La rencontre individuelle est un outil de gestion crucial et souvent sous-estimé.

Non seulement c'est un moyen honnête de se connecter avec les employés et de partager les informations nécessaires avec eux, mais c'est aussi un excellent moyen d'entendre leurs commentaires.

Ce qui est encore plus important - la réunion en tête-à-tête est l'occasion de façonner l'expérience et la perception de votre employé en tant que patron. Dans de nombreux cas, ce qu'ils pensent de vous et de votre style de gestion se reflétera également dans leur opinion sur l'ensemble de l'entreprise ou de l'organisation que vous représentez.

Organiser des réunions individuelles efficaces devrait être une priorité pour vous en tant que manager ou chef d'équipe. Les 11 conseils présentés dans cet article vous aideront à tirer le meilleur parti de cette période cruciale.

1. Mettez-vous dans le bon état d'esprit

Une bonne séance individuelle commence déjà avant la réunion pendant que vous préparez vos notes et votre attitude pour celle-ci.

Considérer la réunion en tête-à-tête comme une distraction indésirable dans votre journée bien remplie ne vous mènera pas loin.

Au lieu de cela, prenez quelques instants pour vider votre esprit et vous concentrer sur la personne que vous êtes sur le point de rencontrer.

Commencez par passer en revue vos notes du précédent face-à-face avec cet employé, jetez un œil à ses dernières statistiques de performance, notez toutes les plaintes ou éloges que vous avez reçus à leur sujet.

2. Faites des réunions individuelles une chose régulière

La fréquence de vos entretiens individuels dépend en grande partie de la taille de votre entreprise et de votre style de gestion. Certaines sources disent que de telles réunions devraient être hebdomadaires, tandis que d'autres affirment qu'un programme bihebdomadaire ou mensuel ferait l'affaire.

Une bonne idée est de définir la prochaine réunion récurrente à la fin de chaque réunion en cours afin que les deux parties puissent la planifier à l'avance.

Pensez à la fréquence et à la durée qui ne sembleraient pas trop pour vous ou vos employés, mais seraient tout de même suffisantes pour tenir tout le monde au courant et maintenir un contact continu.Publicité

Les nouveaux employés devraient avoir des tête-à-tête plus souvent, au moins une fois par semaine ou toutes les deux semaines.

Les sessions individuelles récurrentes font du partage des commentaires une routine et encouragent une culture de l'honnêteté. En outre, des conversations personnelles régulières permettent aux employés de se sentir compris, dignes de confiance et valorisés dans l'entreprise, renforçant ainsi leur motivation intrinsèque.

3. Fixez une limite de temps pour les réunions

Prévoyez suffisamment de temps pour ces conversations, mais ne les rendez pas trop longues non plus.Personne n'attendra avec impatience des réunions qui perdent leur concentration et qui s'éternisent.

La durée optimale de chaque session dépend également de la fréquence de ces réunions – par exemple, si vous vous réunissez chaque semaine, une session de 30 minutes peut suffire. Si vous vous rencontrez une fois par quinzaine ou par mois, 60 minutes pourraient être plus efficaces.

Des managers à succès tels qu'Andy Grove, co-fondateur et ancien PDG d'Intel, ont conseillé de faire des tête-à-tête qui durent au moins une heure : »

Rien de moins, d'après mon expérience, a tendance à obliger le subordonné à se limiter à des choses simples qui peuvent être traitées rapidement.

4. Faites une liste de sujets à discuter

Un plan général ou une structure pour la réunion peut aider à lancer la conversation, en particulier lors des premières réunions. Cependant, vous n'êtes pas obligé de vous en tenir au plan quoi qu'il arrive. Voyez-le plutôt comme une référence qui peut vous aider au cas où la conversation resterait bloquée ou s'éloignerait trop du sujet.

Un ordre du jour de réunion peut également être utile si l'employé est introverti et ne sera pas susceptible de parler seul.

Par exemple, vous pouvez préparer trois à cinq sujets qui vous intéressent le plus. Ou, vous pouvez garder une liste de questions devant vous, mais n'oubliez pas d'être flexible – vous n'êtes pas obligé de toutes les poser si la conversation se déroule naturellement.

