COMMENT CRÉER UNE LISTE DE TÂCHES ET FAIRE AVANCER LES CHOSES

L'un des moyens les plus efficaces de réduire le stress et l'accablement lorsque vous vous sentez anxieux au sujet de votre travail est de vous asseoir avec un stylo et une feuille de papier et d'écrire toutes les choses que vous avez à faire. Quel auteur de Faire les choses , David Allen appelle un balayage de l'esprit. Cela soulage votre cerveau de la surcharge cognitive et lorsque vous pouvez voir énumérer toutes les choses que vous devez faire, vous vous sentez à l'aise en sachant que ce n'est pas aussi grave que votre cerveau vous le disait.

Cependant, le simple fait de sortir de votre tête toutes ces choses que vous avez à faire ne permet pas de faire le travail. Ce n'est que la première étape.

Pour vraiment tirer parti de la création d'une liste de tâches, il y a peu de choses que vous pouvez faire qui rendront votre liste de tâches beaucoup plus efficace.

1. Soyez clair sur ce que vous devez faire

Je vois souvent faire des listes avec des tâches écrites comme Parlez à Tim ou alors Préparer la présentation . Le problème avec l'écriture de tâches comme celle-ci est qu'elles ne sont pas claires. Il y a un certain nombre de questions qui restent sans réponse. Parler à Tim de quoi ? Quelle présentation ? Que faut-il préparer ?

Lorsque vous écrivez une tâche, vous saurez ce que vous voulez faire ; mais après un week-end ou quelques jours, ce que vous voulez accomplir est devenu boueux et peu clair. C'est bien mieux d'écrire Parlez à Tim du voyage de la semaine prochaine à Berlin ou alors préparer un aperçu pour la présentation de la semaine prochaine au conseil d'administration . Bien sûr, cela peut prendre quelques secondes de plus pour écrire les mots supplémentaires, mais vous vous remercierez plus tard lorsque vous viendrez faire la tâche.

Écrire des tâches comme celle-ci indique très clairement ce que vous voulez faire . Et lorsque vous vous asseyez pour commencer votre travail, vous saurez exactement ce qu'implique la réalisation de ces tâches afin que vous puissiez prendre de meilleures décisions sur ce sur quoi travailler.Publicité

Cela permet également de gagner beaucoup de temps car la clarté signifie que vous pourrez obtenir les bons fichiers et commencer immédiatement, au lieu de passer quelques minutes à essayer de vous rappeler ce que vous devez faire.

2. Ne datez pas les tâches au hasard

Il est très tentant d'ajouter une date à chaque tâche que vous écrivez - vous ne voulez pas oublier de le faire, n'est-ce pas ? - Le problème avec la datation aléatoire de chaque tâche que vous mettez sur votre liste de tâches est que vous vous retrouvez avec un liste quotidienne écrasante de tâches qui n'ont pas besoin d'être effectuées le jour que vous avez choisi, et soit vous reprogrammerez des tâches, soit vous les ignorerez simplement.

Au lieu de cela, soyez plus stratégique. Ne fixez une date à une tâche que si vous avez l'intention de la faire ce jour-là. J'ai vu quotidiennement des listes de tâches avec vingt à trente tâches lorsque la personne a une journée de réunions consécutives. Dans ces circonstances, il n'y a aucun moyen que les tâches soient accomplies.

Vous pouvez mettre une tâche de rappel dans votre liste de tâches quotidiennes, quelque chose comme RAPPEL : Réviser le projet X – Faut-il faire quelque chose ? Ou créez une liste d'appels à passer et ayez une tâche quotidienne qui vous demande de revoir votre liste d'appels. Travaillez simplement à garder votre liste de tâches quotidiennes gérable et réaliste.

Passer un peu de temps chaque semaine à planifier votre semaine en fonction de ce qui est sur votre calendrier vous aidera à garder votre liste de choses à faire plus efficace. Vous pouvez alors ajouter des dates à vos tâches. Lorsque vous passez une journée tranquille au bureau sans réunions, ayez une liste plus longue de choses à faire. Si vous êtes en voyage d'affaires, réduisez le nombre de tâches sur votre liste.

3. Gardez votre liste quotidienne à pas plus de dix tâches

Quand je suggère cela aux gens, ils se moquent souvent de moi. Ils pensent qu'ils sont beaucoup plus occupés que cela et doivent avoir au moins vingt tâches sur leur liste.Publicité

Le problème ici est avec toutes les distractions, urgences et interruptions que vous allez subir chaque jour ; vous n'allez pas accomplir ces vingt tâches. Vous arriverez à la fin de la journée frustré parce que vous reprogrammez vingt-cinq à cinquante pour cent des tâches que vous aviez sur votre liste.

Au lieu de cela, à la fin de la journée, passez environ dix à quinze minutes à prioriser le lendemain. Choisissez les dix tâches les plus importantes de votre liste et les mettre en valeur d'une manière ou d'une autre. De nombreux gestionnaires de listes de tâches ont un moyen de signaler les tâches et vous pouvez donc ajouter un indicateur aux 10 tâches que vous souhaitez effectuer le lendemain.

Non seulement cela vous permet de rester concentré sur ce qui est important, mais cela vous oblige également à choisir les tâches qui auront le plus grand impact positif sur votre journée.

Lorsque vous commencez à hiérarchiser votre liste de tâches de cette manière, vous deviendrez naturellement plus concentré et passerez plus de votre temps précieux sur des tâches qui vous feront avancer dans vos projets et vos objectifs.

4. Regroupez les tâches similaires

Lorsque vous regardez votre liste de tâches, vous remarquerez que de nombreuses tâches sont de nature similaire.

