Comment gérez-vous votre temps ? Si vous êtes comme beaucoup d'entre nous, votre réponse peut être Pas trop bien. Vous pouvez souvent avoir l'impression qu'il n'y a pas assez de temps dans une journée. Peut-être même que vous vous rendez compte que vous devez constamment travailler tard pour respecter vos délais. Peut-être même que vous vous sentez trop occupé pour manquer des repas et dormir . Ce sont tous des signes classiques que vous ne gérez peut-être pas votre temps efficacement.

Benjamin Franklin a dit un jour que le temps, c'est de l'argent. Tout comme l'argent, le temps doit être bien géré. Si vous gérez correctement votre temps, vous trouvez le bon équilibre entre votre travail, vos loisirs et votre temps de repos. Vous accomplissez efficacement les choses qui comptent le plus dans votre vie. En plus de cela, vous réduisez votre niveau de stress et vous vous sentez beaucoup plus heureux. Pour vous aider à mieux gérer votre temps, voici dix compétences éprouvées en gestion du temps vous devriez apprendre aujourd'hui.

1. Fixez-vous des objectifs

Les objectifs vous donnent une vision, une concentration et une destination vers laquelle travailler. Ils vous aident à avoir une idée claire de l'endroit où vous voulez aller et de la meilleure façon de gérer votre temps et vos ressources pour y arriver. En fixant des objectifs, vous êtes en mesure d'identifier ce qui vaut la peine de passer votre temps et ce qui est une distraction à éviter.

Commencez par vous demander où vous voulez être dans six mois. Vous pouvez aller plus loin et voir où vous voulez être dans l'année ou même dans la prochaine décennie. Fixez-vous des objectifs personnels et professionnels réalistes et réalisables. Il s'agit d'une étape cruciale pour vous assurer de mieux gérer votre temps.Publicité

2. Prioriser

La priorisation ne peut pas être surestimée lorsqu'il s'agit d'une gestion efficace du temps. Il peut être difficile de savoir à quelles tâches s'attaquer en premier, surtout lorsqu'un flot de tâches semble urgent. Il est cependant relativement facile de hiérarchiser les activités si vous avez déjà des objectifs clairs. Posez-vous trois questions de base pour savoir quelles tâches doivent être prioritaires :

• Pourquoi est-ce que je fais cette tâche ou activité ?
• Comment cette tâche m'aide-t-elle à atteindre mes objectifs ?
• Dans quelle mesure cette tâche que je fais m'aide-t-elle à atteindre mes objectifs ?

Faites les choses les plus importantes en premier.

3. Gardez une liste de tâches

Une liste de tâches (ou liste de choses à faire ) est un système de rappel qui vous indique quand vous devez faire quoi. Tenir une liste de choses à faire vous aide à rester organisé et au courant des choses. Cela aide à diviser les choses en petites tâches ou étapes gérables afin que vous n'oubliiez jamais de faire les choses importantes. N'essayez pas de vous souvenir de tout ce que vous devez faire dans votre tête. Dans la plupart des cas, essayer de se souvenir de tout ne fonctionnera pas. Au lieu de cela, gardez une liste de choses à faire. Un simple agenda quotidien, hebdomadaire ou mensuel sur un bloc-notes ou un agenda peut faire l'affaire.

Notez les choses que vous devez faire, y compris les réunions, les rendez-vous et les délais. Hiérarchisez les éléments de votre liste en énumérant les éléments par ordre d'importance, des éléments de haute priorité aux éléments de faible priorité ou en mettant en évidence les tâches urgentes ou importantes sur votre liste avec un astérisque. Rayez les tâches terminées aussi souvent que vous ajoutez de nouvelles tâches à votre liste de tâches pour vous assurer de continuer à avancer. Publicité

4. Planifier des tâches

Un calendrier protège du chaos et des caprices, explique l'auteur Annie Dillard. Si vous êtes du matin et que vous trouvez que vous êtes le plus créatif et productif tôt le matin, planifiez des tâches de grande valeur le matin à votre heure de pointe créative/productive. Si votre créativité et votre énergie reprennent lorsque le soleil se couche, planifiez alors des tâches hautement prioritaires. Votre temps d'arrêt peut être programmé pour des tâches moins importantes comme la vérification des e-mails ou le retour d'appels téléphoniques.

Comprenez votre rythme d'heures de pointe et d'heures mortes et planifiez les tâches de manière appropriée pour tirer le meilleur parti des heures de pointe. N'oubliez pas que vous ne trouvez pas le temps pour les choses importantes ; vous prenez le temps pour les choses importantes mieux en programmant.

5. Concentrez-vous sur une tâche à la fois

Vous en faites plus en un minimum de temps lorsque vous basculez entre parler sur votre téléphone portable, naviguer sur Internet et prendre des notes, n'est-ce pas ? Tort! Selon un étude publié par l'American Psychological Association, vous passez en fait entre 20 et 40 % de temps en plus lorsque vous effectuez plusieurs tâches à la fois. En plus de vous coûter du temps et de l'efficacité , le multitâche peut également réduire la qualité de votre travail.