Quelques idées de questions susceptibles de générer des réponses approfondies :

• Quelle partie de la journée vous sentez-vous la plus productive ? Pensez-vous avoir besoin d'un horaire de travail différent pour améliorer votre bien-être et votre productivité ?
• Quelles sont vos dernières réalisations qui vous rendent fier ?
• Avez-vous des suggestions qui pourraient nous aider à mieux travailler en équipe?
• Y a-t-il quelqu'un dans l'équipe avec qui vous avez du mal à travailler ? Pourriez-vous expliquer pourquoi ?
• Laquelle de vos tâches vous maintient engagé et inspiré ? Existe-t-il un moyen de rendre vos tâches quotidiennes plus attrayantes ?
• Quels sont les principaux goulots d'étranglement de votre projet actuel ? Puis-je aider de quelque manière que ce soit à le faire avancer ?
• Quelles sont les choses qui vous inquiètent dans votre travail ou dans l'environnement de bureau en général ? Vous êtes-vous déjà senti sous-évalué ici ?
• Avez-vous l'impression d'apprendre suffisamment au travail? Sur quels domaines aimeriez-vous en savoir plus ?
• Que puis-je faire pour améliorer mon style de management ou pour mieux vous accompagner ?
• Sur quels projets ou tâches seriez-vous intéressé à travailler ensuite ?

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L'ancien PDG de Google, Eric Schmidt, commençait ses entretiens en tête-à-tête en comparant ses listes avec celles que ses employés devaient préparer avant la réunion.^[1]Les éléments trouvés sur les deux listes ont été classés par ordre de priorité car il s'agissait probablement des problèmes les plus urgents.

5. Restez décontracté et modifiez le cadre

Si vous souhaitez avoir une conversation honnête, détendue et sincère avec votre employé, pensez non seulement à vos mots et à votre langage corporel, mais aussi à l'atmosphère de la réunion.

Votre objectif est d'être professionnel et productif, mais pas nécessairement maladroit ou obsolète.

Tout d'abord, trouvez un endroit relaxant pour une conversation privée. Des meubles confortables, des couleurs chaudes, des plantes de bureau ou même une vue différente depuis la fenêtre ont le potentiel de susciter de nouvelles idées et suggestions. Mais vous n'êtes même pas obligé de rester dans une salle de réunion - pourquoi ne pas aller vous promener ou prendre un café dans un café voisin ?

PDG d'un logiciel de suivi de la productivité Temps de bureau, Artis Rozentals, estime que les rencontres individuelles doivent avoir lieu en dehors des contraintes habituelles du bureau :

Je trouve l'occasion de déjeuner plus long en tête-à-tête avec chacun des membres de mon équipe pour discuter de tout dans une atmosphère décontractée.

Il ajoute que l'informalité ne signifie pas que la réunion se déroule sans préparation.

Avant la réunion, je rédige les questions et les données d'actualité et les partage avec l'employé concerné, afin que nous nous préparions tous les deux et ayons une conversation fructueuse.

6. Concentrez-vous sur l'employé

L'employé doit être au centre des conversations en tête-à-tête. Le célèbre homme d'affaires et auteur américain Ben Horowitz recommande qu'un manager ne parle que 10% du temps , laissant le reste de la discussion au membre de l'équipe.

N'oubliez pas qu'en tant que personne en position de pouvoir, vous devez mettre votre ego de côté et soutenir votre employé du mieux que vous le pouvez.

Idéalement, la conversation se déroulera naturellement autour de tout ce qui compte pour lui. Si ce n'est pas le cas, posez des questions ouvertes qui pourraient les aider à élaborer leur position et à exprimer leurs commentaires (voir conseil n°4).Publicité

7. Écoutez comme vous le pensez

Votre tâche n'est pas seulement de laisser parler votre employé. C'est aussi écouter – activement. Cela signifie que vous n'écoutez pas juste pour être poli. Vous essayez en fait de comprendre et de vous souvenir de tout ce qui est partagé.

Quelques techniques d'écoute active :

• Restez ouvert d'esprit, confiant et écoutez la personne sans tirer de conclusions unilatérales.
• Montrez à l'employé que vous faites attention et résumez de temps en temps ce qu'il dit.
• Vérifiez si vous avez bien compris certaines déclarations pour éviter les malentendus (par exemple, « Ai-je bien compris que vous vouliez que l'équipe marketing rejoigne ce projet afin d'éviter d'autres retards ? »).
• Soyez réceptif à tout ce que vous entendez, même aux critiques concernant votre entreprise ou vos propres performances.

8. Partager les informations pertinentes

Nous avons déjà mentionné que l'employeur devrait parler moins et écouter davantage. Cependant, si vous avez quelque chose d'important à dire et que cela affecte cet employé personnellement ou professionnellement, la réunion en tête-à-tête est le moment de le dire.

