais suffisamment clair sur les limites pour qu'ils puissent passer l'appel.Publicité

7. Obtenez des éclaircissements

Avant de laisser votre personnel en liberté sur la base de vos instructions, cela ne ferait pas de mal de leur demander des éclaircissements pour s'assurer qu'ils comprennent quelle est la tâche à accomplir et ce qui est attendu. Vous pouvez simplement demander à la fin s'il y a des questions, mais le seul problème est qu'il est trop facile de simplement dire non. Soit ils pensent qu'ils comprennent, soit ils sont peut-être même trop timides pour demander ! Demandez-leur peut-être de récapituler ce qui est requis, ou quels sont les priorités/objectifs afin que vous puissiez vous assurer que ce que vous avez dit est ce qui a été entendu !

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