Lorsque des changements ou des perturbations majeurs dans la vie se produisent, la gestion du temps est l'une des premières choses à sauter par la fenêtre. Dans ces situations, le temps peut perdre toutes les définitions. Naturellement, les termes urgent et important prennent de nouvelles significations.

Dans son livre, Les 7 habitudes des personnes très efficaces , Steven Covey a popularisé un concept qu'il appelle la matrice de gestion du temps. Covey décompose le temps que nous passons éveillé en quatre quadrants :

• Quadrant 1 : Urgent et Important. Exemples : obtenir de l'aide en cas d'urgence médicale ou empêcher un petit enfant de se retrouver dans la circulation.
• Quadrant 2 : Pas urgent, mais important. Exemples : faire changer l'huile de votre voiture régulièrement ou atteindre un objectif interne de l'entreprise pour répondre de manière significative à chaque contact client dans l'heure.
• Quadrant 3 : Urgent, mais pas important. Exemples : un collègue passe pour poser des questions sur le pique-nique de l'entreprise ou répond à des offres à durée limitée.
• Quadrant 4 : Ni Urgent ni Important. Exemples : faire défiler les flux de médias sociaux, répondre aux commentaires sur le site Web publiés par des personnes que vous ne connaissez pas ou aux séances de frénésie télévisée.

Voici le graphique matriciel illustré par Sage Automation :^[1]

Pour faire le meilleur usage possible de ces quatre quadrants, nous devons être brutalement honnêtes sur la façon et à quoi nous attribuons les termes de Covey. Voici comment procéder :

1. Mettez un chiffre en dollars sur votre temps

Si tu veux éliminer les pertes de temps dans votre vie, commencez à traiter votre temps comme si c'était de l'argent. Considérer le temps comme un atout peut sembler un concept quelque peu flou. L'apposition de signes de dollar sur vos heures apportera de la clarté rapidement.

L'expert financier Dave Ramsey suggère de suivre chaque centime que vous gagnez en affectant tout votre argent à une catégorie. Par exemple, 1 000 $ de votre prochain chèque de paie pourraient entrer dans la catégorie du loyer, 400 $ pourraient aller à l'épicerie, et ainsi de suite.Publicité

Jusqu'à ce que vous commenciez à nommer et à suivre votre temps, la gestion du temps ne sera rien de plus que des conjectures et des intuitions. La combinaison de la matrice de gestion du temps de Covey et de la technique de Ramsey est la première étape pour vous mettre aux commandes de la gestion du temps. Peut-être que vous décidez que votre temps a une valeur monétaire de 30 $ l'heure. À la fin d'une frénésie Netflix, par exemple, vous constatez que vous avez passé 4,5 heures. Cela revient à une valeur nette de 135 $. Enregistrez-le dans un journal quotidien sous Divertissement.

Si vous êtes comme la plupart des gens, votre moment de clarté arrivera probablement à la fin du mois lorsque vous totaliserez les valeurs en dollars que vous avez attribuées à vos différentes catégories de vie.

Alors que vous avez peut-être ignoré les 135 $ dépensés pour une seule frénésie télé, comment vous sentirez-vous lorsque vous découvrirez qu'en un mois, vous avez dépensé 1 485 $ dans cette catégorie ? À titre de référence, votre inventaire de temps disponible pour un mois de 31 jours, en supposant 16 heures d'éveil par jour, s'élève à 14 880 $. Les heures de travail à elles seules ont probablement absorbé quelque chose dans la fourchette de 4 500 $ à 6 000 $.

Vous avez désormais le pouvoir d'apporter une réelle clarté dans la gestion de vos priorités. Est-ce que regarder la télévision valait vraiment près de 10 % de vos heures d'éveil totales ? Seulement vous pouvez répondre à cette question.

2. Préparez-vous au succès de la matrice de gestion du temps

Commencez par écrire chaque tâche

À ce stade, tout ce que vous essayez de faire est de vider votre cerveau. Ne dépensez pas d'énergie à penser à l'urgence, à l'importance ou à la date limite. Cette partie viendra plus tard. Pour l'instant, faites de votre mieux pour que toutes les tâches bourdonnent dans votre cerveau dans une feuille de calcul ou sur papier.

Utilisez les outils qui vous conviennent le mieux afin de pouvoir décharger vos pensées le plus rapidement possible. Ne vous arrêtez pas tant que vous n'êtes pas sûr d'avoir tout capturé.

