Nous avons tous les mêmes 24 heures par jour pour travailler, mais comment tirer le meilleur parti de ce temps pour obtenir des résultats qui vous font gagner du temps ?

Il ne s'agit pas de travailler plus dur car cela n'ira pas loin, c'est la façon dont vous planifiez et structurez votre temps, puis comment vous maximisez le temps que vous avez planifié.

La clé de ces conseils de gestion du temps n'est pas de les faire une fois, mais de les répéter encore et encore jusqu'à ce qu'ils deviennent des habitudes. C'est à ce moment-là que ceux qui vous entourent penseront que vous avez plus de 24 heures par jour.

1. Planifiez votre semaine lorsque vous êtes le plus organisé

L'un des conseils les plus importants pour la gestion du temps est de planifier votre semaine.

Faire cette tâche à la même heure chaque semaine crée non seulement une habitude de gagner du temps, mais peut avoir un impact positif sur votre état d'esprit et votre bien-être.

Laisse-moi expliquer.

En planifiant votre semaine, vous vous faites un certain nombre de petites promesses positives. Chaque fois que vous tenez ces promesses et que vous tenez ces promesses, votre confiance en vous grandit et vous vous sentirez mieux dans votre peau à mesure que vous en faites plus.

Cette approche vous fait gagner du temps pendant que vous effectuez la planification lorsque vous êtes dans un état d'esprit concentré lorsque vous planifiez ce qui est important pour vous. Au cours de la semaine, vous êtes alors moins tenté de faire autre chose pendant l'un de ces créneaux pré-planifiés, car vous pouvez vous rappeler que j'ai prévu cela pour une raison.

Alors planifiez votre semaine et tenez ces promesses que vous vous êtes faites pour voir des résultats qui vous feront gagner du temps.

2. Planifiez la journée de travail suivante pour une soirée détendue

Si vous avez du mal à fermer après la journée de travail, cette approche aide à détendre votre esprit et vous permet de profiter de votre soirée sans vous soucier du travail.

Tout ce dont vous avez besoin est de 5 à 10 minutes par jour et d'un bloc-notes. C'est rapide et a des avantages considérables pour la façon dont vous gérez votre temps.

À la fin de chaque journée, notez une dizaine de tâches que vous souhaitez accomplir le lendemain.

Ensuite, sélectionnez l'une de ces tâches que vous devez accomplir quoi qu'il arrive et marquez-la d'un H pour haut .

Puis ajouter M pour moyen à cinq ou plus tâches. Ce sont les tâches que vous devez accomplir, mais si vous ne pouvez pas toutes les terminer, ce sera gérable.

Les tâches restantes sont marquées d'un « L » pour faible . Ils sont agréables à avoir, et ils devraient être des tâches faciles.

Avec vos tâches du lendemain planifiées, vous pouvez quitter le travail avec toutes ces tâches lancinantes dans votre tête écrites et prêtes à être affrontées le lendemain.Publicité

3. Contrôlez votre journée pour qu'elle ne vous contrôle pas

Planifier votre journée est le conseil de gestion du temps le plus efficace que vous puissiez faire. Il vous permet de contrôler votre journée plutôt que de laisser la journée vous contrôler.

Cette approche est simple et offre de la flexibilité lorsque votre journée de travail ne se déroule pas comme prévu.

Prenez un crayon et un bloc-notes !

Dans votre bloc-notes, divisez la journée en segments de 30 minutes, 09h30, 10h00, etc. Ajoutez-les ligne par ligne avec une ligne ou deux entre chacun.

Maintenant, regardez votre journal de travail et ajoutez tout ce qui est corrigé comme les réunions.

Ensuite, prenez vos tâches finales hautement prioritaires et ajoutez-les à vos segments de 30 minutes.

Si vous avez encore des plages horaires libres, ne les laissez pas vides.

Si vous avez du mal à vous motiver un matin, essayez ceci :

Choisissez des tâches faciles et rapides et faites-les en premier, ne vous inquiétez pas si vous repoussez des tâches plus difficiles. Faire d'abord des tâches faciles vous donnera l'élan et le bon état d'esprit pour ensuite vous attaquer aux choses difficiles.

4. Gérer judicieusement les collègues de travail distrayants

Peu importe à quel point vous planifiez votre semaine, votre journée ou même l'heure suivante si vous êtes continuellement distrait. Distractions entraînent une perte de concentration et sont la porte d'entrée à la procrastination.

