Un plan d'urgence ne ressemble pas à ce dont vous discuteriez avec des amis autour d'un gâteau et d'un café, mais c'est une partie essentielle de tout plan réel que vous élaborez. Vous pourriez en avoir besoin d'un (ou plusieurs) pour votre entreprise, votre projet scolaire ou même des vacances en famille. Le plus gros problème avec l'élaboration d'un plan d'urgence est que les gens ne savent souvent pas quoi y inclure. Voici un guide pratique pour que vous en fassiez un complet.

Table des matières

1. Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ?
2. Que se passe-t-il si vous n'avez pas de plan d'urgence?
3. Et si le plan d'urgence est mauvais ?
4. Comment un plan d'urgence peut-il vous être avantageux?
5. Comment rédiger un bon plan d'urgence ?
   • 1. Identifier
   • 2. Prioriser
   • 3. Planifier
   • 4. Exécuter
   • 5. Réviser
   • Quelques exemples concrets pour mettre les choses en perspective :

Qu'est-ce qu'un plan d'urgence ?

Un plan d'urgence est un ensemble d'actions que vous prendrez en cas d'imprévu. Considérez-le comme un plan de sauvegarde ou un plan B. Il devrait contenir des instructions que vous pouvez suivre lorsque votre plan d'origine ne fonctionne pas en raison de changements dans la situation.

Un plan d'urgence vous prépare à faire face à tout problème futur que vous pourriez rencontrer et vous donne une sorte de sortie de secours en cas d'accident.^[1]

Que se passe-t-il si vous n'avez pas de plan d'urgence?

Si quelque chose ne va pas avec votre plan A de manière inattendue, ou si des accidents vous obligent à modifier votre plan actuel, il y a de fortes chances que vous paniquez. Surtout si vous n'êtes pas bien préparé à faire face aux imprévus, vous ne pouvez probablement pas penser assez clairement pour trouver la solution dont vous avez besoin à ce moment-là. Vous ne saurez pas quoi faire.

Pire encore, tant que vous n'êtes pas en mesure de maîtriser la situation, les affaires ne peuvent pas revenir à la normale. Vous devrez résoudre le problème et faire de nouveaux plans.Publicité

Et si le plan d'urgence est mauvais ?

Ne pensez pas que l'élaboration d'un plan d'urgence est une tâche simple. Un plan d'urgence doit être complet, ce qui nécessite un examen minutieux. Sinon, ce n'est pas utile.

Par exemple, vous pouvez être préparé pour les mauvais types d'accidents. Et lorsque votre plan ne fonctionne pas comme prévu, vous ne serez pas suffisamment organisé pour gérer la crise. C'est-à-dire que vous paniquerez.

Comment un plan d'urgence peut-il vous être avantageux?

Par exemple, un plan d'urgence vous permet de faire face aux accidents rapidement et efficacement.^[deux]Dans un scénario commercial, cela peut même vous aider à économiser du temps et de l'argent pour réparer la situation.

De plus, un plan d'urgence permet de minimiser les conséquences négatives ou les pertes causées par l'événement imprévu. Il vous guide pour commencer à gérer la situation dès que quelque chose ne va pas et vous protège.

Après tout, avoir un plan d'urgence prêt est rassurant, car vous n'aurez pas à vous soucier de faire de nouveaux plans dans la précipitation.Publicité

Vous pouvez penser que les accidents sont peu probables. Vous pensez peut-être que votre plan A est parfait. Cependant, vous devez garder à l'esprit que l'avenir est incertain jusqu'à ce qu'il devienne le présent, et que nous, en tant qu'êtres humains, ne pouvons pas contrôler à 100% ce qui se passe. Vous ne voulez pas regretter de ne pas avoir de plan d'urgence quand il est trop tard !

Comment rédiger un bon plan d'urgence ?

Il y a essentiellement 5 étapes :^[3]

Nous allons maintenant les parcourir un par un :

1. Identifier

Comme un plan d'urgence a à voir avec ce qui est inattendu, vous devez d'abord essayer de prévoir les risques :^[4] Publicité

• Qu'est ce qui pourrait aller mal?
• Quelle est la probabilité que cela se passe mal ?
• Quel est l'impact et les conséquences de l'éventualité?
• Quelle devrait être votre réaction ou solution ?
• Comment s'y préparer à l'avance ?

2. Prioriser

En utilisant ce que vous avez écrit à l'étape 1, classez vos risques en fonction de leur impact et de leur probabilité possibles. Plus le risque sera probable et plus l'impact sera grave, plus il devrait être classé haut.

Vous devez décider de la pondération à accorder à chaque risque en fonction de votre situation.

3. Planifier

La prochaine étape consiste à rédiger votre plan d'urgence. En gardant à l'esprit les ressources à votre disposition, concevez des solutions aux risques que vous souhaitez couvrir dans le plan. Soyez réaliste quant à vos besoins : peut-être que certains problèmes doivent être traités avant d'autres, ou peut-être devez-vous prendre des mesures dans un certain délai, etc.

Il est également important de donner des instructions claires et simples, afin que vous n'oubliiez pas ce que vous avez écrit des mois plus tard, ou que quelqu'un les comprenne mal.^[5]

4. Exécuter

Si votre plan d'urgence implique d'autres personnes, par exemple vos collègues ou les membres de votre famille, discutez-en avec eux. Faites-leur savoir ce qu'ils sont censés faire lorsque certaines choses se produisent.^[6]Préparez-les.Publicité

Ensuite, si votre plan comprend des actions pour vous préparer à de futurs accidents, exécutez-les. Cela peut vous aider à réduire les risques que vous pourriez avoir lors de l'établissement d'objectifs.

5. Réviser

Les changements se produisent tout le temps. Pour que votre plan d'urgence soit pratique, vous devez le revoir et faire des ajustements régulièrement. Évaluez les éléments de votre plan. Au fil du temps, certains risques peuvent devenir plus ou moins probables, ou peuvent entraîner des résultats différents. Apprenez bien votre situation et mettez à jour vos solutions en conséquence.

Si votre plan concerne des risques à grande échelle tels que des catastrophes naturelles ou des pannes de serveur, la conduite d'exercices est très utile pour identifier les faiblesses du plan, ainsi que pour s'assurer que les personnes impliquées seront prêtes à agir conformément au plan lorsqu'elles auront à.

Quelques exemples concrets pour mettre les choses en perspective :

Exemple 1 : Plan d'urgence pour une exposition extérieure

• Risque potentiel : Pluie
• Qui sera concerné : Exposants, visiteurs, organisateurs et membres d'équipage
• Action 1 : Sécuriser les objets d'exposition
  • Qui prendra les mesures : Membres d'équipage sur place
  • Préparation : Housses anti-pluie pour les stands des exposants, envoyer aux exposants les prévisions météo par courrier électronique 3 jours à l'avance
• Action 2 : Conduire les visiteurs vers des zones abritées
  • Qui interviendra : Membres d'équipage sur place, agents de sécurité
  • Préparation : Marquez les zones désignées comme zones d'interdiction de stationnement, vestes imperméables pour l'équipage

Exemple 2 : Plan d'urgence pour prononcer un discours devant un grand public (collègues) Publicité

• Risque potentiel : Le projecteur ou l'ordinateur ne fonctionne pas
• Qui sera concerné : moi
• Action : Écrivez le plan et les points clés sur le tableau blanc pendant que je parle
  • Qui agira : Moi
  • Préparation : Notes sur papier, 3 marqueurs de couleur, documents imprimés

Crédit photo en vedette : Flaticon via flaticon.com

Référence