COMMENT CRÉER UNE LISTE DE TÂCHES QUI AUGMENTE CONSIDÉRABLEMENT VOTRE PRODUCTIVITÉ

Il est 6h00 du matin et vous venez de vous réveiller. Après la douche, il est temps de prendre le petit-déjeuner, de prendre les nouvelles en lisant le journal du matin, puis de commencer votre travail. Vous vous sentez détendu et heureux. Vous avez des attentes très élevées pour la journée et vous voulez être aussi productif que possible avec votre liste de tâches.

Avance rapide jusqu'à 14 heures le même jour. Vous travaillez pressé et vous avez à peine eu l'occasion de prendre une pause déjeuner. Vous commencez à vous sentir un peu stressé et fatigué à cause de l'emploi du temps chargé. De plus, il semble que vous deviez revenir à certaines tâches et les corriger car vous n'avez pas eu le temps de vous concentrer correctement sur elles.

Vous aimeriez trouver un bouton de réinitialisation pour pouvoir recommencer votre journée de partout avec une stratégie différente.

Ce que vous avez probablement vécu est celui-ci : vous avez planifié votre journée la veille et vous avez senti que vous étiez au sommet de vos tâches. Cependant, les choses ont commencé à mal tourner lorsque vous avez continué à ajouter des tâches à votre liste, et finalement votre liste de tâches était longue de plusieurs kilomètres. Votre liste de tâches contenait également des tâches pratiquement impossibles à accomplir en une journée.

L'autre point qui a contribué à votre journée mouvementée et stressante était de ne pas comprendre combien de temps il faudrait pour terminer une tâche particulière et quand l'exécuter. Si vous aviez eu cette information, il aurait été plus facile de déterminer le bon moment pour exécuter la tâche.

Enfin, il n'y avait vraiment aucune flexibilité dans vos plans. Vous avez oublié d'ajouter un tampon entre les tâches et comprenez que certaines tâches sont beaucoup plus grandes que ce qu'elles semblent à l'extérieur.

Mais vous savez quoi, ces raisons à elles seules n'étaient pas la principale raison de votre stress et de votre agitation. Continuez à lire pour savoir ce que c'était.

Table des matières

Ce que les gens se trompent sur une liste de choses à faire
Composants d'une excellente liste de choses à faire
Comment créer une liste de tâches qui augmente votre productivité
La ligne de fond
Plus de conseils de productivité

Ce que les gens se trompent sur une liste de choses à faire

Savez-vous vraiment ce que vous êtes censé faire ?

Combien de temps avez-vous réellement consacré à la planification de votre journée, n'était-ce que 5 minutes pendant que la télévision vous distrayait ?

Si c'est le cas, c'est probablement la principale raison pour laquelle votre journée est devenue si stressante.Publicité

Lorsque vous planifiez vos journées, vous devez vraiment comprendre les tâches que vous êtes sur le point d'accomplir et ce qu'il faut pour les accomplir. Cela est nécessaire, surtout pour les tâches importantes, car vous êtes capable de progresser sur les tâches qui comptent le plus.

Le manque de temps consacré à la planification se traduira également par un trop grand nombre de tâches importantes fourrées dans votre liste quotidienne. Si vous n'avez pas divisé les tâches en petits morceaux, il est probable que vous n'allez pas les faire pendant la journée. Ceci, à son tour, vous fait vous battre pour ne pas avoir terminé votre liste de tâches.

Enfin, ne traitez pas la création d'une liste de tâches comme une chose secondaire que vous essayez de faire le plus rapidement possible. En fait, lorsque vous prêtez plus d'attention à votre liste de tâches du lendemain, plus la liste sera vraisemblablement réaliste et moins stressante pour vous.

Composants d'une excellente liste de choses à faire

Lorsque je parle d'une bonne liste de tâches, je considère que ces caractéristiques en font partie :

Équilibré

La liste des tâches contient à la fois des tâches importantes et moins importantes. Avouons-le : bien que nous aimerions tous travailler sur des tâches uniquement importantes (par exemple, celles liées aux objectifs), nous devons également nous occuper des tâches moins importantes (comme faire des courses, prendre soin de votre ménage ou d'autres tâches quotidiennes ).

