Connaissez-vous quelqu'un qui n'est pas occupé?

La plupart d'entre nous se réveillent chaque matin avec des calendriers surchargés et des listes de tâches longues. En tant qu'avocate/épouse/maman/écrivain, je sais que je le sais certainement.

Par fascination ringard et par pur instinct de survie, j'ai fait une étude permanente de la productivité et de la gestion du temps. Voici les 10 meilleurs conseils de productivité qui m'aident à faire les choses que je dois ou veux faire sans perdre la tête :

1. Écrivez-le

Chaque tâche, chaque engagement doit être écrit. Cela libère votre esprit du travail d'aspiration d'énergie et d'attention consistant à essayer de vous souvenir.

Dans son livre fondateur sur la productivité, Faire les choses , David Allen souligne comment les engagements inachevés consomment de l'énergie psychique, chacun vous rendant un tout petit peu plus fatigué, plus distrait et donc moins productif.

Il souligne que la première étape de la gestion de votre vie et de votre temps consiste à sortir chaque engagement, petit et grand, de votre tête et dans un système de confiance.

j'utilise OmniFocus pour saisir ces engagements, mais vous pouvez commencer avec un simple stylo et du papier.

2. Prenez une longueur d'avance

La meilleure façon de commencer à courir est de commencer la veille.

Avant de quitter votre espace de travail, ou avant de vous coucher, prenez 10 minutes pour revoir les engagements du lendemain.

Quels rendez-vous ne peuvent pas être manqués ? Que devez-vous avoir avec vous pour ces rendez-vous? (Assurez-vous d'avoir rassemblé ces documents et de les avoir prêts à être utilisés.) Quelles sont les trois à cinq tâches à accomplir ?

Décidez ce que vous ferez en premier. Regardez cette liste de tâches et décidez si des tâches peuvent être déléguées à quelqu'un d'autre (voir numéro 9 ci-dessous) ou, mieux encore, rayées complètement de la liste (voir numéro 10 ci-dessous).Publicité

Plus votre journée est chargée, plus il est important de faire cette enquête rapide la veille ou la veille. Cela signifie que vous ne perdez pas de temps le matin à décider par où commencer ou à rassembler des matériaux (et peut-être que découvrir un élément crucial n'est pas disponible lorsque vous en avez besoin).

3. Faites votre tâche la plus redoutée en premier

Chacun de nous a une ou plusieurs tâches sur sa liste de tâches que nous redoutons de faire. Peut-être que c'est cet appel téléphonique désagréable que vous ne voulez pas passer, ou ce billet de blog que vous avez remis à plus tard parce que vous ne savez pas par où commencer, ou ce projet qui vous submerge parce qu'il est si énorme.

Quoi que ce soit, il plane au-dessus de votre tête, vous distrayant par la culpabilité parce qu'il continue d'être repoussé au jour suivant et au suivant. Il est temps de mettre fin à ce cycle.

Faites-le en premier. L'écrivain Michael Hyatt parle de tuer vos dragons avant le petit-déjeuner - il n'y a rien de plus motivant pour le reste de la journée que de rayer ce monstre de votre liste à la première heure le matin.^[1]

Mais beaucoup de gens au lieu de faire les tâches difficiles d'abord, ils font les plus faciles. Si vous voulez vraiment être productif, il y a certaines tâches que vous ne devriez pas faire en premier le matin : pour être plus productif, ne jamais faire ça pour commencer votre matinée

Alors faites cet appel. Sortez un morceau de papier et faites un remue-méninges pour cet article de blog.

Fais quelque chose à propos de cette tâche écrasante - peut-être que vous ne pouvez pas la terminer en un jour, mais vous pouvez au moins commencer. Quoi que ce soit, faites-le.

Ensuite, laissez la satisfaction de le rayer de votre liste vous transporter dans le reste de votre journée bien remplie.

4. Désactiver les distractions

L'un des principaux tueurs de productivité est la distraction des interruptions constantes : e-mails, appels téléphoniques, personnes apparaissant à votre porte…

La technologie qui peut (et devrait) rendre nos vies plus faciles et meilleures peut également rendre pratiquement impossible le maintien du type d’attention focalisée nécessaire pour travailler de manière efficace et efficiente.

Mais voici le problème : vous pouvez contrôler cette technologie.Publicité

Lorsque vous avez une tâche importante qui nécessite de l'attention et de la concentration, créez l'espace pour lui donner le meilleur de vous-même.

Qu'il s'agisse d'une réunion avec un client ou un collègue, d'une lettre importante à rédiger ou d'une œuvre d'art que vous souhaitez créer, prévoyez un bloc de temps pour vous concentrer sur cet engagement, puis désactivez toutes les distractions. Éteignez votre téléphone (ou au moins désactivez la sonnerie). Faites taire vos alertes par e-mail. Déconnectez Internet (ou au moins Facebook et Twitter). Fermez la porte de votre bureau.

Juste pour cette heure (ou trente minutes, ou demi-journée), éteignez toutes les communications extérieures et accordez-vous le luxe nécessaire de temps libre pour vraiment vous concentrer sur le sujet en question. En savoir plus sur Comment minimiser les distractions pour faire avancer les choses .

5. Faites des pauses

Il y a une limite à la durée pendant laquelle quelqu'un peut consacrer une profonde concentration à une tâche.

Peu importe à quel point vous êtes occupé, après un certain temps, la loi des rendements décroissants entre en jeu et la fatigue - physique et/ou mentale - commence à nuire à votre efficacité.