Ensuite, attribuez une date limite à chaque tâche

Commencez par remplir les délais que vous savez être gravés dans le marbre. Pour maintenir des relations saines, vous voudrez donner la priorité aux engagements que vous avez déjà pris envers d'autres personnes. Si possible, fixez vos échéances en avance sur ce que vous avez promis – vous aurez peut-être besoin de ce temps flexible plus tard. Commencez avec un objectif de gestion du temps d'être connu comme le genre de personne qui promet peu et livre trop.Publicité

Mettez en surbrillance les tâches que vous savez être urgentes. Soyez prudent avec votre application du terme urgent. Ce qui vous semble urgent peut être sans conséquence pour votre famille, vos amis et vos clients. Chacun doit trouver une définition de travail personnelle, mais pour commencer, utilisez cette classification avec parcimonie.

Donnez la priorité aux engagements antérieurs lors de votre classification. Vous pouvez toujours revenir en arrière et mettre à niveau une tâche spécifique vers ce statut, mais commencez par faire preuve de retenue. Après tout, si tout est urgent, rien ne peut être vraiment urgent.

Réorganisez votre liste par importance

C'est là que l'utilisation d'une feuille de calcul au lieu du papier peut vraiment porter ses fruits. Insérez une colonne d'importance sur votre feuille de calcul ou choisissez un stylo ou un marqueur de couleur différente si vous utilisez du papier ou des fiches. Donnez à chaque tâche une cote d'importance de 1 (pas du tout importante) à 100 (de la plus haute importance).

Personnellement, j'aime utiliser une échelle de 1 à 100 en raison de la granularité qu'elle offre. Par exemple, deux tâches peuvent toutes les deux noter un 8 sur une échelle de 1 à 10, mais vous pouvez faire la différence entre un 82 et un 88 lors du tri.

3. Branchez votre vie dans la matrice de gestion du temps

Maintenant, prenez du recul et regardez ce que vous avez. Si vous avez fait vos devoirs, vous devriez maintenant voir chacune de vos tâches ainsi que son classement en termes d'importance et d'urgence.

Commencez à déplacer chaque tâche dans l'un des quatre quadrants de la matrice de gestion du temps. Commencez par les emplacements évidents. Une fois qu'ils sont sur la grille, vous pouvez évaluer les appels rapprochés qui pourraient légitimement se retrouver dans l'un des deux quadrants. Vous pouvez commencer à reclasser les éléments en termes d'importance ou d'urgence, et c'est très bien. Vous vous rendez peut-être compte que certaines tâches ne sont pas aussi importantes ou urgentes que vous le pensiez au départ.

Q1 : Maintenir une piste d'atterrissage ouverte

Essayez de garder autant de choses que possible hors du quadrant Urgent et Important. Cela peut ne pas être possible lors de votre première tentative de gestion du temps, mais fixez-vous un objectif à long terme de maintenir un espace ouvert au premier trimestre. Vous pouvez y parvenir en traitant les tâches qui apparaissent dans les trois autres quadrants aussi efficacement que possible.Publicité

Par exemple, un fondateur de startup occupé voudra toujours rester en forme mais n'aura pas d'heures à passer dans la salle de gym. L'auteur à succès du Wall Street Journal, le Dr John Jaquish, recommande l'entraînement à résistance variable plutôt que l'entraînement avec des poids lourds. Il est scientifiquement prouvé que l'entraînement à résistance variable donne de meilleurs résultats pour la condition physique en beaucoup moins de temps, explique le Dr Jaquish. Ceci, combiné à un régime riche en protéines, peut donner aux entrepreneurs les résultats qu'ils souhaitent sans sacrifier de précieuses heures de leur journée.

De toute évidence, vous pourriez recevoir un appel client dans 10 minutes qui place instantanément quelque chose au premier trimestre. Aucune planification ou préparation de votre part n'aurait pu l'empêcher d'y atterrir, ce n'est donc pas de votre faute. Votre travail consiste à garder la piste d'atterrissage disponible pour cette éventualité.

