Nous avons tous ces jours où accomplir nos tâches assignées semble hors de portée. Avec la tentation des médias sociaux, des jeux mobiles et d'Internet en général, sans parler de l'agitation constante des gens au bureau, il est facile de devenir la proie des perturbations et des distractions au travail.

Alors, que pouvons-nous faire à ce sujet? Comment être productif au travail ?

Bien que nous n'ayons pas de système infaillible capable d'éliminer complètement les perturbations et les détournements, nous avons 9 règles de base qui peuvent être appliquées pour vous aider à augmenter vos niveaux de productivité.

Continuez votre lecture pour découvrir nos conseils sur la productivité au travail.

Table des matières

1. Que signifie être productif ?
2. 9 règles de base pour être productif au travail
3. La ligne de fond
4. Plus de conseils de productivité

Que signifie être productif ?

Comment être productif au travail ? est la question séculaire qui afflige les employés et les employeurs du monde entier. Peu importe où vous travaillez et ce que vous faites, tout le monde est toujours à la recherche de nouvelles façons d'être plus efficient et efficace.

Mais qu'est-ce qu'être productif implique réellement ?

Effectuer plus de tâches sur votre liste ou travailler plus longtemps ne signifie pas nécessairement que vous êtes plus productif. Cela signifie simplement que vous êtes plus occupé et que la productivité ne doit pas être confondue avec l'occupation.

La productivité signifie obtenir des résultats efficaces dans un laps de temps aussi court que possible, vous laissant plus de temps pour en profiter librement.

Cela implique de travailler plus intelligemment, pas plus fort. Cela signifie affiner les processus, accélérer les flux de travail et réduire les risques d'interruption.

La productivité est meilleure lorsque vous examinez votre méthode de travail actuelle, identifiez les goulots d'étranglement, les défauts et les obstacles, puis trouvez des moyens de vous améliorer.

9 règles de base pour être productif au travail

1. Évitez le multitâche

Le multitâche peut donner l'impression que plus de tâches peuvent être accomplies car vous faites plusieurs choses à la fois. Cependant, le contraire est vrai.Publicité

La recherche a montré que tenter de faire plusieurs choses en même temps a un impact sur la productivité et que passer d'une tâche à l'autre peut coûter jusqu'à 40 % du temps d'une personne.^[1]C'est parce que votre concentration et votre concentration sont constamment entravées par le fait de devoir passer d'une tâche à l'autre.

Si vous avez beaucoup de tâches dans votre assiette, déterminer vos priorités et allouez suffisamment de temps pour chaque tâche. De cette façon, vous pouvez travailler sur ce qui est urgent en premier et avoir suffisamment de temps pour terminer le reste de vos tâches.

2. Désactiver les notifications

Selon un sondage Gallup, plus de 50 % des propriétaires de smartphones américains admettent vérifier leur téléphone plusieurs fois par heure.^[deux]

Éteindre votre téléphone ou au moins vos notifications pendant les heures de travail est un bon moyen de vous empêcher de consulter votre téléphone tout le temps.

La même chose s'applique à votre ordinateur. Si vous avez le privilège d'accéder aux médias sociaux sur votre bureau professionnel, désactivez les notifications là-bas.

Un autre bon conseil est de vous déconnecter de vos comptes de réseaux sociaux. Par conséquent, lorsque vous ressentez le besoin de le vérifier, vous pourriez être influencé car votre page n'est pas si facilement accessible.

3. Gérer les interruptions

Certaines perturbations au bureau sont inévitables, telles que votre responsable demandant une réunion rapide ou votre collègue demandant de l'aide. Pour y faire face, votre meilleure approche est de savoir comment gérer les interruptions comme un pro.

Soyez proactif et informez votre entourage de votre besoin de vous concentrer. Activez votre statut en tant qu'occupé/indisponible sur votre application de discussion professionnelle.

