Parfois, il peut être assez facile de repérer les obstacles à la communication au travail. Lorsqu'un problème de communication n'est pas résolu, vous pouvez le voir sous la forme d'un conflit au travail ou d'une diminution de la productivité. Les problèmes de communication ont tendance à se produire lorsqu'il y a peu de transparence. Et parfois, cela peut être involontaire.

L'excellence, c'est faire extraordinairement bien les choses ordinaires. — John W. Gardner

Beaucoup de gens pensent qu'ils sont des communicateurs efficaces parce qu'ils sont allés à l'école ou ont une certaine expérience professionnelle, mais en réalité, ils ont encore du mal à influencer les autres avec leur message. Le résultat d'une communication inefficace est une occasion manquée, du temps perdu et des ressources gaspillées, le tout parce qu'ils n'ont pas eu de conversations à fort impact.^[1]

Vous remarquerez peut-être un certain nombre de facteurs influençant une communication claire, efficace et transparente au travail : les caractéristiques personnelles, la distance physique, le message lui-même, le contexte, le jargon utilisé et la culture. Vous trouverez ci-dessous 7 façons d'assurer une communication efficace au travail afin que vous puissiez créer un environnement de travail efficace, productif et inclusif.

1. Connaissez bien votre public

Comprendre votre public est essentiel pour une communication efficace au travail. Cela s'applique aux communications verbales et écrites, aux présentations, aux e-mails quotidiens, aux annonces à l'échelle de l'entreprise ou à la mise à jour de l'état des projets.

Que votre message soit ou non communiqué efficacement ou bien reçu découle de la compréhension de ce qui intéresse votre public.

• Qui visez-vous avec votre communication ?
• Quelle est l'intention de votre message?
• Que doivent-ils savoir ?
• Qu'est-ce que vous avez besoin qu'ils fassent ?
• Quelle est la meilleure façon de communiquer le message à votre audience ?
• Comment votre public percevra-t-il ou interprétera-t-il le message ?
• Comment votre public se sentira-t-il, pensera-t-il et réagira-t-il lorsqu'il recevra votre message ?

Pour répondre à ces questions, vous devrez planifier à l'avance, rechercher et observer les comportements de votre public. Par exemple, votre approche de la communication avec votre équipe ou vos pairs sera probablement différente de la façon dont vous communiquez avec votre leader, car ces groupes ont des intérêts différents.

2. Cherchez à comprendre la situation et à clarifier

Prenez le temps d'être réfléchi et intentionnel. Avant de communiquer au travail, il est essentiel de faire une pause, de comprendre la situation, de clarifier et d'avoir de l'empathie. Voici quelques conseils pour vous aider à communiquer efficacement au travail :Publicité

Être curieuse . Posez des questions ouvertes en commençant par « quoi » et « comment » pour recueillir des informations. Les gens auront tendance à être plus descriptifs dans leurs réponses. Vous pouvez ensuite poser des questions d'approfondissement ouvertes pour obtenir plus de contexte. Plus vous comprenez, plus vous serez en mesure d'adapter un message approprié qui résonne avec votre public.

Apprenez comme un enfant. Normalement, les enfants n'ont aucune connaissance préalable de ce qu'ils sont sur le point d'apprendre. Il y a un sens de l'humilité dans leur approche d'apprentissage. Adoptez la même approche lorsque vous vous mettez à la place de votre public et que vous cherchez à comprendre sa situation. Soyez ouvert, prêt et disposé à voir le point de vue de votre public.

Vérifiez vos hypothèses. Votre vaste expérience peut brouiller vos perceptions et vos jugements. Remettez en question les idées reçues sur votre public. Déterminez à qui vous devez parler ou quelles recherches vous devez effectuer pour vérifier si vos hypothèses sont vraies. Assurez-vous de créer un espace de compréhension avant de passer à l'action.