Cette astuce de gestion du temps consiste à créer le bon environnement de travail, afin que vous puissiez maximiser le temps dont vous disposez pour être aussi productif que possible.

Le livre de Nir Eyal Indistrayable explique que si vous voulez devenir vraiment productif, vous devez devenir indissociable. L'une des plus grandes distractions sur le lieu de travail est souvent nos collègues de travail.

Pour les collègues qui vous distraient le plus, demandez-leur simplement au début de chaque journée s'ils ont besoin de quelque chose de votre part ? En faisant cela, vous les faites planifier sans qu'ils s'en rendent compte, mais c'est à vos conditions. Cela réduit les chances d'une demande aléatoire plus tard dans la journée.

5. Traitez les e-mails selon vos conditions

Parfois, la gestion de votre boîte de réception peut sembler être un travail à temps plein. Vous pouvez également tomber dans le piège de vous sentir comme si vous aviez beaucoup fait parce que vous avez envoyé des tonnes d'e-mails ou que vous êtes arrivé à la boîte de réception mystique zéro !

Bien que l'envoi de quelques e-mails puisse être satisfaisant, le problème est que les e-mails sont également utilisés comme une forme de procrastination, car ils constituent une tâche de secours facile lorsque vous n'avez pas envie de travailler sur quelque chose de dur.

Alors, que faites-vous pour arrêter ces distractions et réduire le stress causé par les e-mails ?Publicité

Vous planifiez quand vous voulez lire et répondre à vos e-mails, vous avez donc le contrôle.

Une étude de l'Université de la Colombie-Britannique a révélé que vous ne devriez vérifier vos courriels que trois fois par jour et, ce faisant, réduit le stress.^[1]

Ainsi, au début de chaque journée, prévoyez quand vous vérifierez vos e-mails. La fréquence à laquelle vous consultez vos e-mails dépend de votre travail, mais moins c'est plus et idéalement pas plus de trois.

Cette approche vous permet toujours de garder le contrôle de votre boîte de réception, mais vous le faites à un moment qui vous convient.

6. Supprimez les distractions électroniques et devenez présent

Combien de fois au travail voyez-vous quelqu'un distrait par une notification sur son mobile ou son ordinateur portable ?

Les notifications sur mobile et ordinateur portable nous distraient tous les jours, mais elles sont également devenues une distraction acceptable.

Dans la majorité des emplois, vous n'avez pas à réagir immédiatement à une notification, même lorsque nous en ressentons le besoin. C'est une habitude créée par la technologie.

Il ne doit pas en être ainsi.

Parcourez tous vos paramètres de notification sur votre mobile et votre ordinateur portable et ne laissez que les plus critiques activés. Dans la plupart des cas, il ne devrait s'agir que d'appels téléphoniques.

En désactivant ces notifications, vous consultez ensuite vos e-mails, messagerie, etc. aux heures qui vous conviennent, et non à leur arrivée.

Vous pouvez également désactiver le décompte qui apparaît sur les applications mobiles et de bureau. Vous n'avez pas besoin de savoir combien d'e-mails vous avez dans votre boîte de réception à un moment donné, surtout si vous avez planifié le moment où vous vérifierez vos e-mails.

Si vous laissez cette fonction de badge activée, cela crée une distraction lancinante qui vous éloignera de votre travail et aura un impact sur votre temps.

Essayez-le pendant quelques jours et voyez l'impact positif qu'il aura sur votre gestion du temps. Ceux qui vous entourent verront également le changement car vous serez beaucoup plus présent à la maison et au travail.

7. Appuyez sur la minuterie et allez en profondeur avec votre concentration

L'arrêt d'une tâche se produit généralement lorsque vous l'avez terminée, que vous avez perdu tout intérêt ou que vous avez été distrait. Il faut en moyenne 23 minutes pour se recentrer lorsque vous avez été distrait, vous devez donc faire tout votre possible pour rester dans cet état de concentration.^[2]

Malheureusement, la perte d'intérêt et la distraction sont les résultats les plus probables des difficultés de gestion du temps, c'est pourquoi le réglage d'une minuterie peut faire toute la différence.