Si vous avez une date limite, faites savoir à vos collègues que vous devez vous concentrer et que vous apprécieriez vraiment de ne pas être interrompu pour le moment, ou même de travailler à domicile si c'est une option réalisable pour vous.

En anticipant et en mettant en place un plan pour les gérer, cela minimisera vos chances d'être affecté par des interruptions.

4. Mangez la grenouille

Mark Twain a dit un jour :Publicité

si c'est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire dès le matin. Et si c'est votre travail de manger deux grenouilles, il vaut mieux manger d'abord la plus grosse.

Cela signifie essentiellement que vous devez d'abord accomplir votre tâche la plus importante et la plus urgente.

Nous avons tous cette tâche importante et importante que nous ne voulons pas faire, mais nous savons que nous devons le faire car elle a la plus grande conséquence si nous ne la complétons pas.

Mange la grenouille est une technique de productivité qui vous encourage à faire votre tâche la plus importante et la plus indésirable en premier. Accomplir cette tâche particulière avant toute autre chose vous donnera un énorme sentiment d'accomplissement. Cela lancera le bal pour le reste de la journée et vous motivera à terminer vos autres tâches avec impatience.

5. Réduisez les réunions

Les réunions peuvent prendre beaucoup de temps, qui peut être utilisé pour faire quelque chose d'utile.

Vous devez attendre que tout le monde arrive, puis une fois les plaisanteries terminées, vous pouvez enfin vous y plonger. Et parfois, cela peut prendre une heure entière pour aplanir un seul problème.

L'alternative? N'organisez pas de réunion du tout. Vous serez surpris du nombre de problèmes pouvant être résolus par e-mail ou par un simple appel téléphonique.

Mais cela ne signifie pas que vous devez éliminer complètement les réunions. Dans certaines circonstances, des discussions et des négociations en face à face sont encore nécessaires. Assurez-vous simplement d'évaluer les options avant.

S'il ne s'agit que de partage d'informations, vous feriez probablement mieux d'envoyer un e-mail ; mais si un remue-méninges ou une discussion approfondie est nécessaire, une réunion en personne serait préférable.

6. Utiliser des outils

Il est crucial de disposer des bons outils avec lesquels travailler, car vous n'êtes vraiment bon que par les ressources dont vous disposez. Non seulement vous serez en mesure d'effectuer les tâches aussi efficacement que possible, mais elles pourront également rationaliser les processus. Ces processus sont essentiels à une entreprise car ils gèrent des tâches, maintiennent les employés connectés et conservent des données importantes.

Si vous êtes le gestionnaire ou le propriétaire de l'entreprise, assurez-vous que votre équipe dispose des bons outils.Publicité

Et si vous êtes un employé et que vous pensez que les outils avec lesquels vous travaillez actuellement ne sont pas tout à fait à la hauteur, informez-en votre responsable. Un bon chef d'équipe comprend l'importance d'avoir les bons outils et comment cela peut avoir un impact sur la productivité des employés.

Quelques exemples d'outils qui pourraient être utilisés :

la communication

• Mou pour le chat d'équipe et la collaboration.
• Même page pour les logiciels de visioconférence.
• Zendesk pour l'engagement du service client.

La gestion des tâches

• Zenkit pour la collaboration de tâches et de projets.
• Liste des merveilles pour lister vos tâches.
• Wekan pour une option open source.

Gestion de base de données

• Créateur Zoho pour une base de données en ligne gratuite.
• Ninox pour une variété de modèles.
• QuintaDB pour un constructeur de formulaire Web et un CRM.

Suivi du temps

• Clockify pour un traqueur gratuit.
• TMétrique pour les intégrations d'espace de travail.
• TempsCamp pour le suivi des présences et de la productivité.

Vous pouvez également consulter ces Les 10 meilleurs outils de productivité pour vous aider à obtenir 10 fois plus en moins de temps .

