Tous les gestionnaires et dirigeants doivent maîtriser l'art du processus de délégation. Comprendre comment et quand attribuer des responsabilités aux autres est essentiel pour maintenir un niveau élevé de productivité, tant au niveau personnel qu'organisationnel. La délégation des tâches est également essentielle pour un leadership efficace.

Apprendre à déléguer, c'est constituer une équipe soudée et efficace, capable de respecter les délais. De plus, savoir quand et comment déléguer le travail réduira votre charge de travail, améliorant ainsi votre bien-être au travail et augmentant votre satisfaction au travail. Malheureusement, de nombreux dirigeants ne savent pas comment déléguer correctement ou hésitent à le faire.

Dans ce guide, vous découvrirez ce qu'implique réellement la délégation, comment la délégation de tâches profite à votre équipe et comment attribuer des tâches efficacement.

Table des matières

1. L'importance de la délégation
2. Pourquoi les gens craignent-ils de déléguer des tâches ?
3. La différence entre délégation et attribution
4. Comment déléguer efficacement les tâches
5. Résultat final
6. Plus de conseils pour un leadership productif

L'importance de la délégation

Un bon meneur sait déléguer. Lorsque vous déléguez une partie de votre travail, vous libérez votre temps et réalisez plus au quotidien.

Une délégation efficace favorise également la productivité et la bonne gestion du temps au sein d'une équipe en s'appuyant sur les compétences existantes de ses membres et en leur permettant de développer de nouvelles connaissances et compétences en cours de route. Le résultat est une équipe plus flexible qui peut partager les rôles lorsque le besoin s'en fait sentir^[1].

Lorsque vous êtes prêt à déléguer, vous favorisez une atmosphère de confiance. Vos actions envoient un signal clair : en tant que leader, vous faites confiance à vos subordonnés pour obtenir les résultats souhaités. En conséquence, ils finiront par vous considérer comme un leader sympathique et efficace qui respecte leurs compétences et leurs besoins.

La délégation ne consiste pas à aboyer des ordres et à espérer que votre personnel se conforme. Le travail d'un gestionnaire consiste à tirer le meilleur parti de ceux qui sont sous leur supervision et, ce faisant, maximiser la productivité et le profit ^[deux].

Voici un exemple de mauvaise délégation :Publicité

Une délégation minutieuse permet d'identifier et de capitaliser sur les forces et les faiblesses uniques des membres de l'équipe. La délégation renforce également l’engagement des salariés car elle prouve que les managers sont intéressés à faire appel à leurs talents.^[3]

Pourquoi les gens craignent-ils de déléguer des tâches ?

La délégation augmente la productivité, mais tous les managers ne sont pas disposés ou capables de déléguer.^[4]Pourquoi? Voici quelques raisons courantes :

• Ils détestent l'idée que quelqu'un d'autre puisse obtenir le crédit d'un projet.
• Ils sont prêts à déléguer en principe mais craignent que leur équipe ne puisse assumer plus de responsabilités.
• Ils soupçonnent que leur personnel est déjà surchargé de travail et hésitent à alourdir leur fardeau.
• Ils soupçonnent qu'il est plus simple et plus rapide de faire une tâche eux-mêmes.
• Ils n'aiment pas l'idée d'abandonner les tâches qu'ils aiment faire.
• Ils craignent que s'ils délèguent des responsabilités, leur propre manager conclura qu'ils ne peuvent pas gérer leur charge de travail.

La différence entre délégation et attribution

La plupart des gens pensent que délégation et attribution sont synonymes, mais il y a une distinction importante à faire entre les deux.^[5]

Lorsque vous attribuez une tâche, vous demandez simplement à un subordonné d'effectuer une action spécifique. Vous leur dites quoi faire, et ils le font, c'est aussi simple que cela.

D'autre part, la délégation consiste à transférer une partie de votre propre travail à une autre personne. Ils ne reçoivent pas seulement un ensemble d'instructions.L'important est qu'ils soient placés dans un rôle qui exige qu'ils prennent des décisions et soient tenus responsables de l'accomplissement de la tâche.^[6]

Comment déléguer efficacement les tâches

Alors, quelle est la meilleure façon de déléguer le travail afin de lutter contre la peur de la délégation, de constituer une équipe efficace et de travailler plus rapidement ? Voici un guide étape par étape :

1. Sachez quand déléguer

En comprenant le degré de contrôle que vous devez maintenir sur une situation, vous pouvez déterminer la meilleure stratégie pour responsabiliser les travailleurs. Il existe 7 niveaux de délégation qui offrent aux travailleurs différents degrés de responsabilité.Publicité

Cette brève vidéo explique ces niveaux et offre des exemples d'utilisation appropriée de chacun :

La délégation se produit le long d'un spectre. Le niveau de délégation le plus bas se produit lorsque vous dites aux autres ce qu'il faut faire. Il offre peu d'occasions aux employés d'essayer de nouvelles approches. La forme de délégation la plus habilitante se produit lorsque vous êtes en mesure de céder la majeure partie de votre contrôle sur le projet à l'employé.

Savoir déléguer le travail vous aide à comprendre comment connecter les gens avec des tâches qui utilisent au mieux leurs talents. Lorsqu'il est fait correctement, il garantit que vous obtiendrez le meilleur résultat final.^[7]

Lorsque vous décidez comment déléguer le travail, posez les questions suivantes :

• Devez-vous être en charge de cette tâche ou quelqu'un d'autre peut-il s'en charger ?
• Cela nécessite-t-il votre attention pour réussir ?
• Ce travail aidera-t-il un employé à développer ses compétences?
• Avez-vous le temps d'enseigner à quelqu'un comment faire ce travail?
• Vous attendez-vous à ce que des tâches de cette nature se reproduisent à l'avenir ?