Q2 : éliminez ces tâches avec des blocs de temps dédiés

Si quelque chose est important, il a de bonnes chances de devenir éventuellement urgent. En utilisant l'exemple de la vidange d'huile, vous souhaitez évidemment effectuer cette tâche avant que votre moteur ne se grippe. Si vous ne le faites pas, une tâche Q2 doit soudainement être reclassée Q1, et vous aurez un tout nouveau Q1 pour lui tenir compagnie : obtenez une voiture de location.

Les autres tâches du deuxième trimestre ne deviendront peut-être jamais urgentes, mais cela ne diminue pas l'importance de ces éléments plus généraux. Peut-être que vous vous êtes engagé à en apprendre davantage pour aider à faire avancer l'antiracisme sur le lieu de travail, note l'auteur et contributeur de Forbes Dana Brownlee. Cet objectif ne se matérialisera probablement pas tant que vous n'aurez pas bloqué de manière proactive du temps sur votre calendrier pour vous assurer que vous vous emparez du temps nécessaire pour atteindre cet objectif.^[2]

Sans un effort conscient pour planifier ces tâches, elles resteront à jamais inachevées.

Q3 : Posez quelques questions à vos articles urgents

Au moins un problème avec cette catégorie est que les tâches urgentes se font souvent passer pour importantes. Il est courant de confondre les deux, il est donc essentiel d'apprendre à faire cette distinction. Un SMS d'un client potentiel que vous espérez atterrir est urgent tandis qu'un e-mail de votre agent d'assurance souhaitant planifier une révision annuelle de la police peut probablement attendre jusqu'à vendredi.

Les e-mails, les messages vocaux, les messages texte et d'autres formes de communication instantanée comportent presque toujours un sentiment d'urgence, mais ils peuvent ne pas être importants. En regardant les choses qui ont atterri au troisième trimestre, demandez-vous si vous partagez ou non le sentiment d'urgence de l'expéditeur. Il est peut-être temps de vous désinscrire de certains groupes, individus ou newsletters pour minimiser l'encombrement du troisième trimestre.Publicité

Q4 : Tirez le meilleur parti de vos activités ni urgentes ni importantes

Le quatrième trimestre est le quadrant sur lequel chaque futur gestionnaire de temps aime jeter, mais ne soyez pas si pressé. Bien que vous vouliez absolument éliminer le temps qui craint, c'est aussi le quadrant où vivent les temps d'arrêt. Plutôt que de jurer de renoncer entièrement à toutes les activités du quatrième trimestre, tirez le meilleur parti de celles dans lesquelles vous vous engagez.

Tout d'abord, commencez par éliminer ou déléguer les tâches qui ne sont pas la meilleure utilisation de votre temps. Bien sûr, ce rapport doit être reformaté, mais un stagiaire pourrait probablement le faire pour vous. Utilisez un logiciel de vente pour automatiser vos e-mails de prospection afin de ne pas avoir à tous les envoyer vous-même.

Lorsqu'il s'agit de faire une pause, soyez conscient des activités qui vous rafraîchissent et de celles qui vous épuisent. Dites oui à cette promenade dans les bois et non à vous disputer avec des inconnus sur les réseaux sociaux. En choisissant judicieusement vos activités de loisirs, vous tirerez le meilleur parti de votre argent au T4.

Dernières pensées

La matrice de gestion du temps de Covey est un outil formidable à adopter lorsque vous avez l'impression que votre emploi du temps vous contrôle au lieu de l'inverse. Votre succès dépendra probablement de votre honnêteté envers vous-même lorsque vous attribuez des étiquettes.

N'ayez pas peur de vous demander : est-ce vraiment urgent ? Vous devrez également faire des distinctions nettes entre ce qui est important pour vous et ce qui est important pour quelqu'un d'autre. Il est trop facile d'accepter sans critique l'étiquette d'important ou d'urgent de quelqu'un d'autre.

Il existe un point idéal pour la gestion du temps qui vous permet de contrôler totalement votre emploi du temps sans sombrer dans une pensée rigide. Les entrepreneurs, en particulier, devront intégrer une certaine flexibilité dans leurs horaires afin de pouvoir profiter des opportunités du premier trimestre qui se présentent à l'improviste. Trop de flex, cependant, et vous finirez par perdre du temps. Au fur et à mesure que vous personnalisez les techniques de Covey et Ramsey pour les adapter à votre vie, accordez-vous un peu de grâce pour faire des erreurs et ajuster au besoin. Vous y arriverez.

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Crédit photo en vedette : exploration # via unsplash.com Publicité

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