Appeler vos clients, par exemple. Si vous avez deux ou trois tâches sur votre liste quotidienne qui impliquent d'appeler vos clients, regroupez-les et effectuez-les en même temps. Prévoyez une trentaine de minutes pour faire vos appels et faites-les l'un après l'autre. De même, si vous avez des tâches impliquant des e-mails, regroupez-les également. Vous constaterez que vous en faites beaucoup plus et que votre esprit est beaucoup plus concentré sur le travail que vous faites.Publicité

Cela peut devenir chaotique lorsque vous basculez entre divers types de travail toute la journée. Il est bien mieux pour votre efficacité et votre productivité de faire des tâches similaires ensemble . Vous avez ouvert les bons outils (applications, e-mail téléphonique, etc.) et cela vous fera gagner beaucoup de temps.

5. Rendez votre liste de tâches motivante

Lorsque vous écrivez des tâches telles que répondre à un e-mail ou effectuer des appels de suivi client, il n'y a pas de réelle motivation là-dedans. On a juste l'impression que vous passez par la routine de faire le travail. Dans la mesure du possible, écrivez des tâches telles que remettre la boîte de réception des e-mails à zéro et appelez mes clients pour vous assurer qu'ils sont satisfaits. Cela peut sembler simpliste, mais la plupart du temps, une liste de choses à faire n'a aucune valeur émotionnelle. C'est juste une liste de travail à faire.

Pour rendre la liste plus inspirante, écrire des tâches pour qu'elles suscitent une réponse émotionnelle . Rendre vos clients heureux sera plus motivant que de simplement les appeler, car c'est votre travail ou la concurrence avec vous-même pour remettre votre boîte de réception à zéro chaque jour ajoute un peu plus d'étincelle à la tâche.

Une autre façon de rendre votre liste de tâches plus motivante est de garder la liste quotidienne courte . Comme je l'ai écrit ci-dessus, lorsque votre liste de tâches quotidiennes ne contient pas plus de dix tâches, cela semblera réalisable. S'il a entre vingt et trente tâches, il vous semblera simplement écrasant. Il vaut bien mieux jeter un œil à votre liste quotidienne et vous sentir inspiré que de regarder votre liste et de vous sentir démotivé.

6. Faites une revue hebdomadaire

Pour tous ceux qui ont lu David Allen Faire les choses livre, vous saurez tout sur la revue hebdomadaire. Pourtant, cela me surprend combien de personnes sautent de le faire. Si vous souhaitez que votre liste de tâches reste efficace et à jour, un examen hebdomadaire est essentiel.

Au cours de la semaine, lorsque vous vous précipitez et que vous faites des choses, vous manquerez des choses. Nous sommes des êtres humains et nous oublierons de cocher les tâches que nous avons effectuées, nous ajouterons des tâches urgentes et n'ajouterons pas de date et nous oublierons d'ajouter des tâches. La revue hebdomadaire est l'endroit où vous vous arrêtez pendant une heure et prenez une vue d'ensemble de ce que vous avez à faire.Publicité

Idéalement, votre examen hebdomadaire devrait être effectué dans un endroit sans distraction afin que vous puissiez vous concentrer uniquement sur le travail que vous avez à faire et planifier la semaine suivante. Rassemblez toutes vos tâches (vous avez peut-être écrit des tâches dans un cahier et ne les avez pas ajoutées à votre liste de tâches) et effacez les tâches qui ne sont plus nécessaires ou qui ont été effectuées.

Faire un examen hebdomadaire vous donne un contrôle total. Cela vous permet de rester au top de votre travail, de décider de ce qui doit être fait ensuite et de ce qui peut être reporté à plus tard. C'est le meilleur moyen que je connaisse commencer la semaine avec un plan et une direction et c'est un moyen de s'assurer que vous faites les bonnes choses et que vous ne vous laissez pas entraîner dans des tâches mineures qui ne vous font pas avancer dans vos projets ou vos objectifs.

La ligne de fond

Lorsqu'elle est utilisée correctement, une liste de tâches peut être la motivation et le moteur qui vous poussent à faire de votre mieux et à réaliser des choses incroyables. Cela vous permet de rester concentré sur les choses importantes et vous évite de manquer des tâches qui, autrement, pourraient être perdues.

Les listes de choses à faire vous aident également à réduire le stress et à vous submerger, car plutôt que d'essayer de vous souvenir de tout dans votre tête, vous avez externalisé tout le travail que vous avez à faire en libérant de l'espace dans votre esprit pour des activités plus créatives.

Récapitulons les principaux points à retenir :

Écrivez les tâches de manière à ce que ce que vous avez à faire soit très clair. Si vous devez appeler quelqu'un, indiquez son numéro de téléphone dans la tâche pour gagner du temps dans la recherche du numéro.
Ajoutez des dates significatives et non aléatoires. Lorsque votre liste de tâches quotidienne ne contient que des tâches à effectuer ce jour-là, vous serez beaucoup plus concentré sur le bon travail.
N'autorisez qu'un maximum de dix à douze tâches signalées par jour sur votre liste de tâches. Cela ne signifie pas que vous ne faites que ces tâches. Si vous avez du temps et de l'énergie à la fin de la journée, vous pouvez toujours en faire plus.
Regroupez les tâches similaires afin de pouvoir vous concentrer sur le type de travail que vous effectuez en même temps. Cela permet d'éviter les les risques du multitâche .
Écrivez vos tâches afin qu'elles soient significatives et motivantes. Vous voulez regarder votre liste et être motivé pour rester coincé et faire le travail.
Ne manquez jamais de faire une revue hebdomadaire complète. C'est la colle qui maintient tout ensemble et pertinent.