Prévoyez des pauses périodiquement, même pendant les jours les plus chargés. Prenez dix minutes pour vous lever, vous étirer, boire un verre d'eau, faire le tour du pâté de maisons.

Vous retournerez à votre travail rafraîchi, à la fois mentalement et physiquement, et prêt à être encore plus productif.

Si vous n'êtes pas encore convaincu, lisez cet article sur L'importance de la planification des temps d'arrêt .

6. Traitement par lots

Si les exigences de votre journée incluent des tâches routinières, essayez de regrouper des tâches similaires et planifiez certaines heures de la journée pour les éliminer.

Répondre aux e-mails ? Retour d'appels téléphoniques ? Saisir les dépenses dans un tableur ? Au lieu d'interrompre vos autres tâches pour effectuer ces tâches au coup par coup, regroupez-les.

Réglez deux, trois ou cinq fois par jour pour vérifier et répondre aux e-mails. Retournez les appels téléphoniques à 11h45 et 16h45 (ou, si vous voulez éviter de vous laisser entraîner dans de longues conversations téléphoniques, retournez-les à 12h15 pendant que les gens déjeunent, et 17h15 après qu'ils aient à gauche pour la journée, et laissez juste un message!)Publicité

En regroupant des tâches similaires, vous économisez le temps perdu à augmenter plusieurs fois par jour et profitez des avantages de l'élan.

7. Mangez un petit-déjeuner sain

Dois-je expliquer cela? Il existe d'innombrables études confirmant l'importance du petit-déjeuner pour maintenir notre santé.

Les personnes en bonne santé sont plus productives. Peu importe à quel point vous êtes occupé, prenez un bon petit-déjeuner. Cela vous alimentera pour un excellent début de journée.

Pour plus d'idées de petit-déjeuner, consultez ceci: 31 recettes de petit-déjeuner sains qui boosteront votre énergie

8. Faites de l'exercice

Ne pas être trop répétitif, mais les personnes en bonne santé sont plus productives.

L'exercice vous rend en meilleure santé, alors assurez-vous de faire de l'exercice tous les jours.

Vous n'avez pas besoin de passer des heures au gymnase pour en profiter ; promenez-vous dans le pâté de maisons ou faites des isométries à votre bureau.

Essayez ces 29 exercices que vous pouvez faire à (ou près) de votre bureau ou alors 15 étirements de bureau simples et rapides pour améliorer l'efficacité du travail .

Faites juste quelque chose pour faire battre votre cœur et faire battre votre sang. Cela améliorera votre bien-être général ainsi que votre capacité à penser plus clairement.

9. Délégué

J'avoue : je pue ça. Je déteste demander de l'aide, et il semble souvent plus difficile d'expliquer une tâche à quelqu'un d'autre que de la faire moi-même. Mais tout ce qui doit être fait dans votre vie ne doit pas être fait par vous.

Évaluez soigneusement cette liste de tâches. Quelles tâches quelqu'un d'autre pourrait-il faire, vous libérant ainsi pour vous concentrer sur les choses que vous seul pouvez faire ?Publicité

Regardez autour de vous : qui est disponible pour effectuer certaines de ces tâches ? Une secrétaire? Un collègue? Un membre de la famille? Un assistant rémunéré ?

Une clé importante de la productivité consiste à ne faire que les choses que vous seul pouvez faire et à donner à quelqu'un d'autre la possibilité de contribuer en effectuant ces autres tâches.

Le PDG de Lifehack a une façon unique de déléguer efficacement le travail, jetez un œil à son guide : Comment déléguer le travail (le guide définitif pour les leaders qui réussissent)

10. Dites non

Combien d'engagements avez-vous pris qui n'ont pas vraiment besoin d'être tenus ?

Avez-vous assumé des tâches qui n'ont pas vraiment d'importance pour vous ou pour quelqu'un d'autre ?

Votre calendrier est encombré de réunions qui n'apportent rien aux organisations dont vous ne vous souciez plus ?

Votre journée a-t-elle été détournée par les priorités de quelqu'un d'autre ?

Si votre calendrier est bourré, si votre liste de choses à faire est longue, prenez une dizaine de minutes pour regarder chaque élément d'un œil attentif. L'un de ces rendez-vous ou tâches peut-il simplement être barré pour créer une marge raisonnable dans votre vie ?

Lorsque quelqu'un appelle ou se présente à votre porte pour vous demander de participer à une activité, respirez et demandez-vous si cela correspond à vos propres priorités (lesquelles, bien sûr, pourraient légitimement inclure le bonheur de votre patron ou de votre conjoint).

Si la réponse est non, alors dites simplement non. Pratiquez-le à l'avance : merci de m'avoir invité, mais non. Merci d'avoir demandé, mais non. Merci d'avoir pensé à moi, mais non.

Comme l'a dit un sage, non est une phrase complète. Aucune explication n'est nécessaire. Tout simplement pas.Publicité

Vous voudrez peut-être apprendre de Leo Babauta L'art doux de dire non afin que vous puissiez vous fixer de meilleures limites.

Plus de ressources sur la gestion du temps

• 18 meilleures applications et outils de gestion du temps
• 10 façons pratiques d'améliorer considérablement vos compétences en gestion du temps
• Utiliser le plan d'amélioration de la productivité : 7 règles à ne jamais oublier
• 11 compétences organisationnelles dont tout leader intelligent a besoin

Crédit photo en vedette : Pexels via pexels.com

Référence