Soyez inclusif. Les gens veulent appartenir, se sentir inclus et valorisés sur le lieu de travail. Soyez réfléchi pour vous assurer que les idées de chacun sont capturées. Par exemple, si vous êtes en réunion pour demander des commentaires, assurez-vous que tout le monde dispose de suffisamment de temps pour partager sa réponse. Si vous manquez de temps, indiquez lors de la réunion que vous vous connecterez avec eux plus tard.

3. Écoutez à plusieurs niveaux

La plupart des gens n'écoutent pas avec l'intention de comprendre ; ils écoutent avec l'intention de répondre — Stephen R. Covey

Vous connaissez probablement ces conseils de base pour l'écoute active . Cependant, lorsque nous nous sentons dépassés par le respect des délais, la priorisation ou la création, il est facile d'être en pilote automatique et de manquer des messages clés qui peuvent vous aider à communiquer efficacement au travail. Vous trouverez ci-dessous des rappels pour continuer à pratiquer :

Paraphrase. Confirmez votre compréhension du message en le répétant ou en le reformulant dans vos propres mots. S'il y a des divergences entre les parties, c'est le moment de clarifier.

Sonde. Posez des questions si vous pensez qu'il manque des informations dont vous pourriez avoir besoin.Publicité

Clarifier. Si vous ne comprenez pas complètement quelque chose, demandez.

Rappelles toi. Essayez de vous rappeler des points importants pour votre auditoire. Ces informations peuvent être utilisées à l'avenir et montrent à votre public que vous vous souciez de vous et que vous l'écoutiez activement.

Être un communicateur efficace au travail signifie que vous devez être à l'écoute de vos compétences d'écoute active. Se souvenir de:

• Ayez de l'empathie.
• Comprenez les perceptions des autres, pas seulement les vôtres.
• Évaluez vos émotions et vos réactions, et celles des autres.
• Connaissez vos valeurs et vos croyances, ainsi que celles des autres.
• Observez les signes de communication non verbale comme le langage corporel.

4. Examinez comment vous recevez des commentaires

La façon dont vous recevez des commentaires a un impact sur votre réaction et sur l'efficacité avec laquelle vous communiquez avec les autres parties. Être ouvert aux commentaires et aux critiques est plus facile à dire qu'à faire.^[deux]Nous sommes humains. Lorsque vous êtes distrait par des événements de la vie ou si vous vous sentez sous pression au travail, vous pouvez être sur la défensive au moindre commentaire qui vous arrive.

Sheila Heen et Douglas Stone proposent des approches pour améliorer votre capacité à absorber les commentaires, à prendre ce qui est utile et à savoir comment vous débarrasser de ce qui ne vous aide pas à apprendre et à aller de l'avant.^[3]

Certaines de ces stratégies comprennent les suivantes :

• Connaissez, comprenez et gérez vos déclencheurs et vos réponses aux commentaires.
• Séparez le message de « de qui » ​​il vient.
• Écoutez les conseils plutôt que le jugement.
• Décomposez les commentaires en morceaux digestes.
• Lorsque vous recherchez des commentaires de manière proactive, soyez précis et demandez une chose.
• Faites de petits pas pour tester ce qui vous a été suggéré.

Vous avez la capacité d'apprendre des commentaires et de grandir à partir de ceux-ci. Décomposer les commentaires en petits morceaux peut vous aider à mieux traiter le message et à être moins réactif dans votre réponse.

5. Fournir une rétroaction objective et observable

C'est l'une des choses les plus difficiles à faire parce que vous ne voudrez peut-être pas offenser les autres, vous voudrez peut-être éviter les conflits, vous ne savez pas vraiment comment le faire, vous n'êtes pas prêt sur le plan émotionnel ou vos suppositions vous troublent.Publicité

Le modèle Situation, Comportement, Impact (SBI)^[4]peut vous aider à fournir des commentaires clairs et précis :

• Situation. Fournir le contexte. Demandez-vous ce qui s'est passé, où et quand.
• Comportement. Décrivez le comportement. C'est la partie la plus difficile car vous devez vérifier vos hypothèses. Par exemple, dire que vous avez été impoli (subjectif) plutôt que vous m'avez interrompu (comportement observable) change le ton de la rétroaction. Être impoli peut avoir plusieurs interprétations alors que vous pouvez voir quand quelqu'un vous a interrompu.
• Impacter. Utilisez des énoncés I pour décrire les résultats du comportement.
• Avance. Continuez la conversation pour chercher à comprendre en leur demandant de réfléchir. Quel était leur point de vue ? Que se passait-il pour eux ? Qu'ont-ils réalisé ? Comment peuvent-ils grandir à partir d'ici ?