Oubliez le multitâche. Vous ne maîtrisez pas votre charge de travail en multitâche. Concentrez-vous davantage sur l'accomplissement d'une tâche à la fois. L'exécution des tâches dans l'ordre, une à la fois, permet une meilleure utilisation du temps, selon les chercheurs de l'étude. Passer d'une tâche à une autre ne se prête généralement pas à une bonne utilisation du temps.Publicité

6. Minimiser les distractions

Qu'il s'agisse d'alertes par e-mail de clients, d'appels téléphoniques d'amis ou de conversations instantanées avec des prospects pendant le travail, les distractions sont un obstacle à une utilisation efficace du temps. Les distractions brisent votre concentration, diminuent votre productivité et vous empêchent souvent d'accomplir des tâches importantes à temps. Ils peuvent également causer du stress.

Identifiez ce qui vous empêche de faire des tâches essentielles et mettez-y un terme. Tuez ce téléviseur et désactivez votre connexion Internet et votre chat par messagerie instantanée. Installez un panneau Ne pas déranger ou similaire à l'entrée de votre espace de travail dédié pour éviter les interruptions. Faites tout ce qu'il faut pour minimiser les distractions. Cela vous assure de prendre le contrôle de vos journées et maximise votre productivité.

7. Surmonter la procrastination

Edward Young, le poète anglais le plus connu pour Pensées nocturnes , une fois dit la procrastination est le voleur de temps. Ne remettez pas à plus tard les tâches sur lesquelles vous devriez vous concentrer en ce moment et laissez la procrastination vous voler votre temps. Rappelez-vous que le meilleur moment pour faire quelque chose est généralement MAINTENANT. Poussez-vous un peu plus fort pour vaincre la procrastination et faites ce qui doit être fait.

Une stratégie efficace pour vaincre la procrastination est de vous dire que vous n'allez vous lancer dans un projet que pour quelques minutes, disons dix minutes. Une fois que vous démarrez le projet, votre créativité va commencer à couler. Vous constaterez alors que vous voulez continuer la tâche et très probablement la mener à bien. L'astuce pour vaincre la procrastination peut être aussi simple que de consacrer un peu de temps pour commencer. Juste ça!Publicité

8. Faites des pauses

À moins que vous ne soyez Superman, vous ne pouvez pas continuer à travailler de longues heures sans vous épuiser et sacrifier la qualité. Aussi tentant qu'il puisse être de travailler dans un délai de 8 à 10 heures d'affilée, faites des pauses entre les travaux. De cette façon, vous donnez à votre cerveau un temps précieux pour se reposer et se recharger. Faire des pauses au travail n'est pas une perte de temps. C'est une gestion intelligente du temps. Vous produisez un travail de qualité lorsque vous êtes bien reposé.

Prévoyez de courtes pauses entre les travaux pour les temps d'arrêt. Idéalement, faites une pause de cinq minutes toutes les heures ou deux pour vous reposer et penser de manière créative. Vous pouvez définir une alarme pour vous rappeler quand votre pause est due. Arrêtez de travailler et asseyez-vous et méditez à votre bureau ou sortez pour une tasse de café ou une courte promenade. N'oubliez pas non plus de vous donner suffisamment de temps pour le déjeuner. Vous ne pouvez pas travailler de manière optimale l'estomac vide.

9. Dites non

Une compétence que de nombreux élèves très performants comme le président Obama, Bill Gates et Richard Branson ont maîtrisée est la art doux de dire non à des choses qui ne sont pas prioritaires. Dire non aux choses qui ne sont pas prioritaires vous permet de vous concentrer sur les choses qui sont vraiment importantes. Vous n'avez que 24 heures exactement par jour pour faire les choses qui comptent. Si vous n'apprenez pas à dire non à des choses qui ne sont pas importantes, les priorités des autres précéderont les vôtres et vous serez submergé par beaucoup trop de projets et d'engagements.

Dites non à l'amiable à tout ce qui ne soutient pas vos valeurs ou ne vous aide pas à atteindre vos objectifs. Vous avez le droit de dire non, peu importe à qui vous parlez. Lorsque vous savez mieux dire non, vous utilisez votre temps à bon escient et vous vous défendez du travail précipité, de la mauvaise performance et de la surcharge de travail.Publicité

10. Déléguer les tâches

Le vieil adage de17ème sièclel'auteur John Donne que personne n'est une île est encore vrai aujourd'hui. Vous ne pouvez pas tout gérer vous-même. Parfois, il est prudent de laisser d'autres personnes vous aider dans vos tâches, surtout lorsque vous êtes submergé. Vous gagnez du temps, réduisez le stress et accomplissez bien plus lorsque vous attribuez des tâches aux bonnes personnes.

Abandonnez votresaisirla roue et d'accorder l'autorité avec responsabilité à des personnes qualifiées. Déléguer n'est pas du dumping. Donnez des tâches avec des conséquences. De cette façon, vous encouragez la responsabilisation et assurez-vous que les objectifs et les délais sont respectés.