7. Désencombrer et organiser

Avoir un espace de travail désorganisé et encombré peut limiter votre capacité à vous concentrer. Selon les chercheurs, l'encombrement physique peut avoir un impact négatif sur votre capacité à vous concentrer et à assimiler des informations.^[3]C'est pourquoi il est important de garder votre environnement de travail bien ordonné et sans encombrement.

Assurez-vous d'avoir votre propre système d'organisation afin de savoir quoi faire lorsque la paperasse commence à s'accumuler.

Être organisé garantira également que vous savez où trouver la papeterie, les outils ou les documents appropriés lorsque vous en avez besoin. Une étude américaine révèle que le travailleur moyen peut perdre jusqu'à une semaine par an à chercher des objets égarés.^[4]

Voici un guide utile pour vous aider à désencombrer et à organiser : Comment désencombrer votre vie et réduire le stress (Le guide ultime)

8. Faites des pauses

Prendre des pauses régulières est essentiel pour maintenir la productivité au travail. Travailler devant un ordinateur peut conduire à un mode de vie sédentaire qui peut vous exposer à un risque plus élevé de maladie cardiaque, de diabète et d'obésité. Même une micropause de 30 secondes peut augmenter vos niveaux de productivité jusqu'à 30 %.

En plus de votre santé physique, les pauses sont également cruciales pour votre bien-être mental et émotionnel. C'est parce que votre cerveau est comme un muscle, plus il fonctionne sans interruption, plus il est facile de s'user.

S'assurer que vous prenez réellement vos pauses peut vous éviter de souffrir de fatigue décisionnelle. Cela peut aussi aider à stimuler la créativité.

Jetez un œil à cet article et découvrez pourquoi vous devriez commencer à planifier des pauses : l'importance de la planification des temps d'arrêtPublicité

9. Boire de l'eau

Bien que nous sachions que nous devrions le faire, il est facile d'oublier de boire suffisamment d'eau pendant la journée de travail.

Beaucoup d'entre nous se tournent vers le thé ou le café pour que la dose de caféine nous permette de continuer. Cependant, à l'instar des pauses, l'eau potable est essentielle au maintien des niveaux de productivité au travail. C'est simple et efficace.

Ne pas boire assez d'eau peut conduire à la déshydratation ainsi que des maux de tête, de la fatigue et une prise de poids.

Un bon conseil pour éviter la déshydratation est de garder une bouteille d'eau à votre bureau car elle peut vous rappeler de boire constamment de l'eau.

Si vous trouvez le goût de l'eau un peu fade, ajoutez des fruits comme du concombre ou du citron pour lui donner un meilleur goût.

Vous pouvez également obtenir plus d'idées sur la façon de boire plus d'eau ici : Comment boire plus d'eau (et pourquoi vous devriez)

La ligne de fond

Les 9 règles de base précédentes sur la productivité du travail ne sont pas la solution ultime. Vous et l'entreprise pour laquelle vous travaillez pouvez avoir d'autres conseils sur la meilleure façon d'augmenter et de maintenir la productivité.

Après tout, c'est quelque chose qui peut être perçu différemment selon le travail et l'environnement de travail.

En disant cela, cependant, les 9 règles de base constituent une bonne base pour quiconque se retrouve à succomber aux perturbations et à la distraction, et cherche des moyens de les surmonter.

Un bon conseil à garder à l'esprit est que le changement ne se produit pas du jour au lendemain. Commencez petit et soyez cohérent . Si vous vous trompez, époussetez-vous et réessayez.

Le développement d'habitudes se fait progressivement, donc tant que vous les suivez, vous commencerez bientôt à remarquer les changements que vous avez apportés et finirez par profiter des fruits de votre travail.Publicité

Plus de conseils de productivité

• Le guide ultime pour prioriser votre travail et votre vie
• 30 meilleurs livres de productivité que vous devriez lire pour augmenter votre productivité
• 13 stratégies pour booster votre productivité
• L'art soigneux de la délégation

Crédit photo en vedette : Cathryn Lavery via unsplash.com

Référence