Êtes-vous en train de préparer un nouveau projet ou une nouvelle stratégie que l'employé devrait connaître ? Testez-vous de nouvelles tactiques de gestion et aimeriez-vous qu'elles soient de la partie ? De nouveaux changements sont sur le point d'avoir un impact sur l'entreprise ou votre équipe en particulier ?

Assurez-vous de tenir chaque employé au courant pour éviter que les commérages et la désinformation ne se propagent au bureau. Si vous leur annoncez la nouvelle personnellement, ils se sentiront également plus valorisés et appréciés.

9. Écrivez des notes

Très probablement, vous êtes en charge de plus d'un ou deux employés, vous ne devriez donc pas vous fier à votre mémoire pour noter tous les points importants soulevés par chaque membre de l'équipe.

Cependant, il n'est pas recommandé d'écrire des notes sur votre ordinateur pendant la réunion. Pourquoi?

Avoir un ordinateur portable ouvert peut être facilement interprété comme étant distrait et peu intéressé par la conversation.

Vous devrez donc prendre des notes à l'ancienne – en les notant dans un cahier, un journal ou une feuille de papier.

La prise de notes permet au membre de votre équipe de voir que vous êtes activement engagé dans la réunion et que les points énoncés seront pris en compte. En d'autres termes - que ce n'est pas seulement une perte de temps.

10. Partir avec une tâche ou un plat à emporter

Tout comme tout ce qui concerne les affaires, les réunions individuelles doivent avoir un objectif et un résultat exploitable. En d'autres termes, assurez-vous que vous, votre employé ou, idéalement, vous deux, repartez avec une action ou une tâche à accomplir.Publicité

Pour consolider cela, envoyez un e-mail rapide après la réunion en tête-à-tête, en rappelant les principales choses que vous avez abordées. Cela garantira que vous êtes tous les deux sur la même longueur d'onde et que vous êtes au courant des prochaines étapes que chaque partie doit prendre.

Un e-mail récapitulatif vous prendra quelques minutes de plus, mais s'avérera sans aucun doute utile à long terme.

11. Ne négligez pas les rencontres individuelles avec vos télétravailleurs

Aujourd'hui, de plus en plus de managers travaillent avec une équipe composée en partie (ou entièrement) de télétravailleurs. Si vous êtes l'un d'entre eux, sachez ceci :

Les réunions individuelles sont encore plus critiques lorsqu'il s'agit de votre équipe à distance.

Pourquoi? Parce que vous pouvez ressentir le sentiment de votre équipe interne chaque jour au bureau. En même temps, vous n'avez peut-être aucune idée de ce que ressentent vos employés externalisés ou distants.

PDG d'une startup d'impression à la demande imprimable , Davis Siksnans, dirige une entreprise de 500 employés répartie sur deux continents. En plus d'avoir des réunions trimestrielles pour tous les employés, il demande aux managers d'avoir des entretiens individuels réguliers avec chacun des membres de leur équipe,^[2]en plus des évaluations de performance semestrielles.

Il précise :

C'est un excellent moyen de montrer que les gestionnaires se soucient de la performance et du bien-être de l'employé. Des sujets sont abordés qui, autrement, ne seraient pas abordés dans une discussion régulière, comme le genre de musique jouée au bureau, par exemple.

Santa Lice-Kruze, directrice des ressources humaines chez Printful Lettonie, est d'accord avec Davis et annonce :

Les conversations doivent être fondées sur la transparence et la confiance mutuelle. C'est le moment de demander comment va la personne, sur son équilibre travail-vie personnelle, sa santé, ses activités hors travail, etc. Vous devez certainement vous demander si et comment vous pouvez aider avec quoi que ce soit.

Voyez les yeux sur les yeux avec vos employés

En tant que manager, vous devez être cohérent dans tout ce que vous faites - et les réunions individuelles ne font pas exception. Ils ne doivent pas nécessairement avoir lieu tous les jours ou même toutes les semaines, mais vous devez vous y engager à chaque fois.Publicité

N'oubliez pas que votre objectif principal est de soutenir les performances de vos employés. Avoir une conversation personnelle régulière avec chacune des personnes qui vous rendent compte vous aidera à voir une augmentation de l'engagement des employés. Et cela entraînera probablement une amélioration de la culture d'entreprise et une productivité plus élevée pour l'ensemble de l'entreprise.

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