2. Identifiez la meilleure personne pour le poste

Vous devez passer le flambeau au bon membre de l'équipe pour que la délégation fonctionne. Votre objectif est de créer une situation dans laquelle vous, votre entreprise et l'employé avez une expérience positive.

Pensez aux compétences des membres de l'équipe, à leur volonté d'apprendre, à leurs styles de travail et à leurs intérêts.La personne que vous avez déléguée pourra effectuer le travail plus efficacements'ils sont capables, coachables et intéressés. Dans la mesure du possible, donnez à un employé une chance de mettre en valeur ses points forts.

Les travailleurs inexpérimentés peuvent avoir besoin de plus de conseils que les vétérans chevronnés. Si vous n'avez pas le temps de préparer le nouvel employé à réussir, il n'est pas juste de lui déléguer.

Vous devez également tenir compte de l'activité de vos employés. La dernière chose que vous voulez faire est de submerger quelqu'un en lui donnant trop de responsabilités.Publicité

3. Dites et vendez pour obtenir l'adhésion des membres

Une fois que vous avez trouvé la personne idéale pour le poste, vous devez encore la faire assumer la nouvelle responsabilité. Faites-leur savoir pourquoi vous les avez choisis pour le poste.^[8]Lorsque vous montrez aux autres que vous soutenez leur croissance, cela crée une culture de confiance. Les employés qui voient les tâches déléguées comme des opportunités sont plus susceptibles d'être investis dans le résultat.

Lorsque vous travaillez avec de nouveaux employés, exprimez votre volonté de fournir un soutien et des commentaires continus. Pour les employés aguerris, tenez compte de leurs réflexions et de leurs expériences.

4. Soyez clair et précis sur le travail

Il est essentiel d'expliquer aux employés pourquoi le projet est nécessaire, ce que vous attendez d'eux et quand il est dû.^[9]S'ils savent ce que vous attendez, ils seront plus susceptibles de livrer.

En définissant des attentes claires, vous les aidez à planifier comment effectuer la tâche. Configurez des jalons de projet afin de pouvoir vérifier les progrès sans microgestion. Si votre employé a du mal à atteindre un jalon, il a encore le temps de corriger le cours avant que le produit final ne soit dû.

Ce type de responsabilité est couramment utilisé dans les universités. Si les étudiants ne connaissent que la date d'échéance et les exigences de base pour terminer les principaux documents de recherche, ils pourraient reporter le travail jusqu'à la onzième heure. De nombreux programmes exigent que les étudiants rencontrent des conseillers chaque semaine pour obtenir des conseils, une structure d'adresse et résoudre des problèmes dans leurs méthodes avant les échéances. Ces mesures préparent les élèves à réussir tout en leur donnant l'espace nécessaire pour produire un excellent travail.

5. Soutenez vos employés

Pour voir les meilleurs résultats possibles de la délégation, vos subordonnés ont besoin de vos ressources et de votre soutien. Mettez-les en contact avec des formations et du matériel pour développer des compétences qu'ils n'ont pas encore.^[dix]

La mise à disposition des ressources peut prendre plus de temps au départ, mais vous gagnerez du temps en faisant le travail correctement. Pour les tâches récurrentes, cette formation est payante à plusieurs reprises.

Parfois, les employés ont besoin d'aide pour voir ce qu'ils font bien et comment ils peuvent s'améliorer. Donner et recevoir des commentaires est une partie essentielle de la délégation de tâches. C'est aussi un bon moyen de surveiller les tâches déléguées en tant que leader. Bien que vous puissiez suivre l'avancement des tâches, vous n'êtes pas micro-gestion les employés.Publicité

Tout au long du projet, demandez périodiquement à vos employés s'ils ont besoin de soutien ou de clarification. Expliquez clairement que vous leur faites confiance pour faire le travail et que vous souhaitez créer un espace pour qu'ils puissent poser des questions et donner leur avis. Ces commentaires vous aideront à affiner la façon dont vous déléguez le travail.

6. Montrez votre appréciation

Lors des vérifications périodiques, reconnaissez tous les gains que vous avez vus sur le projet jusqu'à présent. Reconnaissez que vos employés progressent vers l'objectif. Le principe de progrès explique à quel point il est important de célébrer les petites victoires pour garder les employés motivés.^[Onze]Les travailleurs seront plus efficaces et dévoués s'ils savent que vous remarquez leurs efforts.

Reconnaître les employés lorsqu'ils réussissent bien les aide à comprendre la qualité du travail que vous attendez. Cela les rend plus susceptibles de vouloir travailler à nouveau avec vous sur de futurs projets.

Résultat final

Maintenant que vous savez exactement ce que signifie la délégation et les techniques pour déléguer le travail efficacement, vous êtes dans une excellente position pour rationaliser vos tâches et augmenter la productivité de votre équipe.

Déléguer, c'est accorder autonomie et autorité à quelqu'un d'autre, allégeant ainsi votre propre charge de travail et constituant une équipe bien équilibrée et bien utilisée.

Les compétences de délégation peuvent sembler compliquées ou effrayantes, mais cela devient beaucoup plus facile avec le temps. Commencez petit en déléguant quelques décisions aux membres de votre équipe au cours de la semaine ou des deux prochaines.

Plus de conseils pour un leadership productif

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Crédit photo en vedette : CoWomen via unsplash.com

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