Assez de flexibilité

Que se passe-t-il lorsque vous avez planifié une tâche, mais que vous êtes incapable de vous en occuper ? Avez-vous un plan B en place? Sinon, essayez de déterminer l'action alternative que vous pouvez prendre dans ces scénarios.

Le temps des transitions

Comprenez que les temps de transition mangent aussi votre temps. Assurez-vous que lorsque vous planifiez votre liste de tâches, ce temps est également inclus dans vos plans. L'ajout d'un tampon supplémentaire entre les tâches rendra votre liste plus flexible et réaliste.

Pas trop de tâches pour une journée

Il est difficile de vous donner un chiffre exact du nombre de tâches que vous devriez avoir sur votre liste quotidienne. Cela dépend de votre situation, mais je suis prêt à dire qu'entre 5 et 10 tâches devraient suffire pour une journée.

Comprenez que certaines tâches sont très rapides, il est donc plus facile d'en inclure plus et d'organiser vos tâches certains jours. Assurez-vous simplement qu'il y a aussi des tâches importantes sur la liste afin que vous puissiez passer à vos projets plus importants.

Bouclier de protection

Construisez un bouclier de protection autour de votre liste de tâches afin que le moins de tâches possible puissent atterrir sur votre liste et que le nombre d'éléments sur votre liste n'augmente pas au cours de la journée.Publicité

Dans le premier cas, essayez d'éliminer les sources de vos tâches. Cela se fait en réduisant vos engagements et en limitant les projets que vous avez. Le fait est que plus vous avez d'engagements (ou de projets), plus ils risquent de devenir des tâches pour votre liste quotidienne.

Dans le second cas, faites de votre liste une liste fermée. J'ai appris ce concept en lisant Faites-le demain et autres secrets de la gestion du temps par Mark Forster. Pour créer une liste de tâches fermée, il vous suffit de tracer une ligne sous la dernière tâche de la liste.

Lorsque vous avez fait cela, vous n'êtes pas autorisé à ajouter de nouvelles tâches à votre liste pendant la journée. Cela garantit que le nombre de tâches diminue réellement au fil de la journée.

Comment créer une liste de tâches qui augmente votre productivité

Pour faire une liste que vous pouvez réellement accomplir le lendemain , procédez comme suit :

1. Éliminez les tâches inutiles

Passez en revue vos engagements et décidez si vous avez vraiment besoin de chacun.

Par exemple, j'étais un membre actif de notre club informatique local dans ma ville natale, mais j'ai réalisé que je n'avais plus assez de temps pour cette activité. Bien que je sois toujours membre du club, je ne participe plus à ses activités. Cela a éliminé les tâches liées à cet engagement.

2. Prenez votre temps pour planifier la liste

Ne vous précipitez pas pour créer votre liste de tâches, consacrez du temps à la phase de planification. Si besoin, isolez-vous pour la partie aménagement en vous rendant dans une pièce séparée de votre logement (ou même en sortant à l'extérieur). De cette façon, vous pouvez réellement réfléchir aux tâches avant de les mettre sur votre liste de tâches.

Essayez de passer au moins 15 minutes avec votre liste lorsque vous la planifiez.

3. Déplacer les tâches importantes au début

Lorsque vous planifiez votre journée, assurez-vous que les tâches importantes figurent au début de votre liste. Cela garantit que vous effectuez ces tâches le plus rapidement possible.

Par exemple, en tant que blogueur, je m'assure d'avoir les tâches de création de contenu au début de ma liste. Dès que je me réveille, j'attaque ces tâches immédiatement, et elles sont terminées avant que j'aille travailler.Publicité

4. Suivez les tâches récurrentes

Vous avez peut-être des tâches récurrentes sur votre liste, mais savez-vous combien de temps elles prennent à accomplir ?

Si vous ne le faites pas, assurez-vous de faire un suivi du temps pour le comprendre. Cela vous aide à mieux planifier votre journée, car vous savez combien de temps une tâche prend et s'il y a un certain créneau horaire dans votre emploi du temps où la tâche pourrait être exécutée.