Exemple 1: ^[5]

Lors de la réunion d'équipe d'hier matin, lorsque vous avez fait votre présentation (Situation), vous n'étiez pas sûr de deux des diapositives et vos calculs de ventes étaient incorrects (Comportement). Je me sentais gêné parce que tout le conseil était là. Je crains que cela n'affecte la réputation de notre équipe (Impact).

Exemple 2 :^[6]

Lors de la réunion client du lundi après-midi, vous vous êtes assuré que la réunion a commencé à l'heure et que tout le monde avait des documents à l'avance (Situation). Toutes vos recherches étaient correctes et chacune des questions du client a reçu une réponse (Comportement). Je suis fier que vous ayez fait un si excellent travail et que vous ayez mis l'organisation sous un bon jour. Je suis convaincu que nous obtiendrons le compte, grâce à votre travail acharné (Impact).

Savoir comment fournir un feedback clair, spécifique et observable est une compétence essentielle pour être un communicateur efficace au travail.

6. Suivi, confirmation et création de responsabilité

Une communication efficace au travail n'est pas un événement ponctuel. Vous devrez surveiller en permanence les progrès et fournir un soutien continu. N'oubliez pas de reconnaître les progrès de vos pairs, équipes ou dirigeants !

Utilisez les questions suivantes pour vous aider à évaluer l'efficacité de la communication continue au travail :Publicité

• Quelles opportunités voyez-vous ?
• Comment pouvez-vous régler?
• Quelles décisions doivent être prises ?
• Quel soutien pouvez-vous apporter ?
• Que devez-vous faire pour vous assurer que le message exact a été reçu ?

7. Utilisez les 7C de la communication

Pour tout support de communication au travail, gardez à l'esprit les 7C de la communication pour affiner votre message :^[7]

• Dégager. Quel est le but ? Le message est-il facile à comprendre ?
• Concis. Que pouvez-vous supprimer ? Est-ce au point?
• Béton. Quels sont les faits ?
• Corriger. Le message est-il exempt d'erreurs ? Convient-il à votre public ?
• Cohérent. Y a-t-il un flux logique ? Le message est-il cohérent ?
• Compléter. Des informations pertinentes sont-elles fournies et y a-t-il un appel à l'action ?
• Courtois. Quel est le ton de votre message ?

En savoir plus sur les 7C ici : Communication efficace : comment ne pas être mal compris

Résumé

Les moyens d'assurer une communication efficace au travail demandent de la pratique et du temps.

Gardez ces 7 stratégies en tête pour améliorer vos communications au travail afin que vos messages soient clairs et transparents.

1. Connaissez bien votre public
2. Chercher à comprendre la situation et à clarifier
3. Écoutez à plusieurs niveaux
4. Examinez comment vous recevez des commentaires
5. Fournir une rétroaction objective et observable
6. Suivi, confirmation et création de responsabilité
7. Utilisez les 7 C de la communication

Continuez à grandir et à affiner vos compétences!

Sur quoi pouvez-vous travailler ce mois-ci pour améliorer votre communication au travail ?

Soyez précis et mettez-vous au défi en établissant un Objectif SMART pour la communication sur le lieu de travail — Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Limité dans le Temps !

En savoir plus sur la communication en milieu de travail

• Styles de gestion des conflits pour une communication efficace au travail
• Comment maîtriser des compétences de communication efficaces au travail et à la maison
• Comment travailler avec différents styles de communication au bureau
• Comment améliorer les compétences en communication pour réussir au travail

Crédit photo en vedette : Brooke Cagle via unsplash.com Publicité

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