En réglant une minuterie, vous vous promettez que vous ne serez pas distrait ou ne travaillerez sur rien d'autre jusqu'à la fin de cette minuterie. Cette petite promesse peut avoir un impact considérable sur votre gestion du temps.Publicité

Vous pouvez essayer différentes durées pour voir ce qui fonctionne pour vous, par exemple, 25 minutes si vous utilisez le Technique tomate . 25 minutes peuvent ne pas sembler longues, mais en restant pleinement concentré pendant 25 minutes, vous serez étonné de tout ce que vous pouvez faire.^[3]

8. Découvrez à quoi vous ne devriez pas passer votre temps

Chaque jour, nous passons du temps sur des choses qui nous empêchent de faire ce que nous devrions faire - qu'il s'agisse de distractions comme les réseaux sociaux, les e-mails ou des tâches que nous préférerions ne pas faire, comme la boutique hebdomadaire ou le repassage.

Toutes ces activités chronophages peuvent sembler insignifiantes, mais elles s'additionnent toutes en matière de gestion du temps.

Vous pensez peut-être que je dois les faire, mais il existe une technique appelée liste à ne pas faire qui peut vous aider.

Il ne s'agit pas seulement d'arrêter complètement les tâches sans impact. Il peut également s'agir d'automatiser ou déléguer la tâche .

Alors, comment créer une liste à ne pas faire ?

Tout d'abord, passez 10 minutes à écrire toutes les choses qui ne vous servent pas vraiment ou ne vous aident pas à vous rendre là où vous voulez vraiment être (par exemple, regarder la télévision, les médias sociaux, faire les courses, nettoyer la maison)

Ensuite, placez chacun sous le titre automatiser, déléguer ou éliminer.

Automatiser pourrait être pour votre boutique hebdomadaire, vous utilisez maintenant une entreprise qui livre les ingrédients et les recettes à votre porte.

Le délégué pourrait obtenir un nettoyeur pour votre maison chaque semaine.

Éliminer pourrait être d'arrêter d'allumer la télévision dès que vous rentrez du travail.

Une fois que vous avez créé votre liste de non-à-faire, assurez-vous de répéter le processus une fois par mois.

Chaque mois, vous gagnerez des heures que vous n'aviez pas réalisé.

9. Désencombrer votre cerveau pour maximiser votre concentration

Notre cerveau traite des milliers de pensées chaque jour ; frustrant, beaucoup d'entre eux sont des actions que nous ne pouvons pas terminer à ce moment-là.

Avoir un esprit encombré a un impact sur notre gestion du temps car nous ne pouvons pas nous concentrer avec ces actions exceptionnelles dans nos têtes.

Voici un moyen simple de désencombrer votre esprit :Publicité

Emportez un petit bloc-notes et un stylo partout avec vous. Il doit être suffisamment petit pour tenir dans votre poche ou votre sac et doit être facilement accessible. Chaque fois qu'une pensée ou une action vous vient à l'esprit lorsque vous êtes en déplacement, notez-la.

Cela pourrait être une idée, quelque chose d'inspirant, une action pour votre retour à la maison, n'importe quoi.

Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de planifier à temps pour vous assurer d'agir sur toutes ces notes. Tous les quelques jours suffisent.

En capturant les tâches sur papier plutôt que de les laisser s'accumuler dans votre cerveau, vous êtes alors libre de travailler sur ce qui est important à ce moment-là dans un état concentré.

10. Faire des promesses aux autres

Si vous deviez vous faire une promesse à vous-même ou à un ami, laquelle pensez-vous être le plus susceptible de tenir ?

Dans la plupart des cas, ce sera cette promesse faite à l'ami.

Vous pouvez utiliser cela à votre avantage en partageant un engagement que vous avez pour accomplir une tâche ou un projet avec un ami.

Dites à votre ami ce que vous voulez accomplir, pourquoi et quand. Demandez-leur ensuite de vous contacter à différents moments jusqu'à ce que vous ayez dit que vous termineriez le projet.

Pendant que vous travaillez sur le projet, vous aurez en tête la promesse que vous avez faite à votre ami. Cette promesse que vous avez faite sera le moteur pour vous concentrer et tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez pour mener à bien ce projet.

La ligne de fond

Tous ces conseils ne nécessitent rien de plus qu'un peu de votre temps chaque jour, mais le temps que vous gagnerez en utilisant ces approches sera important.

Mettez des rappels dans votre agenda pour garder ces conseils en tête, car une fois que vous commencez à les pratiquer régulièrement, ils deviendront des habitudes.

Ils peuvent être utilisés indépendamment, mais sont beaucoup plus puissants lorsqu'ils sont utilisés ensemble.

Au fil du temps, votre entourage vous demandera comment trouvez-vous le temps d'accomplir autant en une journée !

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Crédit photo en vedette : Valentin Antonucci via unsplash.com

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