5. Lot de tâches similaires

Regardez votre liste et découvrez s'il existe des tâches similaires que vous pouvez traiter par lots. De cette façon, vous pouvez supprimer certaines tâches de votre liste plus rapidement et plus facilement.

6. Définir les tâches plus en détail

Ne vous contentez pas d'inclure une tâche comme créer un site Web dans votre liste ; assurez-vous d'avoir divisé la tâche en plus petits morceaux. Plus les tâches sont petites, plus il est facile de les accomplir avant la date d'échéance.

7. Faites quelques travaux de préparation à l'avance

Assurez-vous de vous préparer à l'avance pour certaines tâches.

Par exemple, j'écris les contours de mes messages d'invités le dimanche afin qu'il soit plus facile (et plus rapide) pour moi de commencer à écrire les messages réels lorsque je me réveille. Avec un peu de travail de préparation, j'accélère les choses et m'assure que les tâches sont terminées le bon jour.

8. Automatisez la maintenance

Naturellement, vous pouvez utiliser une approche stylo et papier pour votre liste de tâches personnelle, mais essayez également de tirer parti de la technologie. En fait, essayez de trouver un outil qui s'occupe de la maintenance de votre liste de tâches pour vous. Mon outil préféré est Nozbe , mais il y a autres applications de gestion des tâches que vous pouvez essayer aussi.

9. Connaissez vos types de tâches et votre calendrier

Enfin, lorsque vous planifiez votre journée, posez-vous ces questions :

Qu'est-ce que j'ai d'autre dans mon emploi du temps ?

Cette question fait référence à votre emploi du temps personnel. Par exemple, si vous voyagez, assurez-vous que votre liste reflète ce fait. N'essayez pas de surcharger votre liste avec trop de tâches, car il est plus probable que vous n'en ayez qu'une fraction.

La tâche est-elle un gardien ?

Cette question demande si la tâche bloque d'autres tâches qui doivent être exécutées.Publicité

De temps en temps, nous pourrions avoir une tâche qui doit être prise en charge en premier. Après avoir fait cela, alors seulement vous pourrez vous occuper des tâches suivantes.

Lorsque vous vous concentrez sur la création de votre liste de tâches de manière ciblée, vous pourrez facilement repérer les gardiens.

Ai-je des icebergs sur ma liste ?

Cette question demande si votre tâche est en réalité beaucoup plus importante qu'il n'y paraît. Parfois, lorsque vous commencez à travailler sur une tâche, vous vous rendrez vite compte qu'elle est beaucoup plus grande que ce que vous pensiez initialement (comparez-les à des icebergs, où seule la pointe de l'iceberg est au-dessus de l'eau, mais la majorité de la glace est en dessous) .

Encore une fois, lorsque vous vous concentrez suffisamment sur votre liste de tâches pendant la phase de création, il est plus facile de repérer ces icebergs et de diviser les tâches en morceaux plus petits et plus gérables.

La tâche est-elle à l'épreuve des distractions ?

Toutes les tâches ne sont pas égales : certaines tolèrent plus de distraction, tandis que d'autres nécessitent toute votre attention.

Par exemple, je peux consulter mon flux Twitter ou effectuer une simple maintenance de blog même lorsque je suis avec ma famille. Ces tâches sont à l'abri des distractions et je peux m'en occuper, même si je n'y consacre pas toute mon attention.

La ligne de fond

Si vous avez encore du mal à accomplir vos tâches quotidiennes sur votre liste de choses à faire, assurez-vous d'analyser les raisons pour lesquelles cela s'est produit. Si quoi que ce soit, ne vous reprochez pas de ne pas avoir terminé votre liste de tâches.

Personne n'est parfait et nous pouvons apprendre de nos erreurs.

Il faut un peu de pratique pour créer une bonne liste de tâches. Cependant, une fois que vous aurez appris à assembler toutes les pièces, les choses iront beaucoup mieux et vous serez globalement plus productif.